Электронная почта как инструмент контроля

Настоятельно рекомендую сохранять всю электронную поч­ту, разбрасывая ее по нескольким смысловым папкам. При этом к некоторым письмам бывает необходимо обращаться. Часто такие письма оставляются во «Входящих». В наших проектах индивидуального консультирования для топ-ме­неджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из первых задач. Примерно за неделю-две количество писем удается сократить в среднем с 1—2 тысяч до 50—100.

Достигается это с помощью системы папок «На контроль». Структура этих папок обычно бывает примерно такой:

1. Папка «Входящие» — около 15—20 писем, напоминаю­щих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз в день). Примерно раз в день папку нужно «разгребать», поддерживая в ней небольшое количество писем, остальные распре­деляя по другим тематическим папкам.

2. Папка «Контроль ежедневный» — сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Про­сматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминалки исполнителям.

3. Папка «Контроль еженедельный» — просматривается раз в неделю, содержит письма по вопросам, требую­щим мониторинга и контроля, но менее пристального и потому не ежедневного.

4. Папка «Справочное» — полезная информация, пароли доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг, которые могут понадобиться (например, спам с коор­динатами домов отдыха) и т.п.

5. Контекстные папки — по актуальным для руково­дителя «кайросам», связанным с контролем и деле­гированием. Например, одна из моих контекстных папок — «Проект Improvement», где находится пере­писка с авторами. Папка просматривается при редакти­ровании очередной публикации; это дает возможность прогнозировать следующие публикации и напоминать авторам об их творческих планах.

Наладив такую систему контроля, вы используете важное достоинство электронной почты по сравнению с телефоном и очным общением: материализацию планов и договорен­ностей. Память человека — инструмент очень гибкий, легко подстраивающий прошлое под потребности сегодняшне­го дня. Если ваши планы и договоренности подтверждены электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще. Поэтому даже после решения вопросов по телефону или на личной встрече настоятель­но рекомендую ключевые моменты подтверждать по элек­тронной почте, высылая краткое «контрольное» письмо с основными тезисами.

Метод ограниченного хаоса в хранении документов

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т.п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации.

Если возникает желание «наконец-то навести порядок», как это обычно делается? Мы, как правило, садимся, ин­тенсивно думаем и создаем структуру. Заводим папки, на­клеиваем ярлычки.

Через некоторое время структура начинает давать сбои. Какая-то папка как получила в начале своей жизни две бу­мажки или два файла, так их и хранит. Какая-то — раз­рослась до неприличия. Какие-то документы мы помещали сначала в одну папку, потом в другую, потом стало совер­шенно непонятно, где их искать.

В итоге — совершается революция. Например, все бумаги из всех папок высыпаются на пол, и полдня тратится на переструктурирование.

В чем проблема такого подхода? В попытке построить единственно верный порядок сразу (единовременно) и «из головы». Более эффективно — «выращивать» структуру с помощью метода ограниченного хаоса.

Прежде чем об этом методе узнать, вспомните: почему люди ходят по газонам? Чаще не от злодейства, а потому, что не мог инженер, проложивший параллельно и перпендику­лярно асфальтовые дорожки, заранее предвидеть, по какой диагонали или кривой людям удобнее будет ходить.

В цивилизованных странах дорожки не прокладывают «из головы». Сначала смотрят, как люди сами протопчут тропин­ки, и только потом — асфальтируют. Таким образом проло­женные дорожки могут быть сколь угодно кривыми — но это

будет оптимальное решение, подсказанное самой жизнью, а не выдуманное из головы.

Точно такой же подход мы применим к созданию структу­ры хранения информации. Сначала мы дадим ей «вырасти» и только потом «заасфальтируем».

Метод ограниченного хаоса состоит в следующем:

— Создаем «место хаоса» — входящий накопитель, в ко­торый складывам абсолютно все документы.

— Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

— Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, т.е. когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдель­ную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы — только во входящий накопитель.

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка». Оно будет проще, чем придуманное из го­ловы, с точки зрения количества и внутренней структуры папок. При этом — гораздо удобнее в использовании, в по­нимании, «что куда класть и что где искать».

«место хаоса» «место порядка»

Эти простота и удобство достигаются за счет того, что мы не пытались навязать жизни некий заранее и сразу придуманный единственно верный порядок. Мы сначала посмотрели, что проявилось само, и потом уже постепенно, пошагово это «заасфальтировали».

Тренинг в компании «Вимм-Билль-Данн», рассказывает один из участников. «У меня была толстая папка «Все-все-все». Потом я ее разделил на шесть разных папок, но это было неудобно, постепенно упростил, некоторые папки слил: например, папка «Договора» ока­залась по смыслу тесно связана с папкой «Поставщики», и удобнее получилось держать все по ним в одной папке. В результате в моей системе папок осталось три».

Налицо верный первый ход (одно общее «место хаоса»), но даль­ше была попытка из этого «места хаоса» сразу создать полную сис­тему, которая, естественно, оказалась не совсем адекватной и в будущем потребовала упрощения. Если бы порядок выращивался из папки «Все-все-все» постепенно, скорее всего он сразу и огра­ничился бы двумя-тремя папками.

В качестве первого шага «выращивания порядка» рекомендую начинать с наиболее приоритетных, значимых, ключевых докумен­тов. Например, «пусть на столе будет полный беспорядок, но финан­совые документы будут складываться в отдельную папку». Любопыт­ный пример такого «первого шага порядка» приводит Марина Вла­ди в воспоминаниях о Владимире Высоцком:

«Владимир мог отдать или подарить все что угодно, вокруг него мог царить хаос, но свои рукописи он хранил на рабочем столе в папках разного цвета. Никто не мог прикасаться к столу и к этим папкам, в них был абсолютный порядок!» (Марина Влади, «Влади­мир, или Прерванный полет»).

Творческая картотека

От управления «информацией вообще» перейдем к управле­нию «творческой информацией». Если вам приходится много работать над нестандартными задачами, рождать идеи новых продуктов и т.п. — вам не обойтись без системы управления мыслями и идеями.

Если привычный нам органайзер / ежедневник — это сис­тема решения задач, «место порядка» в личной работе, то

творческая картотека — это «место хаоса», система решения проблем. Отличие в том, что проблема требует «вызрева­ния». Картотека создает для такого вызревания нужный питательный бульон.

Творческая картотека как инструмент хорошо известна ученым и писателям. Сейчас этот инструмент все чаще ока­зывается полезен менеджерам. Основные принципы ведения картотеки:

— Материализация мыслей. Мысли можно материали­зовать на бумажных карточках, диктофонных записях, желтых заметках в Outlook. Мысль не материализо­ванная — мысль потерянная. Часто оказывается, что своя или чужая мысль, записанная год, два, три года назад, — неожиданно «выстреливает», запускается в работу. Это возможно благодаря тому, что мысль была в свое время материализована.

— «Картотечность». Одной мысли — один матери­альный носитель. Благодаря этому мысли могут сталкиваться друг с другом во время регулярных просмотров «места хаоса». Ценное замечание шефа, данное почти год назад, вырезка из давно забытой статьи, ваша собственная мысль двухнедельной дав­ности — сталкиваются, и на «пересечении» искрит и рождается новая мысль. Как сказал один участник ТМ-сообщества, «так приятно видеть, как в творчес­кой картотеке чужие мысли превращаются в свои». Действительно, чужие мысли здесь выступают «топ­ливом», подогревающим рождение своих, за счет столкновений разных мыслей и рождающихся при этом новых ассоциаций.

— «Место хаоса» — мысли сначала попадают в общий накопитель, который регулярно просматривается. Очень важно не пытаться сразу рассортировать мысли

по тематическим направлениям: вся суть творческой картотеки именно в свободном взаимодействии раз­нородных мыслей. Когда вокруг замысла нарастает целое мысленаправление, можно «отсаживать» его в отдельную папку. Когда в папке назреет критическая масса мыслей — достаточно высыпать карточки на стол, разложить мысли в логическом порядке, выкристалли­зовать таким образом из них структуру — и оформить в готовый продукт.

Решая сложный, проблемный вопрос, не торопитесь де­лать с ним то, чему вас учили на курсах менеджмента, т.е. ставить четкие цели, декомпозировать на подзадачи, рас­писывать по времени... Не сработает. Заведите мысленап­равление в картотеке, помещайте в соответствующую папку любые, даже самые бредовые идеи, а также всю информа­цию, хоть как-то касающуюся вашей темы. Через некото­рое время проблемный вопрос дозреет, и тогда уже можно будет превращать его в задачу. И переносить из картотеки в органайзер.

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: