Проектирование унифицированной системы документации

При разработке системы документации в ИС проектировщик должен решить следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использовать в ИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

В данном процессе проектирования можно выделить три этапа работ [4]:

– разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим работы, которые выполняются на каждом этапе (идут строго в порядке нумерации):

1. Определение состава результатных показателей.

2. Определение состава первичных показателей.

3. Разбиение показателей по формам документов.

5. Определение способа нанесения информации в документы.

7. Выявление и анализ полной системы документации.

8. Составление перечня документов по функциональным подсистемам.

10. Исключение производных и многократно вводимых в компьютер показателей.

11. Введение единой терминологии путем составления словаря.

13. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов.

14. Уточнение форм и построение единых форм документов.

15. Разработка правил заполнения и использования документов.

17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с ними.

На первом этапе выполняются работы с 1 по 6, на втором – с 7 по 14 и на третьем – с 15 по 17.

Более подробно рассмотрим выполнение шестой работы: проектирование форм первичных документов и форм документов результатной информации.

Особенности проектирования форм первичных документов. Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработке данных в компьютере.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

– отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

– отсутствие дублирования показателей в документах;

– выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

– выделение справочных, групповых реквизитов и реквизитов-оснований;

– логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия à наименование цеха à номер участка);

– согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране компьютера и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем.

Особенности проектирования форм документов результатной информации. В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

– полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные и результатные показатели;

– количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков;

– своевременность предоставления информации;

– достоверность предоставляемой информации;

– хорошая читаемость, т.е. логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов;

– отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполнятся в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков на справочные и группировочные, реквизитов-оснований на первичные и результатные, а результатных оснований по степеням итогов.

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки

в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле

, где

– длина

-го реквизита,

– число колонок в таблице,

– число пробелов между колонками.

Если длина строки документа больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

– вынос итоговых колонок в итоговые строки;

– перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в верхней правой части документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: