ШАГ 1.Создание базы данных (БД).

Понятие БД. Структура, типы полей. Свойства полей.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАНЫХ

1. Выберите команду «Файл ->Создать» или соответствующую кнопку панели инструментов. «Новая база данных».

2. Введите имя новой БД в поле «Имя файла», обратите внимание на месторасположение будущей БД, что бы впоследствии не тратить время на его поиски, нажмите кнопку OK.

Ms Access открывает окно «база данных» с заданным именем в его заголовке.

Создание таблиц БД происходит в несколько этапов:

· определение структуры;

· ввод данных;

· редактирование данных и структуры.

A. Определение структуры.

Создать БД можно двумя способами: по собственному проекту или с использованием Мастера таблиц. Мы будем создавать таблицы конструктором.

1. В окне БД щелкните по кнопке ТАБЛИЦА и, убедившись, что появился список таблиц, выберите команду СОЗДАТЬ.

2. В появившемся диалоговом окне выберите режим создания КОНСТРУКТОР.

3. Определите структуру таблицы: имена полей, типы данных и их свойства.

Имена полей должны быть уникальными, типы данных соответствовать информации, которую в эти поля необходимо будет заносить, например, в числовое поле нельзя вносить текстовую информацию.

Свойства полей для каждого типа данных имеют свои характеристики и настраиваются индивидуально в нижней части окна конструктора таблицы, накладывая на вводимую информацию еще большие ограничения. Эти ограничения необходимы для уменьшения задействованных в хранении и обработке информации ресурсов ПК.

Структура БД определяется и изменяется в режиме Конструктора таблиц.

НАИМЕНОВАНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ	НАЗНАЧЕНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ
Имя поля	Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля (до 64 символов включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок).
Тип данных	В столбце Тип данных определяется тип данных в поле. По умолчанию – текстовый. Щелкнув по правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывающегося списка.
Описание	В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. При вводе данных в это поле в строке состояния появляется текст описания.
КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ	Выделить его и нажать кнопку Ключевое поле. Содержимое этого поля не может повторяться от записи к записи.

(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab.)

Характеристики полей:

ЗАДАНИЕ

1. Создайте однотабличную БД с указанными полями и предложенным типом данных;

2. задайте полям приведенные ниже свойства;

3. установите первичный ключ;

4. при необходимости, добавьте или удалите поля;

5. сохраните структуру (закрытием окна), задав при этом название таблицы.

Некоторые свойства полей, использованные в задании:

Размер поля.	Для числовых полей – насколько большие эти числа Для текстовых полей – максимальное количество символов вводимой информации.
Формат поля	Для числовых полей – оформление числа Для даты и времени – форма представления дат.
Маска ввода	Позволяет избавить пользователя от ввода повторяющихся символов в информации. Например, для краткого формата даты – 00.00.00, что позволяет при заполнении даты вводить только цифры, для телефона семизначного – 000-00-00, что позволяет избавиться от набора разделительной черты.
Значение по умолчанию	Используется для полей разных типов. Значение появляется в незаполненном поле.
Условие на значение	Вводимое в поле значение подвергается проверке на указанное условие. Условие можно формировать Построителем, используя встроенные функции, константы, операторы. Функция Date(), вызванная из встроенных функций, представляет собой сегодняшнюю дату. Приведенное в примере условие означает, что введенная дата должна бать прошедшей.
Сообщение об ошибке	Сообщение об ошибке необходимо заполнять только в случае указанного условия на значение. Текст, введенный в эту строку, будет появляться на экране в том случае, если введенное значение не удовлетворяет условию на значение.

ТАБЛИЦА «ОТДЕЛ КАДРОВ»

Имя поля	Свойства поля, которые необходимо задавать.
Код сотрудника	Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются
Фамилия	Размер поля по необходимости.
Имя, отчество	Размер поля по необходимости.
Должность	Размер поля по необходимости.
Телефон	Размер поля. Маска ввода
Дата начала трудового стажа	Краткий формат даты, маска ввода, условие на значение, сообщение об ошибке.
Дата поступления на предприятие	Краткий формат даты, маска ввода, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке.
Оклад	Формат поля, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке.
Дата рождения	Краткий формат даты, маска ввода
Пол	Выполнить подстановкой из списка значений:
Семейное положение
Количество детей (иждивенцев)	Размер поля по необходимости

B. Ввод данных.

ЗАДАНИЕ

Откройте таблицу.

(Ввод записей выполняется в режиме открытой таблицы.)

Введите (ПРИДУМАЙТЕ САМИ) пять – шесть записей.

C. Редактирование данных

РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ.

Действия	Выполнение
Корректировка информации	Вручную или командами «Правка -> Найти», «Правка -> Заменить».
Изменение порядка следования полей	Путем перетаскивания заголовков выделенных полей в нужное место.
Изменение высоты строк и ширины столбцов.	Мышью
Сортировка данных.	Выделить нужный столбец (поле) и выбрать команду «Записи -> Сортировка» или кнопку на панели инструментов.
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию	Команда «Записи -> Фильтр». Варианты действий: ü в таблице можно выделить поле или его часть, а затем команду «Фильтр по выделенному» или «Исключить выделенное»; ü можно вызвать команду «расширенный фильтр», настроить отбор по полю (полям) и затем команду «Применить фильтр»; ü команда «Изменить фильтр» для внесения изменений в действия по расширенному фильтру.
Удаление с экрана одного из полей	Команда «Формат -> Скрыть столбцы».
Сделать видимым скрытый столбец	Команда «Формат -> Отобразить столбцы»
Зафиксировать столбцы	Команда «Формат -> Закрепить столбцы».
Обратное фиксации действие	Команда «Формат -> Освободить все столбцы».

ЗАДАНИЕ

1) Внесите изменения в созданную таблицу:

2) В штатном расписании внесены изменения. Должность, указанная в таблице, называется по-другому. Измените должность или часть ее названия.

3) Измените в таблице порядок следования полей;

4) Скройте поля «пол» и «семейное положение»;

5) Измените (мышью) размеры (ширину) столбцов;

6) Зафиксируйте столбцы «фамилия» и «имя отчество»;

7) Отсортировать фамилии по алфавиту;

8) Сделать видимыми только некоторых сотрудников (критерии для «фильтр по - выделенному» или «расширенный фильтр» задать самим, исходя из имеющихся в таблице данных).

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: