Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Особливості і види інформаційно-довідкових документів





Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: акти; протоколи; довідки; службові листи; пояснювальні та доповідні записки; плани і графіки; відгуки та рецензії.

Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.



Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи: назва організації; назва виду документа; дата, індекс, місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; підстава; склад комісії; присутні; текст; відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження; перелік додатків; підписи членів комісії (та присутніх).Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади.

Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи; 1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали. 2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. 3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протокол містить наступні реквізити: найменування організації або структурного підрозділу; назва виду документа; дата, індекс; грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок; текст; підписи голови і секретаря, відбиток печатки. Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи: довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру; довідки, що засвідчують якийсь факт. Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки: дата (проставляють дату підписання); індекс (проставляють у день підписання); місце складання чи видання; адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка); назва виду документа; заголовок до тексту (зазначається у разі потреби); текст; позначка про наявність додатків (у разі потреби); підпис і відбиток печатки; позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби).

Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.

Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів: найменування виду документу; заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд), дата й місце складання; текст із вступом, основною частиною й висновками; підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції. Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи: Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Службовий лист - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - поштовою пересилкою. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації. Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту. Реквізити службового листа: назва організації-відправника листа; довідкові дані про організацію-відправника листа; номер листа (індекс) і дата; адресат (одержувач) листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; прізвище виконавця.

Існує багато видів службових листів: інформаційні; рекламні; запрошення; супровідні; підтвердження; нагадування; гарантійні; ініціативні; відповіді; рекомендаційні та інші.

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців. Плани робіт поділяють на наступні групи: перспективні (розраховані на кілька років); річні; піврічні; квартальні; місячні; тижневі; денні. Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є: гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи); назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено.

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; найменування структурного підрозділу; дата, індекс, місце видання; гриф затвердження; текст; візи узгодження.

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо . До основних реквізитів звіту можна віднести: назва установи чи структурного підрозділу - автора звіту; найменування виду документа; дата; грифи затвердження та погодження; текст; підписи та відбиток печатки.

Відгук - документ, у якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової й дослідницької роботи. На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їхньої публікації й підписуються безпосередньо науковцем. Супровідний лист до відгуку, якщо він. складається, підписує керівник установи. Відгук складається з назви документа, заголовка й тексту. Текст включає вступ, у якому дається загальна характеристика матеріалу, основний зміст роботи й висновки.

 

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.