Индексирование полей таблицы

Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Первичный ключ – это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами

Таблицы могут быть связаны отношениями «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим». Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая – подчиненной.

Отношение «один-к-одному» означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения «один-ко-многим». В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Рекомендации для ввода данных в таблицы

Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши <Ctrl> и <”>. (Двойной апостроф на русском реестре – на клавише “2”).

Создание базы данных

Задание 2. Создать базу данных Академия на основе инфологической модели, приведенной на рис. 1. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет.

Рис. 1. Инфологическая модель базы данных Академия

Таблица Факультет

Технология

1. Загрузить файл базы данных Академия, созданный в предыдущей лабораторном задании.

2. Щелкнуть по кнопке инструментальной панели Схема данных или выполнить команду СЕРВИС/Схема данных.

3. В окне Добавить таблицу последовательно выбирать указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

4. Добавив последнюю таблицу, щелкнуть по кнопке Закрыть.

Рис. 2. Окно Добавление таблицы

5. В окне Схема данных установить связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

- выделить щелчком поле Номер факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

- отпустить клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать;

- в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Рис. 3. Окно Схема данных

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи следует выделить связь и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, в котором выбрать пункт У далить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, следует щелкнуть по таблице на схеме данных правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать пункт Конструктор таблиц, с помощью которого изменить тип поля.

6. Аналогично установить связь между таблицами Специальность и Группа по полю Номер специальности. Установить связь между таблицами Группа и Студент по полю Номер группы.

Рис. 4. Окно Схема данных

7. Закрыть окно Схема данных.

Ввод данных в таблицы

С помощью кнопки Вид инструментальной панели перейти в режим таблицы и приступить к вводу данных:

· В таблице Факультет должно быть 4 – 6 строк.

Рис. 5. Таблица Факультет

· В таблице Специальность должно быть 6 – 10 строк.

Рис. 6. Таблица Специальность

· В таблицу Группа следует ввести 5 – 6 строк, в том числе строки с теми же кодами специальностей, что и в таблице Специальность и номерами факультетов из таблицы Факультет.

Рис. 7. Таблица Группа

· Аналогично ввести в таблицу Студент данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различным набором признаков, в том числе строки с такими же номерами специальностей, что и в таблице Группа.

Рис. 8. Таблица Студент

8. После ввода данных сохранить базу данных.

Освоение приемов работы с фильтрами в таблицах

Задание 4. Найти студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр.

Технология

1. Для установки расширенного фильтра ввести команду ЗАПИСИ/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится окно с бланком фильтра.

2. Указать поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкнуть по полю Фамилия, Расположенном в таблице Студент. Поле Фамилия появится в 1-й строке Поле нижней половины бланка (столбец 1).

3. Указать в строке бланка Сортировка порядок сортировки. Для этого щелкнуть левой клавишей по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выбрать по возрастанию.

4. Ввести условиеотбора. Для этого ввести в 3-ю строку 2 символа: В*.

5. Применить фильтр. Для этого можно воспользоваться тремя способами:

· выполнить команду ЗАПИСЬ/Применить фильтр.

· щелкнуть по кнопке инструментальной панели Применение фильтра

· щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт Применить фильтр.

6. Отмена фильтра. Для просмотра таблицы а полном виде нужно выполнить команду Удалить фильтр либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.

Задание 5. Найти студентов, родившихся в заданном году с помощью расширенного фильтра.

1. Вызвав контекстное меню, очистить бланк фильтра

2. Ввести в 1-й столбец бланка условие для поля дата рождения >= заданная дата, а во 2-й столбец для того же поля условие <=заданная дата.

Задание 6. Найти студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.

Для решения задачи использовать 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, номер группы, коммерческий.

Задание 7. Сжатие базы данных

В процессе работы с БД некоторые таблицы приходится удалять. После удаления таблиц файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к созданию ее копии, в которой диск используется более экономно.

1. Сжатие открытой базы данных.

В меню Сервис выбрать команду Служебные программы и подкоманду Сжать базу данных.

2. Сжатие базы данных, которая не открыта:

· закрыть активную базу данных;

· выполнить команду СЕРВИС/Служебные программы/Сжать базу данных;

· в диалоговом окне База данных для сжатия указать базу данных, которую следует сжать, и нажать кнопку Сжать;

· в диалоговом окне Сжатие базы данных указать имя, диск и папку для сжатой базы данных;

· нажать кнопку Сохранить.

Допускается сжатие файла базы данных в файл с тем же именем, что и имя файла исходной базы данных, или создание файла с новым именем. При указании того же имени, диска и папки и при успешном сжатии базы данных исходный файл автоматически заменяется на сжатый файл.

Общие сведения о MDE-файлах

Если база данных содержит программы Visual Basic, то ее сохранение как MDE-файла скомпилирует все модули, удалит все изменяемые исходные программы и выполнит сжатие базы данных. Программы Visual Basic будут по-прежнему выполняться, но их нельзя будет просмотреть или изменить, благодаря чему уменьшится размер базы данных. Кроме того, будет оптимизировано использование памяти, что повысит быстродействие.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

Для установки пароля следует открыть базу данных в монопольном режиме (команда ФАЙЛ/Открыть, в списке кнопки Открыть выбрать режим Монопольно) и выполнить команду СЕРВИС/Защита/Задать пароль базы данных.

Рис. 9. Окно открытия базы данных в монопольном режиме

Задание 8. Шифрование и дешифрование базы данных

При шифровании базы данных ее файл сжимается и делается недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования.

1. Запустить Microsoft Access без открытия базы данных.

Внимание! Невозможно зашифровать или дешифровать открытую базу данных. В сети попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной, если база данных открыта другим пользователем.

2. Выполнить команду СЕРВИС/ Защита/ Шифровать/ Дешифровать.

3. Указать имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажать кнопку ОК.

4. Указать имя, диск и папку для конечной базы данных и нажать кнопку ОК.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: