|
Вопрос 3:что должен делать секретарь для оказания помощи руководителю к подготовке к совещаниюКруг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1, 5 – 2 недели до их проведения. Совместно с руководителем секретарь должен: 1) уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; 2) уточнить регламент совещания; 3) оповестить участников; 4) оформить и подготовить к рассылке повестку дня совещания и тезисы основных сообщений; 5) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; 6) обеспечить регистрацию участников; 7) обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформить результаты протокола и решения, проконтролировать ход выполнения решений. В ряде случаев секретарь может выполнять функцию регистратора. В ходе совещания он не дает никому никаких оценок. Он просто фиксирует идеи. Он ни в коем случае не должен редактировать высказывания, основываясь на собственном мнении. Именно он должен уловить рациональное зерно, понять его суть и записать. Он может на секунду прервать выступавшего, чтобы тот четко сформулировал свое предложение. Поэтому совещание идет своим ходом, не затягиваясь, а может, и, наоборот, ускоренными темпами, так как регистратор в состоянии сразу определить повтор предложений. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги. Для оповещения участников секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения. За 1 – 1, 5 ч до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т. п. Регистрацию участников начинают за 30 мин до начала совещания. Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно. Место руководителя – в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места – справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам – участницам совещания. Рабочее место стенографистки следует выбрать так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется. Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания. На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует. Подводя итоги: секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат. Вопрос 4:в чем заключаются функции секретаря по подготовке поездке руководителя с целью деловых встреч Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить. Подготовка командировок руководителя. Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта. Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее. Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат. В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы. Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь: 1. Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие. 2. Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам. Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке. Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений
Вопрос 5:каковы обязанности секретаря по подготовке приема посетителей Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря. Секретарь обязана: ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)... Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|