|
Опись дел, ее назначение и составленение ⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3 Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи: · Дел постоянного срока хранения; · Дел временного срока хранения · Дел по личному составу; · Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.). При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Годовые разделы описей на дела, наряды, подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией суда, не позднее чем через 3 года после окончания дела, наряда в делопроизводстве. Дела, наряды вносят в опись в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Дела, наряды, включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный и муниципальный архив. Передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы подлежат: - дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда; - судебные дела (наряды) постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда. Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный (муниципальный) архив передаются два экземпляра утвержденных описей. 11.2. Перед сдачей дел на государственное, муниципальное хранение соответствующего архивного учреждения заведующий архивом проводит проверку наличия и физического состояния дел, нарядов, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям. 11.3. При обнаружении дефектов в делах, нарядах заведующий архивом составляет акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда. 11.4. Сдача дел, нарядов на хранение в государственный, муниципальный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7). 11.5. Сдатчик (архив суда) и приемщик (архивное учреждение) расписываются в приеме-сдаче дел, нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются два экземпляра утвержденных описей. Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в архивном учреждении. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления. 11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. 11.7. Номера отсутствующих дел, нарядов оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный, муниципальный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда. 11.8. Суд, передающий документы на хранение в государственный, муниципальный архив, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел. 11.9. Перевозку дел, нарядов в архивное учреждение обеспечивает суд.
Экспертиза ценности документа - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев Ценность документа - комплекс устанавливаемых в результате официальной экспертизы характеристик, определяющих общественную (научную, техническую, экономическую, культурную, историческую) значимость документа. Внешняя критика документа
Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор... ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|