Каталог как архивный справочник

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

В отличие от архивной описи каталог:

во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­ется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до­кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­ния и документов; единственная его функция — информацион­ный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз­личных архивах.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен­ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют картотеки документов по личному со­ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис­тории государственных учреждений активно используются инфор­мационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де­лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате­лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА).

В архиве учреждения, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог архива учреждения.

В государственном архиве необходимо создать стройную систе­му каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

Совокупность различных каталогов составляет систему катало­гов архива.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

Определение вида каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагает­ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­чия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а ка­талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу си­стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Рис. 12. Классификация каталогов

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятель­ности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­ставлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического ка­талога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­матическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­фавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального де­ления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем сис­тематизация проводится в логической и хронологической после­довательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их со­здания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­мени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­дений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается предметный каталог или как его разновидности именной и географический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфави­ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­гической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация класси­фицируется по алфавиту географических и топографических объек­тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­сификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­кой или тематической последовательности.

Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений ката­лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ческий и т.д.

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: