Лекція 26 Створення звітів і робота з ними

Звіти створюють для зручнішого подання даних при друкуванні. їх можна побудувати на основі значень таблиць і запитів, розрахувавши загальні для всіх записів звіту функції (Max, Min, Avg тощо), а також проміжні під­сумки для груп значень. Звіти створюють, користуючись значеннями таблиці, пов'язаних таблиць або запитів.

Наприклад, на основі значень таблиці «Дані__для_ розрахунку» потрібно розрахувати максимальну та мінімальну суми кредиту за кожним видом кредиту і середню суму кредиту за всіма записами звіту. Для цього у лівій частині вікна БД із списку активізуюті. вкладку Отчетьі, у групі Отчетьі вкладки Создание оби­рають команду Мастер отчетов. У наступному вікні (рис. 6.61) у списку Таблицьі и запросьі вибирають таблицю «Дані_для_розрахунку». Після цього з групи Доступньїе поля за допомогою кнопок обирають потрібні поля, які автоматично переміщуються у групу Вьібранньїе поля. Далі із таблиці «Інформація» додають поле «Прізвище» й активізують кнопку Далее.

Рис. 6.61. Вибір полів, на основі значень яких створюють звіт

Якщо звіт створюють на основі значень двох і біль­ше пов'язаних таблиць (як у поданому прикладі), то на екрані дисплея (рис. 6.62) з'являється вікно, в якому необхідно зазначити вид представлення даних у звіті. Якщо вибрати таблицю «Інформація», то звіт буде фор­муватися за кожним прізвищем окремо, якщо таблицю «Дані_для_розрахунку» — на базі всіх вибраних зна­чень. Для описаного прикладу використовують другий метод й активізують кнопку Далее.

У наступному вікні за допомогою кнопки _>J (пози­ція 1 на рис. 6.63) вибирають поле (із значеннями, що повторюються і за якими відбувається групування даних (поле «Код_кредиту»)) й активізують кнопку Далее.

У цьому самому вікні після активізації кнопки Группировка (2) можна визначити, яким чином відбу­ватиметься групування значень. Для текстових полів це може бути одна літера, перші три букви тощо, для числових — інтервали значень. За замовчуванням активним є параметр Обьічньш. Після цього необхідно активізувати кнопку Далее.

Рис 6.63. Визначення поля за значеннями якого відбувається Групування

У цьому самому вікні після активізації кнопки Группировка(2) можна визначити яким чином відбувватимеся групування значень.Для текстових полів це може бути одна літера перші три букви тощо,для числових –інтервали значень.За замовчуванням активним є параметр ОБИЧНИЙ. Після цього необхідно активізувати кнопку Далее

Далі (рис. 6.64) потрібно визначити, які підсумки будуть розраховані у звіті. Для цього активізують кноп ку Итоги (3), а в наступному вікні (рис. 6.65) — відпо відні перемикачі (мінімальне та максимальне значенші у полі «Сума_кредиту»).

У групі Показать (позиція 1 на рис. 6.65) визнача­ють, що саме буде поміщено у звіті: тільки підсумки чи значення разом із підсумками. Параметр Вичислить проценти розраховує відсоток підсумку групи щодо загального підсумку по полю. Після натискання на кнопку Далее активізується попереднє вікно (рис. 6.64), в якому можна визначити поля, значення яких упоряд­ковуються. Для першого ключа відкривають список полів (позиція 1 на рис. 6.64), вибирають потрібне (наприклад, «Прізвище»), за допомогою перемикача (позиція 2 на рис. 6.64) визначають вид сортування — за спаданням чи зростанням.

Якщо потрібно, аналогічні дії виконують для ство­рення інших ключів сортування (при цьому слід пам'я­тати, що сортування значень наступного ключа відбу­вається лише в межах тих значень попереднього, які повторюються). Після цього активізують кнопку Далее.

Рис 6.66.Звіт у режимі конструктора

У наступних двох вікнах обирають вид макета і стиль ивіту. В останньому вікні майстра створення звітів при­своюють назву звігу, під якою він зберігатиметься у БД («Звіт за кодами кредиту»), й активізують кнопку Готово. Створений звіт має вигляд, показаний на рис.

Звіт складається з таких частин:

1) Заголовок отчета — назва звіту («Звіт за кодами кредиту»);

2) Верхній колонтитул – містить назви полів звіту.

3) Заголовок группм — ім'я поля із значеннями, що повторюються і використовуються для розрахунку під­сумків у групах значень звіту;

4) Область данньїх — імена полів, значення яких є у звіті (в цій самій області створюють додаткові розрахун­кові поля);

5) Примечание группьі — підсумки у групах, зазна­чені при створенні звіту;

6) Нижний колонтитул — складається з поточної дати (функція Now), номера поточної сторінки, кілько­сті усіх сторінок звіту;

7) Примечание отчета — містить загальний підсу­мок звіту (тут — середнє значення суми кредиту).

Редагують звіт у режимі конструктора. До звіту можуть бути застосовані такі самі дії, як і до форми, тобто вилучення (додавання) колонтитулів, створення розра­хункових полів, розрахунок загальних функцій та ін.

Відповідно до умови наведеного прикладу в області Примечание отчета за допомогою елемента керування Поле створюють розрахункове поле для визначення середньої суми кредиту за всіма записами звіту. Звіт можна відкрити у режимі попереднього перегляду(рис 6.67)

Рис 6.67.Звіт у режимі попереднього перегляду.

Лекція 27 Створення макросів

Для виконання дій, що повторюються, використову­ють макроси (певні послідовності дій, що виконуються автоматично). Макроси можуть виконувати такі дії: від­кривання і закривання таблиць, запитів, форм, звітів; фільтрування, пошук та перехід до певного запису БД; виведення на екран інформаційних повідомлень; подачу звукового сигналу; запуск і вихід із додатків та ін.

Рис6.68. Створення макроса

Для створення макроса у лівій частині вікна БД із списку активізують вкладку Макроси, у групі Дру- гие вкладки Создание обирають команду Макрос. На екрані дисплея з'являється вікно макросів (рис. 6.68), у верхній частині якого є список команд (стовпець Макрокоманда), а в нижній — ті параме­три, які потрібно надати вибраній команді (Аргумен­ти макрокоманди). Додатково можна активізувати також стовпці Имена макросов та Условия, виконав­ши відповідні команди групи Показать или скрить вкладки Конструктор.

Стовпець Макрокоманда містить 50 макрокоманд, які можна переглянути після активізації будь-якої його комірки та кнопки – списку що зявляється на екрані дисплея (І). Після вибору макрокоманди необхід­но визначити її аргументи в нижній частині вікна (2).

Макрос може містити кілька макрокоманд для вико­нання.

Наприклад, необхідно створити макрос, що відкри­ває таблицю в режимі конструктора та активізує остан­ній запис. Для реалізації першої дії потрібно:

— у списку Макрокоманда вибрати команду Открьі- тьТаблицу;

— у розділі Аргументи макрокоманди в полі Имя таблицьі активізувати таблицю «Інформація» з перелі­ку й установити режим Конструктор.

Для реалізації другої дії слід:

— у списку Макрокоманда вибрати команду НаЗа- пись;

— у розділі Аргументи макрокоманди в полі Тип об-ьекта вибрати Таблица, в полі Имя обт>екта — «Інформація», а в полі Запись зазначити Последняя.

Далі потрібно закрити вікно макросів, після чого на екрані дисплея з'являється вікно з повідомленням про збереження макроса, в якому вводять ім'я макроса. Для перевірки правильності роботи макроса можна, зали­шаючись у вкладці Макроси, активізувати кнопку Виполнить. Створений макрос виконують також за допомогою командної кнопки у формі.

Наприклад, макрос, що видає попереджувальне повідомлення, має таку команду та її аргументи, як у вікні, показаному на рис. 6.69. Тут же вміщено вікно, що з'являється після запуску.

Рис 6.69. Створення і виконання макроса з інформаційним повідомленням

Робота з групами макросів і створення умов у макросах

Робота з потужною БД потребує наявності великої кількості макросів. Для полегшення роботи макроси за певною ознакою об'єднують у групи. Кожній групі при­своюється ім'я, яке заноситься у стовпець Имя макроса. При виконанні макроса з групи використовують макро­команду ЗапускМакроса, в аргументах якої іменем мак­роса є складене ім'я, тобто ім'я групи і через крапку ім'я макроса з групи (наприклад, у складі макросу Вибір, записаного в перелік макросів, є макрос Вибір.Якщо).

Наприклад, до створеної форми з групою перемика­чів (див. с. 299), що активізують вибраний об'єкт, треба додати макрос, який відповідно до вибраного перемика­ча виконує потрібну дію:

— активізація таблиці «Інформація»;

— активізація таблиці «Вид_кредиту»;

— активізація форми «Розрахунок» із терміном кредиту більше 60 місяців.

Для розв'язання такого завдання спочатку створю­ють форму (в режимі конструктора), що має групу з трьох перемикачів та дві командні кнопки. Група пере­микачів створена аналогічно описаній на с. 300 і має ім'я «Перемикач». Після цього створюють дві командні кнопки (Виконання та Скасування), які активізувати­муть відповідні макроси.

У режимі конструктора після активізації кнопки Свойства (або команди Свойства контекстного меню) потрібно змінити значення таких властивостей форми:

1) Подпись — Відкривання (використовується далі в макросах);

2) Кнопка оконного меню — Нет;

3) Разделительньїе линии — Нет;

4) Область вьіделения — Нет (вилучення лінійки в лівій частині форми).

Форма має вигляд, показаний на рис. 6.70.

Наступний крок — створення групи макросів. Для цього у лівій частині вікна БД відкривають вкладку Макроси із групи Другие вкладки Создание, активізу­ють команду Макрос, присвоюють ім'я макроса (Вибір), після чого створюють вбудовані макроси, які поміща­ють у відповідні групи. Для більш зручного подання макросів їх відокремлюють між собою вільним рядком (позиція 1 нарис. 6.72).

Перший макрос відкриває форму Відкривання для вибору потрібного об'єкта.

Другий макрос (Якщо) аналізує результат перевірки виконання умови (1, 2, 3 — значення відповідних пере­микачів у формі Відкривання) й активізує потрібний для виконання вибраної дії макрос (Вибір.Інформація — відкривання таблиці «Інформація»; Вибір.Видкреди- ту — відкривання таблиці «Вид_кредиту»; Вибір.Форма — відкривання форми «Розрахунок» із записами, що задовольняють умову).

При створенні умов у макросах використовується такий спосіб запису:

[Forms]![lM'H форми]![Ім'я елемента керування].

Уведення трьох крапок (...) у стовпці Условие дає змогу поширити встановлену умову на наступні макро­команди поточного макроса.

Для створення або редагування умови у стовпці Условие потрібно встановити курсор у ньому й натисну­ти на клавіші Shift + F2 для активізації вікна Область ввода (рис. 6.71). Стосовно наведеного прикладу умова має такий вигляд:

1=[Формьі]![Відкривання]![Перемикач].

Макрос Якщо перевіряє, чи дорівнює 1 значення перемикача із групи перемикачів Перемикач (ім'я вста­новлюється у вікні властивостей групи перемикачів у полі Имя). Якщо умова виконується, то активізується макрос Вибір.Інформація, після чого виконується мак­рокоманда, яка зупиняє дію поточного макроса.

Коли значення перемикача дорівнює 2, запускаєть­ся макрос Вибір.Вид_кредиту.

Якщо значення перемикача дорівнює 3, то викону­ється макрос Вибір.Розрахунок.

Макрос Скасування закриває форму Відкривання. Він активізується кнопкою Скасування у формі Від­кривання.

Створений макрос Вибір має вигляд, показаний на рис. 6.72.

Для того щоб кнопки Виконання та Скасування виконували створені макроси, форму відкривають у режимі конструктора, після чого в групі Сервис вкладки Конструктор активізують команду (Страница свойств). У вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис. 6.73), слід відкрити вкладку Все, у полі Нажатие кнопки із списку вибрати потрібний макрос.

Для кнопки Виконання потрібно вибрати макрос Вибір.Якщо, для кнопки Скасування — макрос Вибір. Скасування.

Після створення макроса його можна перетворити на модуль Visual Basic для перегляду всіх команд і виконання (редагування) їх у середовищі Visual Basic. З цією метою у вікні БД виділяють макрос та з переліку значка Кнопка «Office» активізують команди Файл, Сохранить как, а у вікні Сохранение (рис. 6.74) у полі Как із переліку вибирають Модуль та активізують кнопку ОК.

У наступному вікні активізують кнопку Преобразовать. Після цього на екрані дисплея з'являється повідо­млення про успішне завершення перетворення.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: