|
Тема 4 Структура ИС управления персоналом.
Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные, связанные с персоналом. Выделяют четыре основные функции подразделений, занимающихся управлением персоналом. • Нахождение и найм. Включает подготовку и размещение объявлений в средствах массовой информации и агентствах по приему на работу. • Обучение и тренировка. В процессе работы на фирме работники получают возможность бесплатного обучения и тренировки в связи с повышением их квалификации или изменением выполняемых функций. • Создание и хранение баз данных. Создаются специальные базы данных, связанные с используемым персоналом, на основе которых составляются всевозможные отчеты для заинтересованных подразделений и служб. Увольнение и предоставление неденежных компенсаций. За годы работы на фирме служащие получают от нее такие неденежные стимулы как оплата госпитализации, медицинское страхование, компенсации затрат на лекарства и протезирование и т.п. После ухода с фирмы на пенсию часть неденежных компенсаций работника может сохраниться. Главное, что отличает ИС управления персоналом (кадрами) от других функциональных ИС организации, это - большое количество создаваемых на ее основе отчетов и приложений. Структура ИС управления персоналом построена на тех же принципах, что и структуры ИС других функциональных сфер. Она также включает в себя входные и выходные подсистемы и базу данных (см. Рис. 1).
Рис. 1. Структура ИС управления персоналом
|
Среди входных подсистем мы опять видим бухгалтерскую подсистему, подсистему исследований и подсистему внешних данных. В большинстве фирм хранимые данные о персонале находятся на магнитных компьютерных носителях. Выходные подсистемы отражают процесс движения персонала через фирму. Входные подсистемы Бухгалтерская ИС. Данные, с которыми имеет дело ИС управления персоналом, включают в себя бухгалтерские и кадровые элементы. Кадровые элементы данных относительно постоянны и не несут экономической информации в своей основе. Сюда входят такие признаки как фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, образование, количество иждивенцев. Эти элементы данных создаются при приеме данного лица на работу и сохраняются в течение всего времени его работы в компании, а также после ухода на пенсию. Бухгалтерские элементы данных имеют экономическую природу и характеризуются большей динамикой изменения, чем кадровые. В их состав входят часовые тарифные ставки, месячные оклады, премии, налоги. Бухгалтерская ИС поставляет для базы данных управления персоналом бухгалтерские элементы данных о каждом из работников фирмы. C другой стороны, ИС управления персоналом играет определенную вспомогательную роль в работе Бухгалтерской ИС организации, поставляя для нее текущие изменения кадровых данных, необходимые для расчета приложений, связанных с зарплатой. Подсистема исследований. Часто перед ИС управления персоналом ставятся такие задачи, решение которых невозможно найти непосредственно в базе данных системы. Для решения таких задач проводятся специальные исследовательские проекты в рамках специально для этого созданной подсистемы исследований. Наиболее важными являются следующие направления кадровых исследований. • Поиск кандидатов. Проводятся для поиска среди сотрудников фирмы кандидатов на освобождающееся место (например, в связи с уходом на пенсию определенного работника). • Разработка требований. Проводится с целью определения предъявляемых к работникам требований в отношении знаний и навыков, необходимых для выполнения той или иной выполняемой на фирме работы. • Анализ жалоб. Проводится с целью выявления причин жалоб, поданных сотрудниками фирмы. Подсистема внешних данных служит для сбора данных, имеющих отношение к управлению персоналом, из внешнего окружения фирмы, включающего в себя правительственные учреждения, пофсоюзы, поставщиков, финансовые институты, конкурентов и т.п. • Данные, поступающие из правительственных учреждений, помогают компании в соблюдении трудового законодательства. • Данные, поступающие от профсоюзов, оказывают помощь компании при заключении коллективных договоров. • Данные, поступающие от поставщиков. В качестве поставщиков в данном контексте рассматриваются компании, поставляющие данные, способствующие поиску необходимой рабочей силы. • Данные, поступающие от средств массовой информации, характеризуют условия жизни (стоимость жилья, доступность образования, медицинской помощи и развлечений) в регионе. Эти данные помогают фирме осуществлять функции поиска и набора работников из других регионов и из-за границы. • Данные, поступающие из финансовых институтов. Данные банковских и небанковских (страховых компании, пенсионных фондов и др.) институтов данного региона во многом определяют экономические и социальные условия жизни потенциальных сотрудников фирмы. • Данные, поступающие от конкурентов, часто представляют определенную помощь для поиска новых квалифицированных сотрудников из числа работающих на конкурентов. Все указанные данные могут собираться как чисто формальными (например, покупкой видеотекста и объявлений), так и неформальными (но законными) методами. База данных. Хранение данных в ИС управления персоналом крупных фирм, как правило, осуществляется на компьютерной основе. Основные базы данных построены на основе списка сотрудников фир- мы и включают в себя большое число характеристик каждого из них (см. Табл. 1).
Таблица 1 - Содержание базы данных сотрудников фирмы
Фамилия, имя, отчество
| Занимаемая должность
| Образование
| Адрес (домашний)
| Законченное учебное заведение
| Адрес(рабочий)
| Оплаченный отпуск (дни)
| Гражданство
| Подразделение
| Дата назначения на текущую
| Пол
| должность
| Телефон (домашний)
| Дата рождения
| Телефон (рабочий)
| Зарплата
| Телефон начальника
| Количество детей на иждивении
| Ученая степень
| Шоферские права (номер, дата
| Дата приема на работу
| выдачи)
| |
Данные по сотрудникам фирмы хранятся обычно либо в центральном компьютере фирмы, либо в компьютере отдела управления персоналом.
Для создания из этих данных различных отчетов и приложений ИС управления персоналом широко используют стандартные СУБД.
Выходные подсистемы Заинтересованные лица обычно получают информацию от ИС управления персоналом в виде периодических отчетов и ответов на запросы. В ряде случаев для получения необходимой информации используются математические модели и советы экспертных систем. При этом в большинстве случаев используется стандартное программное обеспечение. В состав ИС управления персоналом входят 6 выходных подсистем, обеспечивающих разработку различных приложений. Подсистема планирования рабочей силы связана с деятельностью по определению потребностей фирмы в рабочей силе на последующий календарный период. Наиболее популярными приложениями, разрабатываемыми в рамках данной подсистемы, являются:
1) расчет потребности в труде по прогнозу продаж, расчет потребных затрат на заработную плату,
2) разработка перечней требований к работникам,
3) моделирование потребности в рабочей силе с учетом альтернативных возможностей (повышения степени автоматизации работ, использования фонда сверхурочного времени и др.).
Подсистема найма включает в себя два основных приложения:
1) поиски и переговоры с внешними кандидатами и 2) исследования по поиску кандидатов, проводимые внутри фирмы. Как показывает практика, первое из указанных приложений является более популярным в среде управленцев.
Подсистема контроля рабочей силы включает с себя следующие приложения: 1) повышение квалификации, 2) контроль соответствия занимаемой должности, 3) контроль наличия определенной квалификации, 4) дисциплинарный контроль работников.
Подсистема выплат включает в себя следующие приложения: 1) определение динамики зарплаты, 2) определение выплат за выслугу лет, 3) определение доплат руководству, 4) определение различных видов страховки, покупка лекарств, использование служебного транспорта и т. п.
Подсистема компенсаций содержит ряд приложений, определяющих вклад работника в успех компании и устанавливающих порядок формирования его пенсионного фонда, а также использования различного рода страховок и компенсаций.
Подсистема внешней отчетности служит для создания отчетов для правительственных и профсоюзных организаций о выполнении фирмой трудового законодательства и условий трудовых договоров.
Следует заметить, что на практике разработка различных приложений в рамках перечисленных выходных подсистем ИС управления персоналом имеет высокую степень интегрированности, когда результаты расчетов по одному приложению используются как входные данные для другого. В целом же следует заметить, что внедрение компьютерной технологии в сферу управления персоналом в значительной степени задерживается по сравнению с другими функциональными сферами использования ИС. В конце раздела 3.1 приведен пример использования различных информационных технологий (реализующих различные виды поддержки) при решении задач управления персоналом фирмы.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|