|
|
ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫСтр 1 из 5Следующая ⇒ ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫ
Ms Access представляет собой систему обслуживания реляционных (взаимосвязанных) баз данных (БД) с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде таблицы, состоящей из однотипных записей.
База данных – это совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Каждая таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Таблица определяется своей структурой (полями), т.е. какими именно столбцами (насколько детально) описывается объект. Определить структуру таблицы это указать, какие поля (столбцы) в ней имеются, задав им имена, типы и свойства. При заполнении таблицы, вся информация об одном объекте (строка) называется записью. Каждая строка таблицы в реляционных БД уникальна. Для обеспечения уникальности используются ключи.
Система обслуживания включает в себя: · ввод данных в ЭВМ, · отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), · преобразование структуры данных, · вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде. Наличие четко определенной структуры упрощает и ускоряет процесс обработки (поиска) данных в базе. Ms Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Благодаря графической оболочке процесс связывания таблиц становится простым и наглядным. В состав пакета Ms Access входит ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи, - так называемых Мастеров.
ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ
В общий файл базы могут входить разнородные объекты. Различают следующие объекты (кнопки в окне БД):
Объекты (кнопки в окне БД):
СКВОЗНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ ACCESS.
ЭТАП 1
ШАГ 1.Создание базы данных (БД). Понятие БД. Структура, типы полей. Свойства полей.
СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАНЫХ 1. Выберите команду «Файл ->Создать» или соответствующую кнопку панели инструментов. «Новая база данных». 2. Введите имя новой БД в поле «Имя файла», обратите внимание на месторасположение будущей БД, что бы впоследствии не тратить время на его поиски, нажмите кнопку OK. Ms Access открывает окно «база данных» с заданным именем в его заголовке. Создание таблиц БД происходит в несколько этапов: · определение структуры; · ввод данных; · редактирование данных и структуры.
A. Определение структуры.
Создать БД можно двумя способами: по собственному проекту или с использованием Мастера таблиц. Мы будем создавать таблицы конструктором.
1. В окне БД щелкните по кнопке ТАБЛИЦА и, убедившись, что появился список таблиц, выберите команду СОЗДАТЬ. 2. В появившемся диалоговом окне выберите режим создания КОНСТРУКТОР. 3. Определите структуру таблицы: имена полей, типы данных и их свойства.
Имена полей должны быть уникальными, типы данных соответствовать информации, которую в эти поля необходимо будет заносить, например, в числовое поле нельзя вносить текстовую информацию. Свойства полей для каждого типа данных имеют свои характеристики и настраиваются индивидуально в нижней части окна конструктора таблицы, накладывая на вводимую информацию еще большие ограничения. Эти ограничения необходимы для уменьшения задействованных в хранении и обработке информации ресурсов ПК.
Структура БД определяется и изменяется в режиме Конструктора таблиц.
(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab.)
Характеристики полей:
ЗАДАНИЕ 1. Создайте однотабличную БД с указанными полями и предложенным типом данных; 2. задайте полям приведенные ниже свойства; 3. установите первичный ключ; 4. при необходимости, добавьте или удалите поля; 5. сохраните структуру (закрытием окна), задав при этом название таблицы. Некоторые свойства полей, использованные в задании:
ТАБЛИЦА «ОТДЕЛ КАДРОВ»
B. Ввод данных.
ЗАДАНИЕ Откройте таблицу. (Ввод записей выполняется в режиме открытой таблицы.) Введите (ПРИДУМАЙТЕ САМИ) пять – шесть записей. C. Редактирование данных
РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ.
ЗАДАНИЕ 1) Внесите изменения в созданную таблицу: 2) В штатном расписании внесены изменения. Должность, указанная в таблице, называется по-другому. Измените должность или часть ее названия. 3) Измените в таблице порядок следования полей; 4) Скройте поля «пол» и «семейное положение»; 5) Измените (мышью) размеры (ширину) столбцов; 6) Зафиксируйте столбцы «фамилия» и «имя отчество»; 7) Отсортировать фамилии по алфавиту; 8) Сделать видимыми только некоторых сотрудников (критерии для «фильтр по - выделенному» или «расширенный фильтр» задать самим, исходя из имеющихся в таблице данных). ШАГ 3. Отчеты. Отчеты ленточные и столбиковые. Отчеты создаются для вывода на печать информации из БД. Создание отчета При создании отчета Access использует информацию только из одной таблицы или запроса. Если необходимо использовать информацию из нескольких таблиц, то прежде ее следует объединить в новом запросе.
Ленточный автоотчет выбирается при построении отчета в виде таблицы (информация в нем про каждый объект формируется в строку - ленточку). Столбиковый отчет является прототипом карточного отчета (информация в нем про каждый объект формируется в столбец). Порядок создания следующий: 1. Выберите кнопку Отчет, а затем команду Создать. 2. Укажите источник данных, из которых формируется отчет. 3. Выберите «Автоотчет: ленточный», если формируете таблицу и «Автоотчет: в столбец», если готовите карточки. 4. При выполнении ниже приведенного задания по формированию отчетов, для пунктов с первого по третий использовать автоотчет: ленточный, для четвертого и пятого – автоотчет: в столбец.
ЗАДАНИЕ Сформировать следующие отчеты: 1) Список сотрудников, имеющих детей с указанием их количества, для вручения подарков к новому году, 2) Список мужчин для поздравления с праздником «День отечества», 3) Список женщин для поздравления с праздником «8 Марта», 4) Визитки сотрудникам, 5) Нагрудные знаки сотрудникам.
ШАГ 4. Простейшие формы. Формы создаются для вывода на экран информации из БД.
Создание формы 1. Выберите кнопку Форма и нажмите команду Создать. 2. Форма создается на основе таблицы или запроса, выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы. 3. Из диалогового окна выберите Мастер форм (Конструктор). 4. В диалоговом окне Создание форм выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы и определите поля, которые будут помещены в форму. 5. Далее определите внешний вид формы. 6. Затем - стиль оформления формы. 7. В последнем окне задайте заголовок (название) формы. 8. Сохраните форму. 9. При необходимости откорректируйте ее Конструктором, используя возможности панели инструментов «Формы».
ЗАДАНИЕ Сформировать следующие формы: 1) Служебная информация о сотруднике. 2) Личная информация о сотруднике. При создании форм должны быть использованы кнопки для переходов по записям и для обработки записей. ШАГ 5. Кнопочная форма. ЗАДАНИЕ: Создайте форму, не относящуюся не к одной таблице (без полей). Эта форма будет являться формой «Главного меню». На этой форме с помощью панели инструментов «Панель элементов» расположить кнопки открытия созданных форм и просмотра имеющихся отчетов. ЭТАП 2 ЗАДАНИЕ Установите связи между таблицами по образцу.
Внесение данных в таблицы начинается с исходных таблиц, т.е. с тех, у кого имеются исходящие связи (1). Затем заполняются все остальные, последней заполняется сводная таблица, имеющая только входящие связи. ЗАДАНИЕ Заполните данными таблицы, количество записей указывается преподавателем.
Порядок заполнения следующий: 1. Заполняются таблицы с исходящими связями, т.е. таблицы из которых связь выходит «1». Таблицы с исходными данными заполняются вручную. Проявите фантазию. 2. По мере заполнения исходных таблиц, возможно заполнение таблиц Для проверки правильности выполненной работы можно задать по паре данных в исходных таблицах, но для дальнейшей работы по формированию запросов, форм, отчетов необходимо иметь больше исходных данных (пять-шесть записей), а таблицы с входящими связями должны иметь повторяющиеся данные из исходных таблиц.
Простой запрос. (См ШАГ 2) ЗАДАНИЕ Вывести на экран: 1)
    Наименование товаров с указанием номеров сделок, в которых они проходили, с данными по фирмам покупателям в порядке заключения дат сделок.
После добавления связующей таблицы конструктор запроса отобразит:
Результат конструктора запроса с выбранными полями из исходных таблиц следующий:
2) Наименования фирм покупателей с их ответственными лицами с указанием товаров, которые они приобрели в порядке возрастания цен по этим товарам. 3) Номера сделок с указанными в них товарами и количеством его приобретения в порядке убывания. Запрос с условием. (См ШАГ 2) ЗАДАНИЕ Вывести на экран: 4) Товары с ценами выше Вами указанной (выбрать самим на основании имеющихся в таблице данных) и количеством товара больше указанного. 5) Товары с ценами выше Вами указанной (выбрать самим на основании имеющихся в таблице данных) или количеством товара больше указанного. 6) Сделки с датами заключения от одной Вами указанной до другой Вами указанной. 7) Сделки с названиями товаров, названия которых начинаются на указанную Вами букву с информацией об их ценах, наценках и количествах товара. 8) Отобрать сотрудников, фамилии которых начинаются на букву «С», при этом названия товаров, которые они продавали начинаются на указанную букву и проданы в период после указанной даты 9) Отобрать фирмы, купившие товар указанный товар в количестве 10) Отобрать товары, названия которых начинаются на указанную букву и проданы после указанного числа. 11) Отобрать все фирмы указанного типа с любыми названиями с количеством купленного товара свыше указанного Запрос с параметром. (См ШАГ 2) ЗАДАНИЕ Вывести на экран: 20) По конкретной фирме покупателю (выберите параметром) купленные товары и их количества, цены, номера сделок. 21) Номера сделок заключенных конкретного числа (выберите параметром дату сделки) с названием купленного товара и его количеством. ШАГ 9. Перекрестный запрос. Перекрестные запросы. В перекрестном запросе формируется таблица (тапа электронной таблицы Excel), в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Например: На пересечении граф «№сделки» и «Наименование товара» получить количество проданного товара в каждой сделке. Перекрестный запрос можно создавать Мастером и Конструктором запросов. При работе Конструктором необходимо: ü Построить простой запрос с необходимыми полями; ü Преобразовать его в перекрестный запрос командой «Запрос -> Перекрестный»; ü Задать в нужном поле расчет на группировку; Задать в строке «Перекрестная таблица» Конструктора запросов необходимые заголовки строк, столбцов и значения, которые рассчитываются на их пересечении. В режиме конструктора данный запрос выглядит следующим образом:
При работе Мастером необходимо: ü Построить подготовительный простой запрос, в котором имеются все необходимые поля, так как перекрестный запрос Мастером можно строить только к одной таблице (запросу) ü Нажать кнопку «Создать» и выберем пункт «Перекрестный запрос»: ü Выбрать поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк (допускается выбор не более трех полей); ü Выбрать поля для использования из значений в качестве заголовков столбцов; ü Выбрать какие вычисления необходимо провести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов; ü Задать имя запросу.
ЗАДАНИЕ Вывести на экран: 29) В новой таблице-запросе на пересечении граф Фамилия и Номер сделки получить суммарное количество проданного товара этим сотрудником. 30) В новой таблице-запросе на пересечении граф Фамилия и Товар получить суммарное количество каждого товара проданного этим сотрудником. 31) В новой таблице-запросе на пересечении граф Фирма и Товар получить число сделок указанной фирмы по указанному товару. 32) В новой таблице-запросе на пересечении граф Товар и Номер сделки получить суммарное количество этого товара в этой сделке. Запрос на добавление записи При выполнении такого запроса записи из одной таблицы добавляются в другую. Добавлять записи можно только в уже существующую таблицу. Выполним этот запрос – убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи. Создадим запрос с использованием конструктора на основе имеющейся таблицы. Отметим, что в режиме добавления записей не всегда должно совпадать количество полей в исходной и результирующей таблицах. Access автоматически определяет поля с одинаковыми именами и добавляет в них данные, а остальные поля игнорирует.
Запрос на удаление записи. Создадим запрос с использованием конструктора на основе имеющейся таблицы. Выполним этот запрос – убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи. Теперь преобразуем этот запрос в запрос на удаление записей. Зададим команду из меню «Запрос -> Удаление».
ЗАДАНИЕ Вывести на экран: 35) Удалить из таблицы товар, цена которого ниже указанной. 36) Удалить из таблицы сделки, даты которых ранее указанной.
ШАГ 12. Формы. Создание. Свойства. Оформление. Подчиненная форма. Расчеты. (См. ШАГ 4) Формы для связанных таблиц
В сложных (составных) формах можно одновременно отобразить информацию из двух или более связанных таблиц (запросов). Сложная форма состоит из нескольких простых форм, причем в одну форму (основную) вставлены другие (подчиненные). Такая форма показывает на экране те записи подчиненной формы, которые связаны (указаны) выбранным значением основной формы. Порядок создания сложной формы следующий: 1. Разберитесь, к каким таблицам или запросам будете делать сложную форму. Если данные связанных форм будут использовать запрос, то предварительно создайте его, включите в схему данных, добавьте связь с полученным запросом по одноименному полю. ü основную форму делают к таблице (запросу), из которой выходит «1». ü подчинённую форму к таблице (запросу), в которую входит «¥» той же связи. 1. Создайте форму для таблицы, в установленных связях у этой таблицы стоит «1» – основная форма. 2. Создайте форму для таблицы, в установленных связях у этой таблицы стоит «¥» – подчиненная форма. Задайте этой форме через команду «свойства», закладка «макет» следующий вид отображения:
3. В режиме конструктора откройте основную форму и поместите в нее мышью подчиненную форму из списка форм. 4. Подчиненная форма
ШАГ 14. Меню работы с БД (см. шаг 5) Что бы сделать работу законченной вернитесь к кнопочной форме (шаг 5) и работе с кнопками. Во все созданные формы добавить кнопки перехода по записям, кнопки добавления и удаления записей, кнопки закрытия формы (возврата к кнопочному меню). На кнопочной форме разместить все кнопки открытия имеющихся форм и просмотра созданных отчетов.
Следующим этапом попробуйте поработать самостоятельно. Для этого ниже приведен сборник заданий по созданию многотабличных БД.
СБОРНИК ЗАДАНИЙ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
Задания на разработку многотабличных БД представлены в виде схем данных. При проектировании БД необходимо самостоятельно задавать конструктором таблиц кроме типов данных в полях еще и их свойства: размеры, форматы, условия на значение и сообщения об ошибках, значения по умолчанию, маски ввода, расставляйте ключевые поля и используйте подстановки для заполнения списками значений и подстановками из других таблиц (см. задания). Затем: ü Запросы к разработанным БД сформулируйте по своему варианту самостоятельно, исходя из имеющихся в таблицах данных и, ориентируясь на виды запросов и формулировки предложенного методического пособия. ü Создайте формы: простые, сложные, с расчетом, кнопками перехода и с обработкой записей. ü Отчеты должны иметь расчеты по группам и общие итоги. ü Объединить все результаты должна кнопочная форма открытия всех форм и просмотра отчетов.
Желаем успехов в дальнейшем освоении возможностей программы. Рады, если смогли Вам помочь! ВАРИАНТ 1 «БИБЛИОТЕКА»
ВАРИАНТ 2 «ПРОВЕДЕНИЕ ЗАНЯТИЙ»
ВАРИАНТ 3 «АВТОМАСТЕРСКАЯ»
ВАРИАНТ 4 «СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР ПО РЕМОНТУ ЭЛЕКТРОПРИБОРОВ (ОРГТЕХНИКИ»
ВАРИАНТ 5 «БЮРО ДОБРЫХ УСЛУГ»
ВАРИАНТ 6 «ПРАЧЕЧНАЯ-ХИМЧИСТКА»
ВАРИАНТ 7 «ПУНКТ ПРОКАТА»
ВАРИАНТ 8 «СТРОИТЕЛЬНАЯ ФИРМА»
содержание ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫ... 2 ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ.. 3 СКВОЗНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ ACCESS. 4 ЭТАП 1 РАБОТА С ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ. 4 ШАГ 1.Создание базы данных (БД). 4 ШАГ 2. Запросы выборки к БД. 10 ШАГ 3. Отчеты. 14 ШАГ 4. Простейшие формы. 16 ШАГ 5. Кнопочная форма. 17 ЭТАП 2 РАБОТА С МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ.. 18 ШАГ 6. Создание многотабличной БД. 18 ШАГ 7.Установить связи между таблицами. 21 ШАГ 8.Запросы выборки к многотабличным БД. 23 ШАГ 9. Перекрестный запрос. 28 ШАГ 10. Запрос на создание таблицы. 30 ШАГ 11. Запросы добавление, замену и удаление записей. 31 ШАГ 12. Формы. 32 ШАГ 13. Отчеты. 35 ШАГ 14. Меню работы с БД.. 37 СБОРНИК ЗАДАНИЙ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ.. 38 содержание. 47
ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫ
Ms Access представляет собой систему обслуживания реляционных (взаимосвязанных) баз данных (БД) с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде таблицы, состоящей из однотипных записей.
База данных – это совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Каждая таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Таблица определяется своей структурой (полями), т.е. какими именно столбцами (насколько детально) описывается объект. Определить структуру таблицы это указать, какие поля (столбцы) в ней имеются, задав им имена, типы и свойства. При заполнении таблицы, вся информация об одном объекте (строка) называется записью. Каждая строка таблицы в реляционных БД уникальна. Для обеспечения уникальности используются ключи.
Система обслуживания включает в себя: · ввод данных в ЭВМ, · отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), · преобразование структуры данных, · вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде. Наличие четко определенной структуры упрощает и ускоряет процесс обработки (поиска) данных в базе. Ms Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Благодаря графической оболочке процесс связывания таблиц становится простым и наглядным. В состав пакета Ms Access входит ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи, - так называемых Мастеров.
ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ
В общий файл базы могут входить разнородные объекты. Различают следующие объекты (кнопки в окне БД):
Объекты (кнопки в окне БД):
СКВОЗНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ ACCESS.
ЭТАП 1
  ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...  Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...  Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...  Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|
В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Центральную часть этого окна занимает поле списка включенных в базу объектов. При создании новой БД список объектов пуст.
В столбце Тип данных определяется тип данных в поле. По умолчанию – текстовый. Щелкнув по правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывающегося списка.
Позволяет избавить пользователя от ввода повторяющихся символов в информации.
Например, для краткого формата даты – 00.00.00, что позволяет при заполнении даты вводить только цифры, для телефона семизначного – 000-00-00, что позволяет избавиться от набора разделительной черты.
Условие на значение
Вводимое в поле значение подвергается проверке на указанное условие. Условие можно формировать Построителем, используя встроенные функции, константы, операторы.
Функция Date(), вызванная из встроенных функций, представляет собой сегодняшнюю дату. Приведенное в примере условие означает, что введенная дата должна бать прошедшей.
Сообщение об ошибке необходимо заполнять только в случае указанного условия на значение. Текст, введенный в эту строку, будет появляться на экране в том случае, если введенное значение не удовлетворяет условию на значение.
Выполнить подстановкой из списка значений:
Варианты действий:
ü в таблице можно выделить поле или его часть, а затем команду «Фильтр по выделенному» или «Исключить выделенное»;
ü можно вызвать команду «расширенный фильтр», настроить отбор по полю (полям) и затем команду «Применить фильтр»;
ü команда «Изменить фильтр» для внесения изменений в действия по расширенному фильтру.
Для создания отчетов можно использовать КОНСТРУКТОР, МАСТЕР, АВТООТЧЕТЫ. Для начала изучения используем автоотчет.
После того, как отчет сформировался, перейдите в режим КОНСТРУКТОРА и измените его с помощью возможностей панели инструмента «Формы». Конструктор имеет несколько основных зон:
т.е. лишите ее, таким образом, собственной возможности управления.
