Подготовка документов к архивному хранению

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации подробно регламентировано в Основных правилах работы архивов организаций и действует без изменений много лет.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

Ø название структурного подразделения, где сформировалось дело;

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносится на обложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, и его поисковым признаком.

Дела временного, до 10 лет включительно срока хранения, могут оформляться только частично. Так, они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

В соответствии с этими требованиями, документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускаются применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела - перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: “ Приказы по основной деятельности ”. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле0, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи:

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации.

Заверительная запись. На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная надпись). В листе – заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

Ø литерные (25а, 25б) и пропущенные номера листов;

Ø номера листов с наклеенными документами;

Ø номера листов с конвертами и вложений в них;

Ø номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения должно, в соответствии с государственным стандартом[1] - должно быть указано:

Ø наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

Ø наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;

Ø делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

Ø дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

Ø срок хранения дела или запись “хранить постоянно”;

Ø архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Порядок передачи дел в ведомственный архив.

При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описи дел.

Опись составляется на дела постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет), на дела по личному составу и на особо ценные дела. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел. Законченные делопроизводством дела постоянно и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь или секретарь-референт фирмы. Он отвечает за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Документы по личному составу (личные дела и приказы по личному составу) обязательно сдаются в государственные архивы при реорганизации или ликвидации предприятия.

[1] ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: