Сведите к минимуму перерывы в работе

В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.

И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти или позвонить, чтобы поболтать на пустяковые темы. Если не установить эффективную дисциплину, офис может превратиться из рабочего места в клуб развлечений.

Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы расправляться с большими порциями работы, мы подбираем крошки с рабочего стола. Опыт показывает: чтобы углубиться в суть дела, требуется потратить около двадцати минут, поэтому частые перерывы в работе чреваты потерей значительной части рабочего времени.

1. Закройте дверь, попросите оставлять для вас записки и повесьте табличку с надписью «Не беспокоить».

2. Используйте семь часов дня в офисе, концентрируясь на текущей работе. Отведите часть времени на встречи, обед, обмен новостями и другие разговоры, только расправляйтесь со всем этим быстро. Конечно же, всегда возникают неожиданности и непредвиденные ситуации, отвлекающие от работы, но на самом деле их гораздо меньше, чем мы можем себе представить.

3. Даже если офис официально открывается в 9.00, задержите открытие Вашего офиса: оттяните наступление времени входящих звонков и посетителей, скажем, до 10.00.

В этот свободный час спокойно обдумайте работу в целом: составьте план, просмотрите важные дела и отчеты, сделайте срочные звонки.

4. Учредите второй «тихий час». Я, например, работаю дома рано утром, по четыре или пять часов, завершая работу, требующую спокойной обстановки.

Фраза «Это займет всего лишь минуту» означает, что у вас отнимут как минимум минут пятнадцать.

Предоставить одну минуту времени - означает наказать себя на другие четырнадцать.

Дл я того чтобы выкроить немного спокойного рабочего времени без перерывов на «непредвиденные обстоятельства» и в то же время не работать больше сорока часов в неделю, сделайте следующее: если это возможно, выделите на неделе один или два дня, для которых установите такой необычный график: в эти дни приходите на работу очень рано и уходите с работы рано, или приходите поздно и уходите поздно.

Старайтесь избегать сюрпризов. Сюрпризы уместны на вечеринках, но не на рабочем месте.

Непредвиденные обстоятельства означают, что к ним не подготовились должным образом. Они обязательно когда-нибудь случаются, но стоят нам больше, чем запланированные.

Внеплановые перерывы в работе неизбежны. Поэтому старайтесь предвидеть их и не раздражаться, когда они возникают. Напротив, можно воспользоваться моментом и расслабиться, попытаться насладится сменой темпа деятельности.

ЕСЛИ перерывы случаются слишком часто, попробуйте выяснить их причину: возможно, вы назначаете слишком много встреч или плохо планируете свой рабочий день. В любом случае попробуйте извлечь из этих перерывов максимальную пользу.

Сократите количество приемов пищи. Ничто так не отвлекает наше внимание и не отрывает от работы, как вид домашнего шоколадного печенья с орехами или аппетитной пиццы. По меньшей мере 85% людей, даже будучи сытыми, все равно стекаются на обильные пиршества, разбрасывая повсюду крошки и оставляя после себя мусор.

А затем нами овладевает лень, мы становимся медлительными и пребываем в таком состоянии несколько часов.

Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой превращаются в хаотичную бессмыслицу.

Нам поступают звонки и письма от многочисленных продавцов, мы получаем приглашения на какие- то невообразимые мероприятия, - просьбы и требования поступают пачками. Что из всей этой груды стоит включать в наш график? Какие телефонные звонки и предложения действительно заслуживают нашего внимания?

Принятие подобных решений требует от нас определенной жесткости. Правила хорошего тона и профессионализм диктуют нам, чтобы в ответ на искренние заботливые предложения и просьбы мы отвечали со всей признательностью и выражали благодарность. Но мне, к примеру, ежедневно поступают десятки звонков от торговых агентов с «выгодными предложениями». Я вновь и вновь повторяю, что их предложение мне не интересно, и если звонки от них продолжают поступать, я игнорирую их с чистой совестью.

Успешный бизнес несовместим с потоком сомнительных просьб, и их необходимо отклонять, дав понять настойчивому собеседнику, что вновь обращаться с ними не стоит. К примеру, в издательском деле можно сделать это одной лаконичной фразой: «Мы принимаем только те рукописи, на которые был заказ» (аналогично в шоу-бизнесе «только через личных агентов»).

Часто один-единственный вежливый ответ или поощрение с нашей стороны оборачиваются бесконечной вереницей контактов и переговоров, идущих вразрез с нашими профессиональными планами и потому совершенно бесперспективных.

Нам следует разработать благоразумную и эффективную стратегию ответов и придерживаться ее, иначе мы рискуем быть захороненными заживо под ворохом сомнительных предложений и просьб.

Пока мы ждем телефонного звонка, или прихода курьера, или еще чьего-нибудь визита, время проходит без всякой пользы.

И это не самый последний повод для тревоги.

Слишком часто, не думая о последствиях, мы назначаем встречу или разговор на утро, вечер, или «на потом». Когда наступит это «потом»? На следующей неделе? Вечер длится минимум пять часов, в результате ожидание может убить половину рабочего дня.

Ожидание кого-то или чего-то мешает другим делам до тех пор, пока не случится ожидаемое.

Что же нам делать? Задавая вопрос «когда?», надо получить на него как можно более точный и конкретный ответ. Чем точнее будет этот ответ, тем большими шансами на победу будем мы обладать.

Даже незначительные задержки в выполнении задания могут отразиться на работе сотен людей и обойтись в тысячи долларов. Рабочий процесс в офисе ведется строго в соответствии с установленным планом. Любые помехи: кто-то не пришел, не доставили вовремя бандероль, опоздали с проверкой, отложили вылет рейса, - вынуждают весь коллектив немедленно подстраиваться под изменившиеся обстоятельства. Результатом могут явиться два десятка «лишних» звонков, заминок в работе и дополнительных заданий, необходимость переделать часть работы заново, пересмотр планов и отмена намеченных ранее мероприятий.

Мы часто шутим на тему опозданий, извиняемся за них и ищем оправдания, но как бы то ни было, мы всегда несем ответственность за невыполнение работы в срок. Чтобы усложнить себе работу или порадовать конкурента, нет более простого способа, чем постоянно «не укладываться в сроки».

Задержки в исполнении работы непременно отразятся на вашем положении в офисе не лучшим образом.

Что является главной причиной того, что мы не успеваем завершить работу вовремя? Все очень просто: мы начинаем ее делать слишком поздно!

Опоздание - нечестный поступок: во-первых, это кража времени и денег, кроме этого оно отнюдь не способствует хорошему настроению.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: