Формирование И оформление дел

Ключевые понятия:

¾ Дело

¾ Формирование дела

¾ Текущее хранение дела

Теория

Делом называется совокупность служебных документов, собранных по некоторому признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по установленным правилам.

Формированием дела называется группировка, размещение документов в специально оформленной папке (скоросшивателе). Документы могут группироваться в дела по самым разным признакам:

¾ по видам документов (к примеру, по разным делам размещают приказы, акты, договоры, письма);

¾ по авторству документов (к примеру, по разным делам могут быть размещены письма, полученные от разных предприятий);

¾ по хронологии документов (к примеру, в разные дела могут быть разложены протоколы совещаний в зависимости от месяца их проведения).

Контрольные вопросы

1. Как можно ускорить процедуру формирования дел?

2. По каким признакам формируются дела?

3. Какими правилами руководствуются, размещая документы в делах?

4. Какую систему хранения дел можно назвать рациональной?

5. В чём преимущество персональных мест хранения документов?

Задания для самостоятельного выполнения

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

¾ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

¾ Акт о списании ксерокса;

¾ Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";

¾ Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;

¾ Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

¾ Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;

¾ Акт обследования технического состояния котельного оборудования;

¾ Приказ о приёме нового сотрудника;

¾ Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";

¾ Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";

¾ Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.

Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?

Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще? Как их озаглавить?

Лабораторная работа №8

КОНТРОЛЬ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Ключевые понятия:

¾ Контрольная функция менеджмента

¾ Поручение исполнителю

¾ Контроль исполнения

¾ Самоконтроль работника

¾ Экспертиза документов;

¾ Постоянное хранение документов;

¾ Временное хранение документов;

¾ Уничтожение документов.

Теория

Контроль - важнейшая функция менеджмента. От качества контроля работы персонала во многом зависит результативность деятельности организации. Эффективный контроль должен стимулировать активность работников, развивать их инициативу и трудовую мотивацию.

Среди документов, направляемых в структурные подразделения, конкретным исполнителям и специалистам, многие имеют РЕЗОЛЮЦИИ вышестоящих руководителей, которые, как правило, содержат определенное поручение, которое должно быть выполнено в обозначенный срок. Указывается и лицо, ответственное за исполнение.

Поручения делятся на два вида:

1. Необходимо подготовить ОТВЕТ на полученный документ.

2. Следует выполнить ряд ПРАКТИЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, осуществить некоторые МЕРОПРИЯТИЯ.

По своему характеру поручения могут быть индивидуальными или групповыми.

Исполнение документов (данных поручений) требует контроля.

Заключительный этап работы со служебными документами - обработка дел для их дальнейшего хранения, использования или уничтожения.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Сведения из теории

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк (для изготовления любых видов документов, кроме письма), включающий в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

- бланк письма (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20);

- бланк конкретного вида документа (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19).

Задание

Согласно выданному варианту спроектируйте для перечисленных ниже организаций общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Оформите общий бланк организации с продольным и угловым расположением реквизитов в текстовом редакторе MS Word. Сохраните файлы на диске D в вашей папке под именами «Общий бланк_продольный», «Общий бланк_угловой».

4. Аналогично оформите и сохраните бланк письма и бланк конкретного вида документа.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: