Аналітико-конструктивні операції

Процес творчої діяльності в сфері управління пов’язаний з виробітком й прийняттям організаційних, технічних, економічних, соціальних і інших рішень, що скеровані на формування цілей й завдань, а також шляхів і методів їх здійснення.

Як відзначає Слезінгер Г.Э. в [58, с. 33], рішення є комплексний акт, якому органічно сполучаються:

а) логічний процес умовиводу – як прояв розуму;

б) психологічний процес ухвалення рішення – як прояв волі;

в)компетенція чи авторитет у сполученні з необхідними повноваженнями – як прояв влади, права приймати рішення, що мають обов'язкову силу для виконавців.

Як логічний акт рішення потребує відповідної кваліфікації (знань, досвіду) і відповідної інформованості в обставинах справи.

Як психологічний процес рішення пов’язано з готовністю не ухилятися від своєчасного прийняття його, при необхідності йти на ризик, нести відповідальність за наслідки. В організаційному аспекті це означає чіткий розподіл питань, що вирішуються, між керівниками і виконавцями різних ланок управління, встановлення граничних термінів прийняття рішень і контроль останніх.

Як акт авторитету або влади рішення припускає відповідні повноваження і, таким чином, вірний їх розподіл, який не допускає занадто централізації, а також обмеження компетенції керівника (або органу управління) вузьким колом питань, що веде до зайвої складності попередніх узгоджень під час прийняття кожного рішення.

Незалежно від методу прийняття будь-якого управлінського рішення процес зв'язаної з ним творчої роботи в принципі завжди може бути розділений на дві складові частини – аналітичні і конструктивні операції. Такий поділ операцій випливає зі структури будь-якого процесу творчого мислення, оскільки прийняттю того чи іншого рішення неодмінно передує всебічний аналіз сформованої ситуації.

Аналітичні операції. Ці операції зв'язані зі стадією одержання і сприйняття інформації, необхідної для ухвалення рішення по тій чи іншій функції управління. Вони мають місце як при підготовці рішень поточного, оперативного характеру, так і при розробці стратегічних питань.

Серед аналітичних операцій значне місце (з погляду обсягу використовуваної інформації і витрат часу) займає вивчення спеціальної літератури, ознайомлення з документами, а також проведення усних бесід і безпосередніх спостережень, що служить підставою для аналізу існуючого положення і документального фіксування результатів цього аналізу у відповідних матеріалах, довідках, доповідях, аналітичних оглядах. тих чи інших показників (факторів).

Аналітичні операції, що передують підготовці рішень, закінчуються постановкою чи уточненням діагнозу стану досліджуваного об'єкта. При цьому виявляються й оцінюються вузькі місця (недоліки) і резерви (надлишки). У практиці можуть бути використані різні методи аналізу.

Конструктивні операції. Зміст і характер конструктивних операцій, зв'язаних з підготовкою і прийняттям різного роду рішень, істотно розрізняються в залежності від застосовуваних при цьому методів. Останні, у свою чергу, залежать від характеру і складності прийнятого рішення, що знаходить висвітлення, зокрема, у тім, чи є рішення результатом індивідуальної чи колективної праці.

Так, у тих випадках, коли той чи інший творчий працівник апарата управління зіштовхується з необхідністю знайти принципово нове рішення питання, що відноситься до його компетенції, можуть бути застосовані методи, що рекомендуються для процесу винахідництва. До числа цих методів, зокрема, відносяться:

метод інверсії, що представляє новий підхід до задачі; цей метод припускає необхідність свідомого подолання психологічної інерції, відмовлення від колишніх поглядів на задачу, для того щоб подивитися на неї з деякої нової чи зміненої позиції, і є простим і ефективним способом одержання нових ідей;

метод аналогій, заснований на використанні аналогічних ситуацій, що зустрічаються в інших рішеннях і в інших областях знань;

метод емпатії, що полягає в ототожненні творчого працівника з розроблювальним предметом, деталлю чи процесом. Завдання полягає в тім, щоб «стати» деталлю і подивитися з її позиції і з її точки зору, що можна зробити;

метод фантазії, що складає в розгляді ідеальних і навіть фантастичних рішень задачі з надією наштовхнутися на нову ідею чи точку зору, що у кінцевому рахунку приведе до нового реального рішення.

В останні роки наука і практика виробили ряд методів прискорення процесу творчої праці і підвищення його ефективності, спеціально призначених для рішення складних проблем за участю великих і малих колективів. До числа сучасних методів колективного пошуку рішень можна, зокрема, віднести методи «мозкового штурму», «морфологічного аналізу» (систематичного дослідження нових комбінацій, коли в задачі виділяються найважливіші функціональні напрямки, по яких виробляється генерування ідей і способів їхнього здійснення; потім ці переліки ідей і способів зводяться в двох- чи багатомірну таблицю, для того щоб можна було бачити кожну комбінацію) і ряд інших.

До інформаційно-технічних відносять ті операції процесів управління, для яких характерна можливість найбільш широкого застосування засобів організаційної і облікової техніки. Загальне цільове призначення цих операцій – інформаційне і документаційне забезпечення потреб апарата управління. Мова йде про операції, що пов’язані з обробкою як самої інформації (тобто її змісту), так і її носіїв (тобто документів).

Інформаційно-технічні операції виконуються, як правило, технічними виконавцями. Операції обробки інформації з використанням ЕОМ покладаються на працівників, що по їхньому посадовому положенню, відносяться до відповідних спеціалістів. Частина інформаційно-технічних операцій можуть виконувати також керівники і фахівці, зайняті основними функціями управління. Але це варто допускати лише в тих випадках, коли інформаційно-технічні операції невіддільні від організаційно-адміністративних чи творчих операцій і виконуються з ними одночасно (тобто сполучаються за часом). Типовими прикладами такого сполучення є підготовка тексту документа фахівцем з використанням персонального комп'ютера.

По своєму цільовому призначенню і місцю в процесах управління організацією інформаційно-технічні операції можуть бути підрозділені на чотири взаємозалежних класи: до першого з них відносяться усі види операцій з документами; до другого – операції, зв'язані з первинним рахунком і обліком всіх елементів основної діяльності; до третього – операції передачі, відображення і перетворення усіх видів інформації за допомогою технічних засобів; до четвертого – обчислювальні і формально-логічні операції.

Тема 5. УПРАВЛІННЯ АДМІНІСТРАТИВНИМ ПРОЦЕСОМ

Планування вважається базовою функцією менеджменту. Адже саме на ґрунті ретельно відпрацьованої системи планів формуються інші складові менеджменту, складаються управлінські відносини.

Планування можна визначити як процес постановки цілей, визначення ресурсів, що необхідні для досягнення цих цілей, а також шляхів, що забезпечують їх досягнення.

Планування ще визначають як процес підготовки до змін і опанування невизначеності через формування майбутніх варіантів дій /40,с. 219/.

Адміністративний процес, як і інший процес, що потребує управління, має бути спланований. Це зумовлено насамперед необхідністю:

У результаті планування з’являється план – система заходів, що спрямована на досягнення визначених цілей [43, с. 220]. Як правило, він набуває документальної форми.

У процесі планування розв’язуються три ключові питання:

Виходячи із зазначених питань, план відповідає на чотири запитання:

Планування адміністративний процесу в організації, як правило, здійснюється відповідно плановим горизонтам, що притаманні основним рівням організаційної ієрархії. У менеджменті використовується велика кількість різноманітних планів.

Сучасний підхід до планування полягає в тому, що як план розглядаються не тільки різноманітні за термінами програми: довгострокові, середньострокові чи поточні (річні), або ж оперативні в межах року, а перед усім планом вважається будь-який орієнтир чи обмеження, що дає змогу менеджеру в поточній діяльності дотримуватися встановлених напрямів перспективного розвитку.

Система планів, яка наведена в [43, с. 226] і яку можна вважати типовою, приведена на рис. 5.1. Умовно в ній можна вирізнити плани довготривалої дії (довгострокові) та поточні плани, які розробляються на кожний новий рік, а також у межах року (півріччя, квартал, місяць, декада, доба, зміна тощо). Довгострокові плани певною мірою декларуються не тільки для працівників організації, а й для середовища.

Таким чином, планування в адміністративному менеджменті можна охарактеризувати як процес, що включає в себе розробку основних напрямів діяльності і розвитку організації, виявлення потреб у ресурсах та засобах, що необхідні для реалізації цих напрямів, а також вибір методів і засобів здійснення цих заходів.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: