Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Порядок хранения бухгалтерских документов





 

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за оп­ределенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран­ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомен­дуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

 

Индекс дела Наименование дела Количество дел в папке Срок хранения Примечания
         

 

- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под­разделению номера и внутреннего номера;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

- срок хранения;

- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).



Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответст­венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

 

(утв. Росархивом от 06.10.2000)

(Извлечение)

 

Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.

 

Номер статьи Вид документа Срок хранения документов Примечание  
 
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность  
Бухгалтерские балансы и отчеты; доку­менты (приложения к балансу, поясни­тельные записки, специализированные формы) к ним:   <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.  
а) сводные годовые Пост.  
б) годовые Пост.  
в) квартальные 5л.<1>  
г) месячные 1 г. <2>  
Передаточные, разделительные, ликви­дационные балансы; приложения, пояс­нительные записки к ним Пост.    
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам Пост.    
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5л.    
Документы (протоколы, акты, заключе­ния) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Пост. <1> <1> Квартальных - 5 л.  
План счетов бухгалтерского учета 5л.    
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Пост.  
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. 5л. <1> <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) 5л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, ко­решки банковских чековых книжек, ор­дера, табели, извещения банков и пере­водные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) 5л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями 5л.  
Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о нало­жении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) 5л.  
Лицевые счета работников 75 л. ЭПК  
Положения о премировании работников 5 л. <1> ЭПК <1> После замены новыми
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграм­мы) на выдачу заработной платы, посо­бий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на полу­чение денежных сумм и товарно-матери­альных ценностей, в том числе аннули­рованные доверенности) о получении заработной платы и других выплат 5 л. <2>. <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения
Переписка о выплате заработной платы 5л.  
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5л.  
Гарантийные письма 5л.  
Сведения об учете фондов, лимитов за­работной платы и контроле за их распре­делением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о вы­плате отпускных и выходных пособий 5л.  
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5л.  
Исполнительные листы До минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и креди­торской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 л. ЭПК  
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов До замены новым  
Документы (заявления, решения, справ­ки, переписка) об оплате учебных отпус­ков До минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации Пост.  
Документы (акты, выписки банков, ве­домости, расчеты, переписка) об аморти­зационных отчислениях 5л.  
Оборотные ведомости 5л.<1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5л. <1> <1> После снятия с учета
Отчеты по налогам:   <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии
а) годовые Пост.
б) квартальные 5л. <1>
в) месячные 1 г. <2> -
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечислен­ных суммах налогов в бюджеты всех уровней 5 л. ЭПК  
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов 5 л. ЭПК  
Документы (расчеты, сведения, заявле­ния, решения, списки, ведомости, пере­писка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, креди­тов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 л. ЭПК    
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жи­лого фонда 5л.    
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, цен­ными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг 5л.    
Лицевые счета акционеров 5л. <1> <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии)  
 
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия дого­вора, соглашения  
Паспорта сделок Пост.    
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5л. <1> <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.  
Договоры о материальной ответствен­ности 5л. <1> <1> После увольнения материально-ответственного лица  
Образцы подписей материально-ответственных лиц До минования надобности    
Документы (протоколы заседаний ин­вентаризационных комиссий, инвентар­ные описи, акты, ведомости) об инвента­ризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-матери­альных ценностей 5л. <1> <1> При условии за­вершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вы несения оконча­тельного решения  
Книги, журналы, карточки учета:   <1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии за­вершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)  
а) ценных бумаг Пост.  
б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операцион­ных) 5л. <1>ЭПК  
в) основных средств (зданий, сооруже­ний) 5 л. <2>  
г) расчетов с организациями 5 л. <3>  
д) приходно-расходных кассовых доку­ментов (счетов, платежных поручений) 5 л. <3>  
е) погашенных векселей на уплату нало­гов 5 л. <4>  
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость 5 л. <5>  
з) хозяйственного имущества 5 л. <3>  
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) 5 л. <3>  
к) подотчетных лиц 5л.  
л) исполнительных листов 5л.  
м) сумм доходов и подоходного налога работников 5л.  
н) депонированной заработной платы 5 л. <3>  
о) депонентов по депозитным суммам 5л.  
п) доверенностей 5 л. <3>  
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных сис­тем бухгалтерского учета и отчетности Пост.    
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5л.    
Заказы на бланки учета и отчетности 1 г    
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 л. ЭПК    
           

 

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с на­числением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государст­венные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, ком­плектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив со­провождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибе­лью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

· в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

· в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (зани­жении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложе­ния, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предпри­ятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются предста­вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руко­водителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей органи­зации.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.