Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Государственное хранение документов





Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

Этапы передачи документов на архивное хранение:

1. Экспертиза научной и практической ценности документов

Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

2. Составление описей дел

Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

3. Брошюровка (переплет документов)

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то, как правило, она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

4. Передача обработанных документов на хранение

После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

Правила оформления при передаче документов на хранение

В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки.

На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование или код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• даты дела;
• количество листов;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

Передача дел в ведомственный архив

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Правила хранения документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права.

Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

• Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР № 105;
• Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива);
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что в силу вступил Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России № 34н), содержится аналогичное требование.

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя. Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

• Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.
• Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
• Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
• Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам. В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера.

Административный штраф может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За данное нарушение организация может быть оштрафована. К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1» (утв. приказом Ростехрегулирования № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.







Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.