Состав удостоверения документов: порядок оформления, место в формуляре документа.

Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно.распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст

1.Определение службой делопроизводства потребности в персонале, кадровое планирование.

Планирование потребности в персонале – это целая система мероприятий, которые проводятся с конкретной целью: иметь в нужном месте и в нужное время специалистов необходимой квалификации для выполнения определенной работы. А основными задачами такого планирования можно назвать следующие:

обеспечение компании человеческими ресурсами в заданные сроки (желательно, минимизировав все издержки);

организация эффективной работы по найму и обучению персонала.

При стратегическом (долгосрочном) планировании составляется программа по выявлению потенциала специалистов, необходимого предприятию в будущем. Разрабатывается стратегия развития человеческих ресурсов и определяется потребность в них в дальнейшем.

При тактическом (ситуационном) планировании анализируется потребность компании в персонале на конкретный период (месяц, квартал). Она зависит от показателей текучести кадров в данное время, количества выходов на пенсию, декретных отпусков, сокращений и т. д.

В обоих случаях, кроме прочего, необходимо учитывать динамику рынка и конкуренцию в отрасли, уровень оплаты труда, внутреннюю культуру организации, этап развития компании и др.

Планирование программ подготовки — составная часть общего планирования трудовых ресурсов наряду с расчетом потребности в персонале, составлением планов набора, планированием карьеры

Состав удостоверения документов: порядок оформления, место в формуляре документа.

Подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Термин «подпись» в различных словарях трактуется по-разному. Обобщим толкования: подпись – это фамилия автора, собственноручно написанная им под текстом документа или письма, которая при наличии всех других требуемых реквизитов придает силу документам и правовым актам. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ.
Обратите внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).
В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:
– наименование должности лица, подписавшего документ;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.
Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

Директор департамента
инновационных программ
ООО «Сосновый бор» Стрелкова А. Р. Стрелкова
Если документ оформляется на бланке организации должность указывается сокращенно, то есть без указания наименования организации.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Федоров Н. А. Федоров
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В случае подписания документа несколькими должностными лицами, находящимися на разных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагаются одна под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей.
Директор Маркелов Л. И. Маркелов
Начальник отдела продаж Панкратов А. Д. Панкратов
Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.
Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров
Пакратов А. Д. Панкратов Прыгина Е. С. Прыгина
В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением.
Председатель комиссии Шнитников В. Д. Шнитников
Члены комиссии Соколова А. Н. Соколова
Заморин М. Л. Заморин
Польских Е. Г. Польских
Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.
При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается.
Председатель Зорин Г. И. Зорин
Секретарь Лисова П. Д. Лисова
Иногда в организациях уже заготовлены бланки с указанием должности подписывающего документ. В отсутствие последнего подпись может поставить или замещающее его, или исполняющее его обязанности лицо. Многие в таком случае ставят косую черту перед наименованием должности или пишут предлог «за» – это недопустимо. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536, указано: …если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»).

Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись - обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц;

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. ⁵

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.⁶

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.⁷

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, орга. низаций.

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

– утверждение документа руководителем;
– утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:

Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите “Гриф утверждения” центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф согласования
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т. е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Например:

В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.
Например:

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: