Формирование перекрестного отчёта

Задание 3. Создать перекрестный отчет, используя таблицу Общая Ведомость, созданную в главе 3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце Средний балл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов.

Вычислить в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

1. С помощью мастера создать перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам.

· выбрать поля Номер группы, Фамилия, № зачетки в качестве заголовков строк;

· выбрать поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

· снять флажок Да для вычисления итоговых значений для каждой строки;

· выбрать для вычислений поле Оценка и функцию вычисления First (Первый);

· сохранить запрос, присвоив ему имя Запрос для отчета по среднему баллу.

Рис. 24. Запрос для отчета по среднему баллу в режиме конструктора

2. С помощью мастера создать отчет по запросу Запрос для отчета по среднему баллу.

4. Добавить уровень группировки по номеру группы.

5. Выбрать порядок сортировки по фамилиям студентов.

6. Выбрать ступенчатый вид отчета и деловой заголовок.

7. Присвоить отчету имя Отчет по среднему баллу. Просмотреть отчет.

8. Перейти в режим конструктора и отрегулировать ширину столбцов и их местоположение.

9. Выровнять оценки по центру столбца. Для этого выделить поля и нажать соответствующую кнопку инструментальной панели Формат отчета.

10. С помощью инструментальной панели элементов ввести в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

11. С помощью инструментальной панели элементов ввести в область данных поле для вычисления среднего балла. Щелкнуть правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызвать окно Свойства поля.

12. Установить вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке данные щелкнуть по кнопке

(рис 25).

13. Используя инструменты построителя, ввести в поле формулу расчета среднего балла:

Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчет (рис. 26).

Рис. 26. Окно построителя выражений для вычисления Среднего балла

14. Просмотреть и отредактировать отчет. Удалить дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установить для поля Средний балл вкладку Макет и выбрать формат поля фиксированный с 2-мя дробными знаками.

15. Выполнить условное форматирование поля Средний балл. Выделить красным цветом значения среднего балла, большие 4,5 и синим цветом меньшие 3,5. Для этого в режиме конструктора выделить поле Средний балл, выполнить команду ФРМАТ/Условное форматирование. В окне Условное форматирование задать: Условие 1 – Значение поля, операция сравнения – больше, значение для сравнения - 4,5. В строке задания формата установить цвет текста красный, нажать кнопку Добавить>>. Повторить указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5 (рис. 27).

Рис. 27. Диалоговое окно команды Условное форматирование

16. Для подсчета среднего балла по группе добавить в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызвать окно настройки Сортировка и группировка, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели, или выполнить команду ВИД/Сортировка и группировка. В окне Сортировка и группировка включить отображение области примечаний группы (рис. 28).

Рис. 28. Диалоговое окно команды Сортировка и группировка

17. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создать вычисляемое поле. Вызвать окно настройки свойств поля. Установить вкладку Данные. В строке данные вызвать Построитель выражений. Ввести формулу вычислений:

=Sum ([наимен. дисц.1] + [наимен. дисц.2]) / 2 / Соunt([ФИО]

Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей выбрать в левом подокне «Отчет...», а в среднем подокне – «Список полей» и двойным щелчком вставлять в формульное выражение имена полей из правого подокна.

18. Удалить контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулировать формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 14.

19. Создать слева от значения среднего балла группы надпись «Средний балл группы NNN», где NNN - номер группы. Для этого в область примечаний группы вставить поле и ввести в него формулу:

20. Подсчитать в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставить вычисляемые поля аналогично пунктам 17, 18 и 19 в область примечаний отчет (рис. 29)

Рис. 29. Отчет по среднему баллу в режиме конструктора

21. Присвоить отчету имя Расчет среднего балла групп. Ввести в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставить под строкой сназванием отчета поле иввести в него спомощью построителя выражений функцию =DATE(). Используя Маску ввода, установить пользовательский формат даты в виде: dd\.mm\.yyyy.

22. Для того чтобы сделать отчет более компактным, перенести номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключить область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставить поле Номер группы в соответствующий столбец области данных. Настроить свойства поля. Для того чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета, установить на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да. Примерный вид отчета представлен на рис. 30.

Рис. 30. Отчет по среднему баллу в режиме просмотра

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

· вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета;

· объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

1. Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.

2. Открыть главный отчет в режиме конструктора.

3. Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.

4. Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления (рис.31).

Рис. 31. Подчиненный отчет в режиме конструктора

5. Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом.

Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом открыть окно свойств подчиненного отчета и задать связь свойств Подчиненного поля и Основного поля по номеру группы. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access (рис. 32).

Рис. 32. Связь полей главного и подчинённого отчётов

Например, подчиненный отчет – это отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчет – это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле Номер группы. Главный отчет создается мастером на базе запроса Факультет-группа как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы Студент как отчет с группировкой (рис. 33).

Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены в следующей таблице.

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-группа. В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице Группа.

1. Создать с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный фамилиям студентов, включив в него поля:

2. Сохранить отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактировать отчет в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

3. Создать с помощью мастера ступенчатый главный отчет по запросу Группа-Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

4. Сохранить отчет, присвоив ему имя Главный. Отредактировать в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

5. Включить режим конструктора для главного отчета. Не закрывая окна конструктора отчета Главный, перетащить мышью из окна базы данных (вкладка: Отчеты) значок отчета Подчиненный в область данных главного отчета.

6. Щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Подчиненный и вызвать окно свойств поля. На вкладке данные обеспечьте связь между подчиненным и основным отчетом по полю Номер группы.

7. Просмотреть получившийся связанный отчет. Вернуться в режим конструктора и окончательно отредактировать отчет.

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: