Составление отдельных видов документов.

1. Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом от­но­шении. Основными чертами делового языка являются простота, ла­ко­нич­ность, ясность, точность.

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитеты, гиперболы, метафоры. В тексте документа не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения как: настоящим сообщаю, предъя­ви­те­лю сего, на предмет выдачи, препровождено, доношу, действительно ра­бо-та­ет и т.д.

Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла…», «Развернуть культмассовую работу…», «В части удовлетворения запросов…», «Имеет место рост производительности…» и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять таких слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов, например: своя автобиография, отступать назад, не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки…», «В целях улучшения работы целесообразно…», «Объединить воедино», «Хронометраж времени» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же по­ня­тие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются рав­но­зна­ч­ные им русские, например: «утрировать» вместо «преувеличивать», ин­диф­ферентно — равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.д.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профес­сио­нализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы — слова, разные по зву­ча­нию, но близкие по значению, например: известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное ка­лен­дарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с. г.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и в середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г. М. Ивановой и В. А. Смирновой…».

При составлении организационно-распорядительных документов реко­мен­дуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (тра­ди­цион­ные) словосочетания и словесные формы, применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед опре­деляемым словом (временное исполнение обязанностей), дополнение — после управ­ляющего слова, обстоятельственные слова — ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) — в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать прос­той глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах, употреблять гла­го­лы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.)
и языковые конструкции повелительного характера.

2. Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьез­ные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фак­тов. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и по вопросам общей деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В связи с производственной необходимостью…».

Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и краткое содержание, например:

Основание: распоряжение Совета министров Республики Беларусь

от 01.02.1997 № 143р «О…».

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке).

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, например, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности и ФИО пишутся в винительном падеже).

Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять распорядительную часть в виде таблицы, например:

Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько; а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу: Приложение

к приказу Министра

культуры РБ

09.08.2004 № 200

Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов»,
«О проведении инвентаризации основных фондов».

Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например:

1 – в дело…

2 – Министерство образования РБ.

При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.

В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей
и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся с новой строки. В некоторых случаях распорядительное слово «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» может отсутствовать.

Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию Мето­дической комиссии факультета».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель — действие — срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением возложить на…».

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила орга­ни­зации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций, пред­приятий, а также их структурных подразделений.

Текст положения имеет следующую структуру: общие положения; ос­нов­ные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; связи; контроль, имущества и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положения о структурном подразделении — руководителем организации.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Заголовком к тексту служит наименование организации или структурного подразделения.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления (или ут­верж­даемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих ор­га­низационные, научно-технические, финансовые и иные специальные сто­ро­ны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граж­дан.

Текст инструкции носит организационный характер, поэтому в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Имеет право», «Не рекомендуется», «Запрещается» и т.д. Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Оформляют ее на общем бланке.

В настоящее время уделяется большое значение должностным инструкциям, регламентирующим деятельность должностных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должностные инструкции руководителями струк­ту­рных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Про­ект инструкции визируется обычно составителем юрисконсультом, отделом тру­да и заработной платы.

Текст инструкции делится на разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). При изложении текста не рекомендуется повторять наименование соответствующей должности. Для сокращения текста рекомендуется каждый пункт начинать глаголом в изъявительном наклонении (например, назначает, обеспечивает, подготавливает и т.д.).

Положение и инструкция относятся к числу организационных до­ку­мен­тов. Кроме них, организационными документами являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штабное расписание, график отпусков.

Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол.

В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседание Технического совета объединения», «заседание методической ко­мис­сии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа ФИО его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется и прилагается к протоколу, если при­гла­шенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не пере­числяются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует опре­деленного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов, наименования должностей докладчиков, инициалы и фамилии (в родительном падеже).

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫC­ТУ­ПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Этими словами начинается каждая часть раздела, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия, имя, отчество докладчика или выступающего (при необходимости в скобках указывается должность). Затем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице (без местоимения «я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.).

При этом в тексте доклада каждую новую мысль целесообразно начинать с новой строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире пишется: «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос»,«Ответ» пишут фамилию, имя, отчество).

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать) и строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.

Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В первой части акта перечисляются:

● основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта);

● состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, ФИО членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся не отступая от границы левого поля листа документа.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, опи­сание и характер проведенной работы, установленные факты, а также вы­во­ды и заключения.

В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

При подписании акта первой проставляется подпись председателя ко­мис­сии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания долж­ностей.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», лучше «По Вашему поручению мною проведена …» и т.д.

Внешние докладные записки подписываются руководителем.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причину невыполнения какого-либо распоряжения, приказа.

Доверенность — это документ, который организация выдает долж­ност­ным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей. До­веренности бывают официальные и личные. Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей. Необходимо указать срок действия. Если он не указан, то документ сохранят силу в течение года со дня выдачи.

Справка — это документ информационного характера, содержащий конста­тацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся при­во­димые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: «По состоянию на 01.06.1998», «За период с 01.01. 1998».

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, под­писывается руководителем организации или его заместителем, внутренняя — составителем.

Текст личной справки, как правило, начинается с указания в име­ни­тельном падеже ФИО лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает», «дана в том».

Расписка относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, упаковки и маркировки, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления письма-предложения, или оферты. Оферта пред­став­ляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в документе — ответе на предложение. Ответ может быть осуществлен средствами почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ получен от партнера (по контракту).

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленности формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Все виды договоров (рента, подряд и др.) имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же реквизиты формы, к которым относятся:

● название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

● дата, место составления; номер;

● наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм).

Затем следуют реквизиты содержания:

● предмет контракта;

● условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

● условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

● порядок сдачи-приема выполненных работ;

● ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

● гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

● переход права собственности и риски;

● порядок разрешения споров.

Затем снова следуют реквизиты формы:

● юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

● подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

● печати фирм-контрагентов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные черты делового языка?

2. Какие языковые элементы целесообразно исключить из текстов документов?

3. Что излагается в констатирующей части приказа?

4. Как строится распорядительная часть приказа?

5. Из каких частей состоит текст распоряжения?

6. С какой целью издается указание?

7. Какую структуру имеет текст положения?

8. Какие документы относятся к организационным?

9. Из каких рубрик состоит текст протокола?

10. Из каких частей состоит текст акта?

11. Как строится текст докладной записки?

12. Какие бывают виды доверенностей?

13. Какие реквизиты содержит личная справка?

14. Что такое коммерческий контракт?

15. Какие реквизиты входят в контракт?

Лекция 4

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: