Автоматизация обработки текста в текстовом процессоре

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.

Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим функциям Word приближается к издательским системам и

программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

Для работы с файлами существуют следующие функции:

создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

открытие для редактирования уже существующих файлов;

возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word, текстового фала, файла HTML и пр.);

печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);

возможность просмотра нескольких последних открытых документов;

возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций (таблица 1.1).

В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;

использование стилей для быстрого форматирования документа.

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;

подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

Табличный процессор – это прикладная программа для создания и обработки электронных таблиц. Наиболее распространенный табличный процессор – MS Excel.

Что такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач: прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать математическое моделирование. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство электронных таблиц — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных – диаграммы; использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с системами управления базами данных электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным системам управления базами данных, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации. В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления числовой информации, содержащейся в таблице, в виде графиков, диаграмм.

Основные типы данных: числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций. Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Основные элементы электронных таблиц (таблица 1.2).

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую информацию. Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются, а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет. Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты. К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор “старения информации”. Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный счет действует 3-10 дней, прайс- лист действителен в течении недели, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по “Intenet”, электронной почте или факсу. Хотелось бы добавить пару слов об удобстве прочтения информации. Если Ваш начальник затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению. Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была “сегодняшней”? Ответ прост - Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: