|
Порядок хранения бухгалтерских документов
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:
| Индекс дела
| Наименование
дела
| Количество дел в папке
| Срок хранения
| Примечания
| |
|
|
|
|
|
- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
- наименование дела (заголовок);
- количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
- срок хранения;
- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).
Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(утв. Росархивом от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.
| Номер статьи
| Вид документа
| Срок хранения документов
| Примечание
| | |
|
|
|
| | | 4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность
| | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
|
| <1> При отсутствии годовых - пост.
<2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.
| | | а) сводные годовые
| Пост.
| | | б) годовые
| Пост.
| | | в) квартальные
| 5л.<1>
| | | г) месячные
| 1 г. <2>
| | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним
| Пост.
|
| | |
| Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам
| Пост.
|
| | |
| Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов
| 5л.
|
| | |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов
| Пост. <1>
| <1> Квартальных - 5 л.
| | |
| План счетов бухгалтерского учета
| 5л.
|
| | |
| Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
| Пост.
|
| |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
| 5л. <1>
| <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения
| |
|
|
|
| |
| Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)
| 5л. <1>
| <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
| |
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)
| 5л. <1>
| <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
| |
| Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
| 5л.
|
| |
| Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
| 5л.
|
| |
| Лицевые счета работников
| 75 л. ЭПК
|
| |
| Положения о премировании работников
| 5 л. <1> ЭПК
| <1> После замены
новыми
| |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
| 5 л. <2>.
| <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
| |
| Переписка о выплате заработной платы
| 5л.
|
| |
| Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов
| 5л.
|
| |
| Гарантийные письма
| 5л.
|
| |
| Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
| 5л.
|
| |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности
| 5л.
|
| |
| Исполнительные листы
| До минования надобности <1>
| <1> Не менее 5 л.
| |
|
|
|
| |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях
| 5 л. ЭПК
|
| |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
| До замены новым
|
| |
| Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков
| До минования надобности <1>
| <1> Не менее 5 л.
| |
| Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации
| Пост.
|
| |
| Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях
| 5л.
|
| |
| Оборотные ведомости
| 5л.<1>
| <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
| |
| Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах
| 5л. <1>
| <1> После снятия с учета
| |
| Отчеты по налогам:
|
| <1> При отсутствии
годовых - пост.
<2> При отсутствии
| | а) годовые
| Пост.
| | б) квартальные
| 5л. <1>
| | в) месячные
| 1 г. <2> -
| |
| Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней
| 5 л. ЭПК
|
| |
| Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
| 5 л. ЭПК
|
| |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
| 5 л. ЭПК
|
| | |
| Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда
| 5л.
|
| | |
| Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг
| 5л.
|
| | |
| Лицевые счета акционеров
| 5л. <1>
| <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии)
| | |
|
|
|
| | |
| Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)
| 5 л. <1> ЭПК
| <1> После истечения срока действия договора, соглашения
| | |
| Паспорта сделок
| Пост.
|
| | |
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ
| 5л. <1>
| <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
| | |
| Договоры о материальной ответственности
| 5л. <1>
| <1> После увольнения материально-ответственного лица
| | |
| Образцы подписей материально-ответственных лиц
| До минования надобности
|
| | |
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей
| 5л. <1>
| <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения
| | |
| Книги, журналы, карточки учета:
|
| <1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
| | | а) ценных бумаг
| Пост.
| | | б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)
| 5л. <1>ЭПК
| | | в) основных средств (зданий, сооружений)
| 5 л. <2>
| | | г) расчетов с организациями
| 5 л. <3>
| | | д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
| 5 л. <3>
| | | е) погашенных векселей на уплату налогов
| 5 л. <4>
| | | ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
| 5 л. <5>
| | | з) хозяйственного имущества
| 5 л. <3>
| | | и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)
| 5 л. <3>
| | | к) подотчетных лиц
| 5л.
| | | л) исполнительных листов
| 5л.
| | | м) сумм доходов и подоходного налога работников
| 5л.
| | | н) депонированной заработной платы
| 5 л. <3>
| | | о) депонентов по депозитным суммам
| 5л.
| | | п) доверенностей
| 5 л. <3>
| | |
| Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
| Пост.
|
| | |
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности
| 5л.
|
| | |
| Заказы на бланки учета и отчетности
| 1 г
|
| | |
| Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
| 5 л. ЭПК
|
| | | | | | | | |
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
· в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
· в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|
