Роль автоматизированных систем обработки информации

В современных условиях производство не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, базирующейся на самых современных информационных технологиях. Постоянно изменяющиеся требования рынка, огромные потоки информации научно-технического, технологического и маркетингового характера требуют от персонала предприятия, отвечающего за стратегию и тактику развития высокотехнологического предприятия быстроты и точности принимаемых решений, направленных на получение максимальной прибыли при минимальных издержках.

Оптимизация затрат, быстрое реагирование производства на все возрастающие требования потребителей в условиях жесткой рыночной конкуренции не могут базироваться только на опыте и интуиции менеджеров. Необходим всесторонний контроль над всеми центрами затрат, математические методы анализа, прогнозирования и планирования. Использование информационных систем оказывает влияние на многие характеристики организации. Ниже приведены некоторые из них.

1. Производительность труда (операционная эффективность). Для повышения производительности труда (скорости, стоимости и качества выполнения рутинных задач) в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием определяется оптимальный запас изделий на складе, отслеживается текущее количество. Производительность труда в офисе повышается за счет применения текстовых редакторов, систем настольного издательства и презентационной графики.

2. Функциональная эффективность. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки для повышения эффективности функций разрешения кредита, использует системы искусственного интеллекта, которые объединяют в себе мастерство лучших менеджеров по кредиту.

3. Эффективность бизнеса. Рыночные условия требуют от организаций постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. Весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникационных технологий, которые позволяют привлекать клиентов комфортными условиями, сокращением времени и стоимости их обслуживания, также повышать качество и оперативность работы менеджеров. Например, электронная коммерция, которая представляет собой обмен товарами между партнерами по бизнесу и включает электронный документооборот, электронную систему платежей и электронную торговлю. Увеличение эффективности бизнеса происходит через снижение стоимости и расширение потенциала рынка.

4. Качество обслуживания клиентов. Например, применение банкоматов, банкомат работает ежедневно 24 часа в сутки и позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

5. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. п. На основе современных информационных технологий информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена.

6. Возможность изменения основ конкуренции. Например, дистрибьютор журналов и газет, используя современные информационные технологии, фиксировал информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца и определил доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца. После сравнения полученных результатов он произвел группировку их по экономически и этнически подобным районам и сообщил каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий, что позволило существенно увеличить доход.

7. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы дают мгновенный доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение поставленных задач, и содействуют привлечению клиентов за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек.

В период обострения конкуренции на рынке капиталов повышается социальная ответственность компаний. Применение передовых технологий способствует совершенствованию корпоративного управления, благодаря превращению стратегических знаний в ключевой ресурс успешного развития компании и повышению эффективности внутреннего контроля. В практике использования информационных систем в корпоративном управлении выделяются три главных аспекта:

· управление системой внутреннего контроля (internal control management);

· управление взаимоотношениями с акционерами, инвесторами и заинтересованными сторонами (shareholder/investor/stakeholder relations management).

1. Стратегический менеджмент. Организация продуктивного стратегического диалога между руководителями компании (членами совета директоров и топ-менеджерами[1]) – важное условие повышения эффективности корпоративного управления. Руководители высшего звена должны совместно выбрать позицию, которая ляжет в основу корпоративной стратегии, определить главный источник конкурентного преимущества компании, обосновать важнейший метод применения бизнес-концепции, выявить уровень неопределенности и пр. Для того чтобы сформулировать и утвердить общий курс компании, высший менеджмент должен регулярно получать особую подборку объективных, взаимоувязанных отчетов, способных создать четкую картину ситуации, в которой находится компания. Информационная система, которая обеспечивает генерирование требуемых отчетов, решает следующие задачи:

· достижение внутреннего единства используемых показателей, которые рассчитываются так, чтобы можно было проследить их формирование из первичных данных, характеризующих финансово-хозяйственные операции;

· обеспечение максимальной актуальности информации;

· индивидуализация отчетов в соответствии с потребностями и кругом полномочий конкретных пользователей;

· использование во всех отчетах базового набора индикаторов эффективности, охватывающего наиболее важные составные части корпоративного бизнес-портфеля.

Для решения указанных задач автоматизируется и стандартизируется сбор данных, формирование отчетов и рассылка срочных сообщений о достижении ключевыми показателями определенных пороговых значений, свидетельствующих о кардинальных позитивных или негативных изменениях ситуации. Мгновенный доступ к данным о деятельности компании и к Web-заседаниям органов управления сотрудникам, которые могут находиться в разных городах и странах, предоставляют внутрикорпоративные коммуникации (Интранет-системы).

2. Внутренний контроль. Система внутреннего контроля решает следующие задачи: ведение бизнеса (обеспечение эффективности и результативности операций); составление финансовой отчетности; существование компании в рамках, установленных нормативно-правовыми актами, правилами и стандартами. Она включает в себя: создание контрольной среды, оценку рисков, осуществление контрольных действий, обмен информацией, мониторинг. Выделяют три наиболее важных направления, в рамках которых разрабатываются инструменты, используемые руководителями в области внутреннего контроля:

· управление обеспечением информационной безопасности (information security management);

· управление выполнением требований законодательных и регулирующих органов (compliance management).

Системы управления рисками имеют особое значение для компаний, бизнес которых базируется на активном осуществлении инноваций (проведении научных исследований и опытно-конструкторских разработок, производстве новых товаров или услуг и внедрении передовых технологий) и для финансовых учреждений. В подготовке отчетности по управлению рисками проводится стандартизация сбора исходных данных, вводятся четкие алгоритмы их обработки, устанавливаются связи между ними, организовывается представление конечных интегрированных данных с разбивкой по видам операций, типам финансовых инструментов и пр.

Системы, управляющие обеспечением информационной безопасности, играют важную роль в компаниях, капитализация которых находится в тесной зависимости от стоимости нематериальных активов (интеллектуального капитала), и в корпорациях, которые обязаны обеспечивать конфиденциальность информации, представляющей коммерческую тайну. Особенно это касается компаний, осуществляющих электронное взаимодействие с поставщиками, покупателями, посредниками, и банков, предоставляющих онлайновые финансовые услуги.

Управление обеспечением информационной безопасности считается одним из ключевых элементов общекорпоративных информационных систем. В настоящее время в США, Великобритании, России и других развитых странах появились фирмы, которые занимаются созданием прикладных программ по обеспечению корпоративной информационной безопасности, сертифицированных согласно стандартам BS 7799 и ISO 17799.

Системы, управляющие выполнением требований законодательных и регулирующих органов, необходимы всем компаниям и банкам. В начале 2000-х гг. в развитых странах произошло усложнение и ужесточение нормативно-правовых актов, правил и стандартов, касающихся как корпоративного управления в целом, так и его различных аспектов. Ожидается, что в банках к 2007 г. будут внедрены электронные решения, которые гарантируют соблюдение актов, правил и стандартов, касающихся деятельности современных корпораций.

Лидерами данного направления являются крупные производители бизнес-программ (Oracle и PeopleSoft и др.), аудиторские фирмы, фирма Movaris, разрабатывающая программы по выполнению требований законодательства. Компания Restricted Stock Systems производит специальную технологию, позволяющую своевременно отслеживать инсайдерские сделки, в которых участвуют акции с ограниченными правами и отсылать отчетность об этих операциях в Комиссию по ценным бумагам и фондовым биржам не позднее установленного срока.

3. Взаимоотношения с акционерами (инвесторами, заинтересованными сторонами). Очень важную роль в управлении взаимоотношениями играют информационные технологии и Интернет, который вывел процессы раскрытия информации и общения компаний и их лидеров с внешним миром на качественно новую ступень. Выделяют шесть главных аспектов применения информационных систем в целях улучшения взаимодействия корпораций с нынешними и будущими акционерами, кредиторами и иными контрагентами:

· проведение интерактивных Интернет-форумов обходится гораздо дешевле, экономит физические силы руководителей и позволяет компании убедить в перспективности своего бизнеса более широкие круги потенциальных покупателей;

· онлайновые трансляции видеоконференций высших должностных лиц увеличивают охватываемую аудиторию, снижают число личных обращений сотрудников в органы управления, пресекают неблагоприятные слухи и появление недостоверной информации в виртуальных клубах и гостиных;

· электронное голосование на общих собраниях;

· онлайновое приобретение акций и реинвестирование дивидендов непосредственно на корпоративных сайтах;

· автоматическая рассылка уведомлений, пресс-релизов, годовых отчетов и иной информации по электронной почте поддерживает связь со своими контрагентами, отслеживает и анализирует изменения в составе владельцев акций и облигаций, выделяет наиболее перспективные слои инвесторов и налаживает работу с целевой аудиторией;

· размещение интерактивных годовых отчетов на Web-сайтах корпораций.

В США и многих европейских странах действует множество компаний, которые предлагают полный спектр услуг по информационному обеспечению отношений, поддерживаемых корпорациями с внешним миром. Например, фирма Corporate Communications Broadcast Network, которая в марте 2004 г. вошла в состав крупной информационно-технологической компании Thomson Corp. Предоставляется доступ к интерактивным годовым отчетам корпораций на Web-сайтах специализированных фирм. Например, на сайте AnnualReports.com можно познакомиться с отчетами 2700 компаний а, корпорации-подписчики могут перевести свои отчеты в интерактивную форму.

Таким образом, современное корпоративное управление немыслимо без интенсивного и последовательного внедрения новейших информационных технологий. Главное условие достижения успеха в этом процессе – максимальная интеграция всех применяемых информационных систем, которые должны быть подчинены единой цели содействия совету директоров в обеспечении эффективного руководства компанией.

В условиях переходной экономики, которая характеризуется интенсивными изменениями и высоким риском, особое значение имеет быстрота принятия обоснованных стратегических решений и создания адекватной системы внутреннего контроля. Нормативно-правовые акты, правила и стандарты, в рамках которых действуют отечественные акционерные общества, умножаются и усложняются с каждым днем. Необходимость привлечения инвестиций требует налаживания цивилизованных, опирающихся на современные технологии отношений с акционерами, кредиторами, государственными органами и иными заинтересованными сторонами.

К информационным системам исторически сложился ряд требований.

Системность. Предприятие представляет собой информационно-логическую модель, состоящую из узлов и связей между ними, которая должна охватывать все аспекты деятельности предприятия, быть логически обоснована и направлена на выявление механизмов достижения основной цели в условиях рынка – максимальной прибыли. Это требование системности.

Комплексность. Эффективное решение задачи системности возможно только на базе строгого учета максимально возможного обоснованного множества параметров и возможности многокритериального анализа, оптимизации и прогнозирования – комплексности системы.

Модульность. Информация в информационно-логической модели носит распределенный характер и должна быть структурирована на каждом узле и в каждом потоке. Узлы и потоки могут быть условно сгруппированы в подсистемы – модули. Требование модульности важно при внедрении системы, поскольку позволяет ускорить процесс запуска системы в промышленную эксплуатацию. Модульность позволяет исключить компоненты, которые не вписываются в инфологическую модель конкретного предприятия или без которых на начальном этапе можно обойтись.

Открытость. В процессе эксплуатации может возникнуть необходимость в дополнениях. Автоматизация охватывает не только управление, но и такие задачи, как конструкторское проектирование и сопровождение, технологические процессы, внутренний и внешний документооборот, связь с внешними информационными системами, системы безопасности и т. п.

Адаптивность. Предприятие существует в условиях постоянно меняющегося рынка. Требование гибкого реагирования на рыночную ситуацию может быть связано с существенным изменением структуры предприятия и номенклатуры выпускаемых изделий или оказываемых услуг. Поэтому информационная система должна настраиваться на разное законодательство, иметь разноязычные интерфейсы, уметь работать с различными валютами одновременно. Желательно, чтобы, кроме средств настройки, система обладала и средствами развития – инструментарием, при помощи которого квалифицированные пользователи могли создавать необходимые им компоненты.

Надежность. При эксплуатации информационной системы в промышленном режиме она становится одним из компонентов организационной системы, способным в случае аварийной ситуации застопорить весь процесс производства и нанести громадные убытки. Поэтому одним из важнейших требований является требование надежности ее функционирования, подразумевающее непрерывность функционирования системы в целом даже в условиях частичного выхода из строя отдельных ее элементов вследствие непредвиденных ситуаций.

Безопасность. Требование безопасности включает в себя несколько аспектов:

· защиту данных от потери, требование реализуется на организационном, аппаратном и системном уровнях; прикладная система не обязательно должна содержать средства резервного копирования и восстановления данных, эти вопросы решаются на уровне операционной среды;

· сохранение целостности и непротиворечивости данных – прикладные системы должны отслеживать изменения во взаимозависимых документах и обеспечивать управление версиями и поколениями наборов данных;

· предотвращение несанкционированного доступа к данным внутри системы – задача решается комплексно организационными мероприятиями и на уровне операционных и прикладных систем; в частности, прикладные компоненты должны иметь развитые средства администрирования, позволяющие ограничивать доступ к данным и функциональным возможностям системы в зависимости от статуса пользователя, а также вести мониторинг действий пользователей в системе;

· предотвращение несанкционированного доступа к данным извне – решение этой проблемы ложится на аппаратную и операционную среду функционирования информационной системы и требует ряда административно-организационных мероприятий.

Масштабируемость. Предприятие, успешно функционирующее и получающее достаточную прибыль, имеет тенденцию к росту, образованию дочерних фирм и филиалов, что в процессе эксплуатации информационной системы может потребовать увеличения количества автоматизированных рабочих мест, увеличения объема хранимой и обрабатываемой информации. Для компаний типа холдингов и крупных корпораций должна быть предусмотрена возможность использования одной и той же технологии управления на уровне головного предприятия и на уровне любой входящей в него фирмы.

Мобильность. На определенном этапе развития предприятия рост требований к производительности и ресурсам системы может потребовать перехода на более производительную программно-аппаратную платформу. Такой переход не должен повлечь кардинальной ломки управленческого процесса и неоправданных капиталовложений на приобретение более мощных прикладных компонентов.

Простота в изучении – наличие подробной и структурированной документации и понятного интерфейса, возможность обучения персонала и прохождение стажировки на предприятиях родственного профиля, где данная система уже эксплуатируется.

Поддержка разработчика – получение новых версий программного обеспечения, дополнительной методической литературы, консультаций, информации о других программных продуктах разработчика, возможность участия пользователей в семинарах, научно-практических конференциях и других мероприятиях, проводимых разработчиком.

Сопровождение – выезд специалиста для устранения последствий аварийных ситуаций, техническое обучение, методическая и практическая помощь при необходимости внесения изменений в систему, установка новых релизов программного обеспечения.

Внедрение информационных систем изменяет технологию управления, освобождает пользователей от рутинных, достаточно простых, но трудоемких ручных процедур обработки информации, реализует решение функциональных задач управления. Рынок информационных систем для бизнеса предлагает в настоящее время разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками.

Информационные системы изменяют организационную структуру, состав функций управления и связанные с ними информационные потоки, форму представления и качественные характеристики информации.

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: