Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы — переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие — один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь — учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение-фондообразователь;

дату образования и подчиненность учреждения-фондообразователя;

функции, масштаб деятельности, структуру учреждения-фондообразователя и их изменения;

даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей — ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными). Приведем пример составления указателя глухого, аннотированного краткого и аннотированного полного.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический указатель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например:

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности, например:

При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как:

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «избирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «неграмотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются ударными, или ключевыми.

Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например:

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, делая отсылку к ключевому понятию, например:

Избирательная кампания — см. кампания избирательная

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например:

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:

Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимости сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например:

Избирательная кампания, см. кампания избирательная

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: