Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Десятый шаг создания личной ТМ-системы





Используйте невосполнимое время вашей жизни в соот­ветствии с осознанными личными ценностями и приори­тетами.

Краткие рекомендации:

— Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь».

— Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет.

— Вы — не «винтик». Даже небольшие действия изме­няют мир к лучшему.

— Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливай­тесь.

— Помогите другим найти свои цели и ценности.

— Изменить мир — возможно. Сделайте первый шаг прямо сейчас.


Послесловие

Когда каждый поставит цель

А в чем причина, средствов у вас нет?

То есть денег у вас не хватает?

Средства-то у нас есть. У нас ума не хватает.

«Зима в Простоквашино»

Рыночная стоимость Google, поисковой системы № 1 в ми­ре, на момент написания книги составляла около $80 млрд. и была сравнима с рыночной стоимостью крупнейших рос­сийских нефтяных компаний. Один из создателей систе­мы — наш бывший соотечественник. Для того чтобы создать компанию с такой стоимостью, не нужны были нефтяные скважины, алмазы или лес. Достаточно было активно рабо­тающего мозга, целеустремленности и готовности к упор­ному труду для достижения целей.

У нас огромный потенциал — природные ресурсы, терри­тория, богатейшие культурные, научные и производственные достижения и традиции. Мы креативны, изобретательны, умеем мобилизоваться в кризисах и находить выход в безвы­ходных ситуациях. Но давайте признаемся друг другу честно: на данный момент мы как нация неконкурентоспособны. Смешной, по мировым меркам, размер ВВП; униженное и маргинальное положение в мировой политике. И — жалкое утешение в самовлюбленных анекдотах про «Порш», разби­тый об осину»; воспоминания о былом величии, заливаемые водкой.

Мне кажется, чтобы по-настоящему использовать наши до­стоинства и сильные стороны, нам не хватает трех вещей: де­рзких целей, готовности много работать и организованности.


Вспомните послевоенную Японию — разгромленная про­мышленность, униженная национальная гордость, отсутс­твие природных ресурсов. Ситуация гораздо худшая, чем у нас сейчас. Возрождение этой великой нации из пепла стало возможным только благодаря таким личностям, как, например, Акио Морита и Масару Ибука, основателям Sony В 1952 году перед своей небольшой компанией, собиравшей рисоварки, они поставили цель: «За 30 лет сделать японские товары символом высочайшего качества во всем мире». И эта дерзкая цель была достигнута.

Цели — самое простое для нас, мы творческая нация, мы умеем мечтать. Но дальше начинается этап тяжелого труда. Большинство жизнеописаний великих людей довольно-таки скучно читать. «Мы решили копать там, где никто еще не ко­пал. Мы копали долго, все вокруг над нами смеялись. Потом сломалась лопата. Ее было сложно починить, но мы ее почи­нили. Потом мы поняли, что копали не в ту сторону, а еще мы натерли мозоли до крови, а денег на пластырь не было, но мы все равно копали». Да, именно так — никаких чудес, никакой золотой рыбки, никакого «щучьего веления». Удача чаще приходит к тому, кто вкалывает, чем к тому, кто лежит на печи и ждет, когда же его жизнь изменится к лучшему.

Но и трудиться мы можем, когда есть цель, есть сверхидея. Самое трудное — научиться организации, плану, разумному структурированию действий. Проще говоря — самодисцип­лине. Без которой грош цена и целям, и труду.

«...Ровно в 12.00 1 октября 2003 г. все жители Эквадора сделали то, о чем раньше даже и подумать не могли: все одновременно устано­вили на своих часах точное время. Так началась Сатрапа Contra la Impuntualidad - национальная кампания против опозданий. Основ­ной целью этой инициативы стала борьба с печально известным в Эквадоре небрежным отношением ко времени. Лицом кампании стал призер Олимпийских игр, бегун Джефферсон Перез, который с многочисленных плакатов призывал своих соотечественников «каждое утро делать себе инъекцию уважения, ответственности и дисциплины». Даже президент Лусио Гутьеррес, прославившийся


своей непунктуальностью, дал торжественное обещание присоеди­ниться к гражданам своей страны.

Своим появлением кампания обязана элементарному экономи­ческому факту: пунктуальность приносит доход. Согласно прове­денному в Эквадоре исследованию из-за хронических опозданий страна теряет $2,5 млрд. в год, что никак не назовешь незначитель­ной суммой для государства с ВВП, составляющим $24 млрд. в год...» (Ведомости, Наталья Сорокина, 14 мая 2004.)

Вспомним еще одного творца «японского чуда», одного из самых успешных в мире предпринимателей, Консукэ Мацу-ситу (Panasonic, Technics, National и др.). Свой жизненный путь он начинал нищим помощником в лавке, не имеющим ни хорошего образования, ни харизмы, ни связей во власти, ни особых талантов. Его сделали великим упорный труд, несгибаемость в кризисах (вплоть до практически полного разрушения бизнеса оккупационными властями в 1945 году), умение ставить высокие цели и не ограничиваться эгоисти­ческими интересами (например, он создал школу подготовки государственных лидеров нового поколения), внимание к передовым методам планирования и управления, часто на десятилетия опережавшим общепринятую практику. А еще Мацусита постоянно напоминал своим ученикам: человек может все, возможности человека безграничны, нерешаемых задач не бывает.

Человек сам творит свою судьбу. В этом смысле XXI век жесток: «добавленная стоимость» перемещается в информа­ционную сферу, не требующую никаких начальных активов, и поэтому у человека и народа уже нет никаких оправданий собственной неуспешности. Не нужны никакие стартовые условия, никакие природные или иные ресурсы, чтобы до­стигать высот. Нужно лишь осознать свои цели и засучить рукава для упорного, тяжелого, планомерного и организо­ванного труда.

Многие политики, ученые, общественные деятели ищут рецепты развития России. Думаю, такие рецепты не «родит»


никакой самый мощный институт стратегического прогнози­рования. Ни национальная идея, ни стратегия национальной конкурентоспособности не смогут быть даны кому-то «свер­ху». И национальная идея, и адекватное понимание нашего места в мировом разделении труда, и конкурентоспособ­ные продукты, и компании — лидеры всемирного масштаба родятся сами. При одном простом условии: если каждый из нас поставит цель и достигнет ее. Давайте забудем на время о глобальных вещах, находящихся вне нашей власти. Сделаем каждый свой шаг, на своем месте, в рамках своих возможностей.

Я уверен: когда каждый из нас научится ставить цели и достигать их — мы будем непобедимы.


I


Приложение1

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Дорогой читатель,

еще раз вкратце напомню ключевые шаги, которые не­обходимо сделать для эффективного управления временем. Удачи в применении!

Глава Шаг Рекомендации

 

1. Отдых Потратив мини- — Сделайте отдых в течение дня ритмичным
  мум «начальных — Обеспечивайте максимальное переключение
  вложений вре- — Используйте творческую лень
  мени», наладь- — Повысьте эффективность сна
  те грамотный — Применяйте микросон в течение рабочего дня
  отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время — Выделяйте время на «переживание момента»
2. Моти- Освойте мето- — Используйте «якоря» для настройки на различные
вация ды настройки задачи и отдых
  на выполнение — Применяйте «метод швейцарского сыра» при рас-
  сложных и не- качке
  приятных задач, — Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
  для сокраще- —Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к
  ния времени достижению «слона»
  работы над — Поощряйте себя «промеж/точными радостями»
  ними — Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение — Попробуйте календарик-пинарик

3. Целе- Сформулируйте
полага- личные ценнос-
ние ти и поставьте
  долгосрочные
  цели, для воп-
  лощения мечты
  в реальность

-Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно

- Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день в будущем» -Определите ваши ценности с помощью мемуарника -Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии

- Ищите ваше призвание

- Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни

 

-Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам

-Наиболее близкие и понятные цели сделайте изме­римыми


4. Рабо- Настройте — Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание
чий день личную систему полной обзорной картины задач на день

планирования — При планировании в ежедневнике используйте раз-
рабочего дня ные цвета, закладки, стикеры
с использова- — Заведите «стратегическую картонку» - закладку с
нием «жестких» ключевыми долгосрочными целями
и «гибких» — В плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджети-
задач, чтобы руемые задачи

планировать —Делайте список гибких задач результато-ориентиро-реалистично и ванным

всегда успевать — Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и
выполнять начинайте работу с них

главное — При планировании «жестких» встреч закладывайте

резервы

— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунк­туальности

— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану

5. Плани- Организуйте — Время «фактурно», неоднородно - ловите «кайрос»
рование контекстное —Заведите «контекстные» разделы в ежедневнике

планирование —Для обзора задач всеми сотрудниками используйте

и среднесроч- доски, разграфленные по «кайросам»

ное планирова- — Используйте технику «День - Неделя» для своевре-

ние по методу менного вспоминания о среднесрочных задачах

«День - Неделя» — Применяйте обзорные графики для планирования

и гарантируйте крупных задач и для контроля регулярных рутинных

себе уверен- задач

ность в том, что — Используйте измеритель результата для прогнозиро-

вы всегда уло- вания сроков исполнения крупных задач

житесь в срок

6. При- Научитесь отсе- — Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»
оритеты ивать лишние, — Приучайте окружающих к твердому >•?:зт»

навязанные — Используйте «здоровый пофигизм» и иметод трех

дела и выде- гвоздей»

лять ключевые — «Покупайте» время, заменяя вашу г иную работу

задачи с профессиональной услугой

помощью ясных —Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте

критериев - активный контроль

таким образом, — Формулируйте и используйте критерии расстановки

всегда находя приоритетов

время на — Передавая задачи подчиненным или коллегам, про-

главное писывайте в явном виде матрицу критериев

— Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентри­
руйтесь на ключевых


7. Инфор- Внедрите тех- — Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой
мация ники фильтра- серьезной литературы

ции, хранения — Отфильтруйте информационный мусор, получаемый

и оперативного из СМИ

перемещения — Настройте автофильтрацию электронной почты

информации, — Используйте папки электронной почты как инструмент

позволяющие контроля по технике «День - Неделя»

держать ее под — «Выращивайте» порядок в документации методом

контролем без ограниченного хаоса

слишком де- — Заведите творческую картотеку для материализации

тального «рас- мыслей

кладывания по — Организуйте любое информационное пространство в

полочкам» соответствии со структурой внимания человека

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, вхо­
дящий и исходящий накопители, контекстные лотки и
контрольные лотки по методу «День - Неделя»

8. Погло- Используй- — Проведите сплошной учет вашего времени в течение
тители те техники 2-3 недель

выявления — Сформируйте 2-3 количественных показателя эффек-

поглотителей, тивности и отслеживайте их в динамике

позволяющие — Планируйте наполнение транспортного времени и

задействовать времени командировок

«валяющиеся — Имейте сценарии реагирования на случай техничес-

под ногами» ре- ких форс-мажоров

зервы времени — Применяйте техники организации совещаний

— «Точите топор», используя для этого любые «отходы
времени»


9. «ТМ-ба-цилла»


Донесите «ТМ-бациллу» до окружаю­щих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время


- Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показы­
вайте их полезность для дела, а не комфортность для
вас

-Убеждайте подчиненных в действенности тайм-ме­неджмента вашим личным примером

-Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами

-Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немед­ленно

- Используйте пилотные проекты

- Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры,
развивая в них «проективный» подход к жизни


 


10.ТМ-манифест


Используйте невосполни­мое время вашей жизни в соответствии с осознанны­ми личными ценностями и приоритетами


 

-Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»

-Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет

-Вы - не «винтик». Даже небольшие действия изменя­ют мир к лучшему

-Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливай­тесь

- Помогите другим найти свои цели и ценности

- Изменить мир - возможно. Сделайте первый шаг
прямо сейчас


Приложение2

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня

Планирование рабочего дня, разобранное в четвертой гла­ве, — тема, самая простая для понимания и самая сложная с точки зрения практического применения. Разберем алго­ритм планирования дня подробно, на «кейсе». Напомню этот алгоритм:

— В свободном пространстве (как правило, располо­женном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привя­занных к точному времени).

— Выделите красным 2—3 приоритетных задачи. Выпол­нение «гибких» задач начинайте именно с них.

— На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.

— Для приоритетных задач, требующих достаточно боль­шого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

— Время между «жесткими» встречами в ходе дня запол­няйте, начиная с выполнения «красных» задач.

— План дня будет выглядеть примерно следующим обра­зом:


09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20


Совещание

Презентация


Напомнить Иванову об N1 Подгот. к презентации! 2.00

Собрать данные по болванкам Отчет по проекту А! 1.30

Пообедать

Запросить с поставщиков инф.


«Один день из жизни»

Приветствую вас на рабочем месте российского менеджера среднего звена. В 9 утра он пришел на работу и вот с чем столкнулся:

День сегодня загруженный...

Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное коли­чество документов, которые необходимо отправить по почте сегод­ня же нашим клиентам.

Основной поставщик задерживает поставки - надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые ука­зания, Васин и Иванов тормозят процесс, требуют совещания, что­бы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!

Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет.

Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готов­ности! Что это значит? Понятно, что это значит...

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать...

Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредо­точиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не де­сять рук!

Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегод­ня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.


На столе где-то лежит недоправленная программа - надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеаль­ный порядок...

- Да? Да, да, буду через полчаса...

Ну вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

(Автор кейса - Мария Шарова, на момент написания - коорди­натор дистанционных тренинговых программ компании «Организа­ция Времени».)

Знакомая картина? Большое количество российских ме­неджеров и специалистов живут именно в таком хаосе за­дач. Любопытно: на тренингах участники часто говорят «ой как страшно, ой как похоже на реальный день, а можно ли задачи переносить с этого дня на следующие дни недели?» И в конце, после групповой работы над планом дня для этого менеджера, — «как, оказывается, все ненапряженно и исполнимо!»

Список «гибких» задач

Для начала сделаем результато-ориентированныи список всех задач, которые нужно решить в течение дня. При этом не нужно торопиться с размышлением, что нужно, что не нужно, что можно совместить (например, поставщиков при­гласить на обед). Сначала необходим просто полный внят­ный обзор предстоящих задач, а потом уже приоритезация и планирование.

1. Подписать документы

2. Решить проблему с поставками '

3. Проект А: дать старт

4. Головной офис: выяснить параметры отчета

5. Выставка: выяснить ситуацию

6. Посетить бассейн

7. Подготовить презентацию


8. Провести презентацию

9. Выяснить место презентации

10. Шеф: отчитаться

11. Программа: поправить, переслать

12. Раб. стол: навести порядок

 

13. Катерина: поставить фильтр на звонки

14. Пообедать

15. Составить план на завтра

Обратите внимание: некоторые дела в списке разбиты на несколько отдельных записей. Разбивать стоит задачи, компоненты которых имеют существенную разницу в пла­нировании. Например:

Презентация: провести — «жесткая» задача, плани­руется на конкретное время.

Презентация: подготовить — «бюджетируемая» задача, нужно выделить ресурс времени, но не нужна жесткая привязка к конкретному моменту выпол­нения.

Презентация: выяснить время-место — уточняющая задача, занимающая 5 минут (или делегируемая секре­тарю), которую необходимо сделать утром сразу при планировании рабочего дня.

Если же компоненты задачи несущественно отличаются по способу планирования (поправили программу — сразу отдали Катерине на отсылку), то и разделять их не нужно.

В список я добавил не указанные напрямую в кейсе задачи «Поручить Катерине отгородить от звонков» — не пропус­кать ко мне и записывать не приоритетные, потом можно


в удобное время, в том числе по дороге на презентацию, самому позвонить. А также «Пообедать» и «Составить план на завтра» — именно «самоочевидные» вещи чаще всего пропускаются и забываются, поэтому их особенно важно планировать.

Приоритезация

В главе 4, в разделе «Приоритезация», мы выделяли два типа приоритетных задач: неотложные (жизненно важные) и «уточняющие/делегируемые». Разметим соответствующим образом наш список задач:

 

  Подписать документы НЕОТЛ.
  Решить проблему с поставками НЕОТЛ.
  Проект А: дать старт Уточн., Дл.
  Головной офис: выяснить параметры отчета Уточн.
  Выставка: выяснить ситуацию Уточн., Дл.
  Посетить бассейн  
  Подготовить презентацию НЕОТЛ.
  Провести презентацию НЕОТЛ.
  Выяснить место презентации Уточн., Дл.
  Шеф: отчитаться НЕОТЛ.
  Программа: поправить, переслать  
  Раб. стол: навести порядок  
  Катерина: поставить фильтр на звонки Дл.
  Пообедать  

15 Составить план на завтра

Подписать документы — вряд ли потребует много време­ни, при этом сильно влияет на процессы взаимодействия с клиентами — записываем в неотложное.

Решить проблему с поставками — по всей видимости, воз­никла «дыра» в ключевом бизнес-процессе, действительно требующая немедленного разбирательства.


Неотложная ли проблема «ключевой поставщик»? В разных компа­ниях на этот вопрос отвечают по-разному. На одном открытом семи­наре поспорили владелец сети автозаправок («поставщик у нас царь и бог, задержал бензин - бизнес умирает») и директор фарма­цевтической компании («поставщикам мы деньги платим, а не они нам»). Естественно, в разных сферах деятельности приоритетность похожих задач может быть совершенно различной.

Показателен случай на тренинге в РАО «ЕЭС». «Поставщика мы пригласили к себе - поставщики вокруг нас бегают, а не мы вокруг них». Я спросил: «В кейсе ведь ясно написано: нужно ехать, разби­раться лично. Значит, для менеджера из кейса эта задержка поста­вок - реальная проблема. А вы при работе над кейсом, получается, исходили не из объективной реальности, данной нам в условиях кейса, а из своих собственных привычек, шаблонов и стереотипов. Вот вам и причина всех наших неумений лучше организовать вре­мя - фильтры восприятия, не дающие отойти от старых привычных схем». Участники, что называется, «прониклись».

Подготовить презентацию — неотложная задача (предпо­ложим для определенности, что презентация действительно важна, необходима и не допускает перенесения на другой день). Выяснить место проведения — уточняющая, которую необхо­димо выполнить утром (влияет на планирование дня).

Проект А — что именно неясно Васину и Иванову и по­чему они претендуют на час моего времени? Никогда не торопитесь соглашаться на встречу, если можно решить воп­рос проще. Это явно уточняющая/делегируемая задача — по­просить Катерину собрать с них в письменном виде список вопросов по проекту (и не просто вопросов, а с вариантами ответов) и дальше уже решать, нужно ли совещание, или достаточно телефонного разговора. Точно такая же ситуа­ция по выставке — нужно уточнить картину, а потом уже думать, как стимулировать исполнителей.

Головной офис — поскольку отчет ежемесячный, вряд ли прояснить его параметры займет много времени, — отмеча­ем как уточняющую задачу (возможно, делегированную — «Катерина, попробуй узнать у Виктории, какова генеральная линия партии насчет отчета»). Еще при ответе шефу «буду


через полчаса» желательно было уточнить, хотя бы пример­но, сколько времени займет разговор и о чем пойдет речь. Если это сделать забыли или не удалось — можно позвонить секретарю шефа и попытаться прояснить картину или по­просить сделать это Катерину.

Используя в разметке списка задач «признак неотложно­сти», будьте экономны. Государственным наградам и словам «Совершенно секретно» или «Сверхсрочно, вне всякой оче­реди» свойственно девальвироваться от чрезмерного упо­требления. Награждайте признаком неотложности максимум 20—30% задач.

Планирование и бюджетирование времени

Утром мы выполнили уточняющие задачи — узнали, куда ехать на презентацию, договорились с поставщиками о встрече и т.д. После этого мы готовы:

— Запланировать «жесткие» встречи — это поход к шефу, проведение презентации и встреча с поставщиками. Предположим, нам удалось удачно состыковать пре­зентацию и поездку к поставщику на послеобеденное время, так, чтобы уже не возвращаться в офис.

— Забюджетировать неотложные задачи, требующие серьезного ресурса времени. Это подготовка пре­зентации и обед. Все остальные задачи из «гибкого» списка не бюджетируем, т.к. они либо не обязательны на сегодня (проект, выставка),-либо не требуют много времени (подписать документы).


9 Уточн., делегир. __________________ Подписать донументы

 

 

 

 

  Шеф: отчитаться Проект А: дать старт
    Выставка: выяснить ситуацию
    Программа: поправить, переслать
  Подготовить презентацию -1.00 Раб. стол: навести порядок
     
   
     
 
    „___________ _„________ j.__________________
   
  Пообедать - 0.45 Составить план на завтра
     
     
     
  Провести презентацию  
     
  Сделать звонки (по дороге)  
     
  Решить проблему с поставками  
     
  Составить план на завтра  
  Бассейн - 2.00  

Вот в итоге наш план дня: слева «жесткие» и «бюджети­руемые» задачи. Я внес «бюджетируемые» задачи в сетку времени, но не выделял их четкой рамкой, как «жесткие» встречи. Можно было оставить «бюджетируемые» задачи справа, в «гибком» списке, просто подписав рядом с ними необходимый ресурс времени.

Справа расположены «гибкие» задачи с вычеркнутыми уже выполненными уточняющими и выделенной полужир­ным всего одной оставшейся приоритетной — подписать документы. Я не вычеркиваю проект А и выставку (хотя уточняющие задачи Катерине уже даны), т.к. в течение се­годняшнего дня нужно проконтролировать поступление информации от подчиненных. Также, возможно, на основе этой информации мы успеем собрать требуемые совещания или иным образом дать подчиненным импульсы в нужном направлении.


Типичный вопрос на тренинге: «получается какой-то лег­кий план дня, менеджер полдня бездельничает?». И часто группа при работе над кейсом старается вписать максимум задач в жесткий план дня. Многим кажется, что так «пра­вильно». Задаешь вопрос: в реальности вы пользуетесь та­ким планом? Оказывается, нет. Само собой, ведь шансов у жесткого плана сбыться — никаких, привходящие обстоя­тельства все изменят. А значит, не планируем вообще, хвата­емся за все подряд, ныряем в текучку и плывем по течению, как придется.

План, который мы получили при работе над кейсом, — оп­тимален. В нем то, что нужно подкручивать микрометром, — подкручено именно микрометром («жесткое» и «бюджети-руемое»), а то, что достаточно забить молотком, — забито молотком («гибкие» задачи). Выполнив «жесткое» и «бюд-жетируемое», мы сможем заняться задачами из «гибкого» списка, в порядке убывания приоритетности. При появлении новых задач и информации в течение дня нам не придется переверстывать жесткий план — максимум скорректировать одну-две встречи. А скорее — просто дописать несколько за­дач в «гибкий» список и пересмотреть в нем приоритеты.

Подведем итоги по разбору кейса:

— Не «ныряйте» в рабочий день, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5—10 минут на планирование. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

— «Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетиру-емая). Не используйте микрометр там, где достаточно молотка.

— Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня.


Приложение3

ТМ-автобиография автора

Участники тренингов часто спрашивают: «Как вы «дошли до жизни такой», с чего началось ваше увлечение тайм-ме­неджментом и какими инструментами вы сами реально пользуетесь?»

Инструменты управления временем я начал применять еще в школе. Мои интересы всегда были обширны, хоте­лось ничего не забывать и все успевать. Первый инстру­мент — половинка обычной школьной тетради, помещав­шаяся в кармане. В ней в свободном порядке записывались все дела — «Васе отдать кассету Бетховена. На информатике спросить про установку Нортон Коммандера». Второй инс­трумент — обзорная таблица оценок, которая позволяла видеть приоритетные направления и концентрировать на них усилия. Благодаря такому «проактивному» подходу к учебе и золотая медаль, и красный диплом получились без ущерба для спорта, отдыха, увлечений.

В вузе я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» и, вдохновившись примером Александра Любищева, начал вести хронометраж. Благодаря анализу времени в Excel было выявлено много резервов, что позволило успешно совме­щать учебу на достаточно непростом факультете прикладной математики Санкт-Петербургского университета, английские и водительские курсы, курсы экскурсоводов и т.д.


Профессиональный интерес к тайм-менеджменту поя­вился во время работы в банке. Увлечение системой Лю-бищева обнаружило свою полезную для работы сущность совершенно случайно. Причем, что любопытно, разговор с председателем правления, с которого начался мой путь как профессионального консультанта в управлении временем, произошел 2 февраля, в мой день рождения. Только пятью годами позже я узнал, что это еще и «День сурка» из зна­менитого фильма. Видимо, тайм-менеджмент мне был на роду написан.

Проведя в банке первую в моей практике диагностику тайм-менеджмента и курс обучения для сотрудников, я по­нял, что это технологии, реально необходимые в России и недостаточно известные моим соотечественникам. После это­го я создал сайт Improvement.ru, вокруг которого сложилось Тайм-менеджерское сообщество. Дальше были ТМ-клубы, первая ТМ-конференция в 2003 году, множество публикаций и телеинтервью, с помощью которых мы смогли привлечь интерес профессионального сообщества к теме управления временем и ее актуальности для нашей страны.

ТМ-сообщество стало «центром кристаллизации» ТМ-темы в России, местом рождения новых ТМ-идей и мето­дов. Многие из них я применяю в своей практике. Кратко­срочное и среднесрочное планирование ведется в Outlook, с использованием контекстного планирования и алгоритма жестко-гибкого планирования дня. Мобильность моей ТМ-системы повышает смартфон, в котором календарь и задачи синхронизируются с Outlook. Активно использую приемы управления отдыхом и самомотивации, методы расстановки приоритетов и, конечно, постановку и детализацию целей.

Благодаря всем этим инструментам удается совмещать плотный график директора консалтинговой компании с общественной деятельностью, написанием книг и статей, выступлениями на конференциях и телеинтервью. При этом


I


не менее часа в день — художественная литература, еже­дневно бассейн, 8 часов сна. Есть время на отдых, природу, классическую музыку, интересных людей.

Сейчас, отметив пятилетний юбилей Improvement.ru и видя достигнутые за это время ТМ-сообществом результаты, видя резко возросший интерес к ТМ-теме в России, я пони­маю, как помогли нам так много успеть ТМ-инструменты, которые мы применяем. И еще понимаю, насколько я бла­годарен предшественникам, заложившим основы отечест­венной и западной школ тайм-менеджмента. Без их усилий мы не имели бы возможности «прожить две жизни за время одной» и найти общий язык с такой своенравной, но такой доброжелательной, благодарной, живо откликающейся на наши усилия стихией — нашим Временем.








Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.