Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Систематизация и оперативное хранение конфиденциальных документов





Дисциплина 1 «Защита и обработка конфиденциальных документов»

Систематизация и оперативное хранение конфиденциальных документов

 

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие группы ограничения доступа:

- «Конфиденциально»

- «Коммерческая тайна»

- «Для служебного пользования»

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам;

- расположение документов внутри дела;

- оформление обложки дела.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Дело должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

- нумерацию листов;

- внутреннюю опись документа;

- заверительный лист;

Хранение дел с конфиденциальными документами производится:

- в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

- в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации;

Срок оперативного хранения дел составляет от 1года до 3 лет.

 

Архивное хранение конфиденциальных документов и дел

 

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Обеспечение сохранности документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

 

Дисциплина 1 «Защита и обработка конфиденциальных документов»

Систематизация и оперативное хранение конфиденциальных документов

 

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие группы ограничения доступа:

- «Конфиденциально»

- «Коммерческая тайна»

- «Для служебного пользования»

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам;

- расположение документов внутри дела;

- оформление обложки дела.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Дело должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

- нумерацию листов;

- внутреннюю опись документа;

- заверительный лист;

Хранение дел с конфиденциальными документами производится:

- в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

- в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации;

Срок оперативного хранения дел составляет от 1года до 3 лет.

 







ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.