Коммуникация как процесс обмена информацией. Этапы извлечения информации из сообщений.

КОММУНИКАЦИЯ - это обмен информацией между людьми. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль), он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией является важнейшей составной частью практически всех видов управленческой деятельности.

Поэтому можно утверждать, что эффективность работы менеджера, прежде всего, зависит от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях.

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию, так и ее внешнее окружение.

Посмотрим, какие коммуникации осуществляет организация.

1. ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ. Это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Организация является объектом государственного контроля и регулирования, представляя соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетных фондов) различные отчеты, справки, сведения и т.п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью (“паблик рилейшенз”), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Они происходят между уровнями иерархии (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

2.1. ВЕРТИКАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ. С помощью вертикальных коммуникаций информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей

2.2. ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ. Т.к. организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться информацией между собой. Поэтому, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Они отличаются не только направлением движения информации. Главное, что в отличие от вертикальных коммуникаций, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

2.3. КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ РУКОВОДИТЕЛЕМ И ПОДЧИНЕННЫМ. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель-подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их, в силу особой значимости, принято рассматривать отдельно.

2.4. НЕФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ. В любой организации, наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и, соответственно, кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря - слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций. Особенностями неформальных коммуникаций являются большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, и сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций - явление нормальное, но лишь до определенной степени. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС. Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, необходимо рассмотреть основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ:

1. ОТПРАВИТЕЛЬ - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

2. СООБЩЕНИЕ - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

3. КАНАЛ СВЯЗИ - средство передачи информации.

4. ПОЛУЧАТЕЛЬ - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов

ФОРМУЛИРОВКА ИДЕИ. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. КОДИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ФОРМИРОВАНИЕ СООБЩЕНИЯ. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. Такими символами могут быть слова (звуки, буквы), интонации, жесты, графические изображения и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

ВЫБОР КАНАЛА СВЯЗИ И ПЕРЕДАЧА СООБЩЕНИЯ. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта. В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

ДЕКОДИРОВАНИЕ И ВОСПРИЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал. Поэтому ему следует наладить обратную связь с получателем. Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

ИНТЕРПРЕТАЦИЯ СООБЩЕНИЯ И ФОРМИРОВАНИЕ ОТВЕТА. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержится его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения-ответа.

ПЕРЕДАЧА ОТВЕТА. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и, соответственно, больше времени. Но, хотя это и замедляет процесс коммуникации, зато делает его более точным и эффективным.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: