Деловые документы личного характера

Девяностые годы XX в. стали периодом значительных изменений в стране. Изменения коснулись всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. Появились новые виды документов, новые термины. Более свободными с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка стал стиль деловых писем.

Наиболее часто используются в деловой жизни следующие виды деловых писем.

Новые условия, обстоятельства жизни заставляют каждого, кто ищет работу (или новое место работы), осваивать приемы саморекламы, составляя письма-рекомендации, или резюме.

Слово «резюме» пришло в русский язык из французского и употребляется в значениях: краткое изложение сути написанного, сказанного, прочитанного; краткий вывод, итог чего-либо. В последнее время термин «резюме» стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.

Грамотно составленное резюме всегда оказывает благоприятное воздействие на менеджера по персоналу. Поэтому оно должно быть максимально полным, но при этом не перегружено ненужной информацией.

Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно и предельно объективно представить себя и свою рабочую биографию. Важно уметь выделить из персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе. Рекомендуется не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях (например, «работал корреспондентом, помощником редактора отдела писем и т. п.»).

1. Персональные данные соискателя: фамилия, имя, отчество полностью; дата и место рождения; семейное положение

2. Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов

3. Наименование вакансии, на которую претендует автор

4. Основной текст, в котором содержится перечень мест работы или учебы в обратном хронологическом порядке (т. е. начиная с самого последнего), с указанием официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (учебной специальности). Обязательна информация об опыте работы (если опыт есть) и должностных обязанностях

5. Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная подготовка, тренинги, курсы), с указанием даты и названия

6. Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: знание иностранных языков, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля)

7. Отличия и награды (раздел не является обязательным)

8. Интересы, склонности, имеющие отношения к предполагаемой профессиональной деятельности (содержание на усмотрение соискателя)

9. Личные качества (важные качества: трудолюбие, коммуникабельность, стрессоустойчивость); хобби, интересы

12. При написании резюме необходимо учитывать:

- слово «резюме» обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается);

- вместо заголовка указываются ФИО, дата и место рождения претендента;

- фамилию, имя и отчество рекомендуется печатать прописными буквами, чтобы легко было прочитать;

- ФИО размещаются посередине верхней строки листа;

- ниже, у левой границы, – домашний адрес, номер телефона, почтовый адрес в Интернете;

- у правой границы листа – адрес организации (учебного заведения), в которой претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи;

- наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Размещается через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например, программист – разработчик базового программного обеспечения.

- основной текст размещается ниже наименования вакансии;

- сведения об образовании, о работе могут быть представлены в виде перечня или таблицы.

- в правом верхнем углу должность, фамилию, имя отчество адресата (руководителя организации);

- в середине строки наименование документа - заявление;

- далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты;

- в тексте необходимо указать причину увольнения;

- дату написания заявления (в случае увольнения по собственному желанию заявление надо написать за две недели до желаемой даты увольнения);

Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего с написанными в левом нижнем углу буквами Р.Р. («чтобы представить»). Эту карточку и карточку лица, которое рекомендуют, отправляют адресату.

В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:

- представление рекомендующего к адресату («К Вам обращается»…) и повод для обращения;

- характеристика рекомендуемого: образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личные характеристики;

- иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, о чем в письме указывается;

- в заключении в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса. Недопустимы слова «настоятельно рекомендую»;

- в конце письма необходимо выразить признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

При наличии письменных рекомендаций они могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены».

В последнее время выделяют еще один классификационный признак деловой документации – форма отправления документа. Наряду с традиционной почтовой пересылкой существует широкий набор технических средств, относящихся к классу средств так называемой документальной электронной связи. Этот тип электросвязи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающихся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильными и кодовыми методами передачи. Факсимильный метод передачи сообщений предполагает непосредственную передачу изображения документа с помощью специальных аппаратов – телефаксов, или просто факсов. При передаче кодовым методом производится посимвольное кодирование сообщений – как текстов, вводимых в персональный компьютер непосредственно с клавиатуры, так и графических файлов, т.е. соответствующим образом закодированных изображений. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты.

Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением.

Электронная почта – эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В современном мире большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара через минуты.

Для деловой электронной переписки с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета. Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны вашей организации. При этом используются те же строгая структура и стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество.

В официальных электронных письмах не допускаются опечатки, использование различных шрифтов, графических изысков, выражение эмоций, а также смешения кириллицы и латинского шрифта.

Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма. Любые высылаемые по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и некоторым комментарием.

При получении письма необходимо сразу же дать короткое уведомление о его получении. Более детальный ответ можно выслать позже.

Посылая кому-либо текстовые или графические файлы, нужно заранее удостовериться в том, что они не содержат вирусов.

Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены спецификой данного способа передачи информации и связаны с использованием технических возможностей Интернета.

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам непосредственных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента. Адресат получает копию передаваемого документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Обычно сообщение, переданное по телефаксу, оформляется в виде делового письма, которое содержит все необходимые реквизиты. При отправлении сообщения по факсу главным требованием является краткость. Наилучший вариант – сообщение, занимающее одну страницу.

Как и электронная почта, телефакс – удобный способ общения. Огромное преимущество его заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно, недостаток – качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма лучше отправлять по почте.

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Деловое письмо – служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой и служебной информации.

Самостоятельная работа. Составить резюме.

1. В традиционном понимании риторика (в переводе с греческого – ораторское искусство) – это филологическая дисциплина, объектами которой являются:

- способы построения выразительной речи во всех областях речевой деятельности, в разных жанрах письменной и устной речи.

Термин «риторика» имеет русский синоним «красноречие». Во времена греческой античности (V – I вв. до н. э.) одной из ведущих была формула «Риторика – искусство убеждать», а в теории римского красноречия – «Искусство говорить хорошо». Сегодня предлагается понятие «риторика» рассматривать в двух смыслах:

- в узком понимании предмет риторики - это ораторское искусство;

- в широком - объектом риторики могут быть любые разновидности речевой коммуникации, рассмотренные с точки зрения осуществления некоторого (для каждого жанра своего) заранее выбираемого воздействия на получателя сообщения. В этом случае риторика определяется как наука об условиях и формах эффективной коммуникации.

В современных работах риторика рассматривается как комплексная дисциплина, включающая в себя:

- художественный и другие аспекты языкового общения.

Деловая риторика определяется как наука об убедительной и эффективной речи в различных ситуациях делового общения. Известно, что значительную часть рабочего времени современного делового человека занимают деловые разговоры (по данным исследований - до 40% рабочего времени). Такие большие затраты времени на словесное деловое общение часто объясняются тем, что говорящие иногда не умеют, не могут кратко, точно, однозначно, адресно выражать свои мысли, а слушающие не подготовлены к полному и быстрому восприятию речи.

Как показывает практика, на руководящие посты всех уровней приходят сейчас молодые руководители. Психологическая адаптация молодого руководителя занимает гораздо больше времени, чем становление его как специалиста. В этот период неоправданно часто возникают конфликты руководителя с коллективом, специалистами своего уровня и вышестоящего уровня. Значительная часть конфликтных ситуаций возникает из-за неэтичного поведения, в частности из-за неумения руководителя правильно применять различные виды речевого воздействия. Неверно подобранные формы и виды речевого воздействия, невыразительность речи, неточно выражающие мысль слова могут привести к взаимному непониманию участников делового общения, конфликтам, антипатии и т. п., что влияет на результативность труда, приводит к ослаблению и разрушению творческого начала в рабочей группе.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: