Функции аппарата управления. Симптомы бюрократизации в его деятельности

Совместная жизнь и деятельность группы людей требует согласования и координации усилий, планирования ресурсов, учета последствий, решений, мотивирования труда и т.п. Любая социальная группа, в том числе и коллектив, существует, действует и развивается, пока ею руководят. Без аппарата управления и руководства группа распадается или превращается в толпу, действующую случайным и иррациональным образом.

Можно выделить следующие функции, или направления деятельности аппарата управления, которые классифицируются по четырем группам:

Первая группа – деятельностно-административные функции:

Третья группа – производственно-технологические функции:

Четвертая группа – производные (синтетические):

Любая из указанных функций в силу своей сложности включает два основных плана реализации. Первый – это индивидуальная деятельность руководителя по их осуществлению. Второй – общеорганизационный: любая из функций – именно в силу своей сложности может быть обеспечена не только деятельностью руководителя, она требует подключения многих иных структур управляемой организации. Например, функция планирования, оставаясь в конечном итоге прерогативой руководителя, на деле столь сложна, что к выработке планов привлекается множество лиц, включенных в организацию.

Функции целеполагания коллектива. Коллектив успешно развивается, когда четко определены цели, перспективы и определенные социальные ценности. Основная задача аппарата управления и всего руководства состоит в том, чтобы довести до сознания каждого работника цели коллектива.

Действенность цели определяется не только осознанием ее общественной значимости, но и её привлекательностью. При осознании социального значения цели действия побуждаются высокими мотивами, такими, как чувства долга и т. п., при этом растет ответственность за порученное дело. При осознании только личной значимости целей поведение мотивируется узко личными мотивами: материальными потребностями и интересами, престижем, а иногда и карьерными соображениями. При единстве личного и общественного в мотивации деятельности создаются самые оптимальные субъективные условия для деятельности личности в коллективе. Тогда человек коллективные цели принимает как личными и действует с максимумом энергии. Задача руководителя состоит в том, чтобы создать необходимые материальные и социально-психологические условия для формирования определенной мотивации у членов коллектива.

Смысл функции прогнозирования в управленческой деятельности аппарата состоит в том, что она является решающим фактором перехода от стратегии «пассивного реагирования» на изменяющиеся внешние условия к стратегии «активного упреждения» этих изменений и своевременной подготовки к ним, а далее – к мерам по недопущению наиболее негативных из них. Чтобы выжить и успешно развиваться, руководитель должен уметь приспосабливаться к этим внешним изменениям; но для этого, в свою очередь, необходимо их также прогнозировать. В частности, при прогнозировании создания организации аппарат управления должен учитывать состояние экономики, научно-технические достижения, социокультурные и политические факторы, международные события и т.д.

Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет оптимальным образом согласовывать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения общих целей. Такое согласование имеет два основных аспекта. Во-первых, это функциональное разделение обязанностей между отдельными членами организации и ее подразделениями, определение их основных задач и их сопряжение с общеорганизационными целями. Это планирование по содержанию. Во-вторых, хронологическое распределение задач подразделений и отдельных исполнителей во времени, определение рациональной последовательности их выполнения. Это – планирование по времени, или процессуальное планирование. В первом случае решается вопрос, что будут делать исполнители; во втором – когда они это должны делать и в какой последовательности. Функция планирования обеспечивает фактически основную задачу управления в целом. Ключевая роль планирования в управлении в сочетании с его сложностью и разнообразием его задач требует его понимания не только как обязанности аппарата управления, но и как функции, реализуемой многими иными подразделениями.

На этапе планирования необходимо учитывать взаимодействие целого ряда факторов как внутриорганизационных, так и психологических, что дает возможность получить положительный результат. Психологические факторы связаны с такими действиями, как мотивирование, информирование, правильное руководство персоналом, стратегия сотрудничества в работе, принятие общих целей организации, создание нормального психологического климата в группах, возможность самовыражения личности. При умелом планировании проявляется способность к творческой деятельности у отдельных личностей, благодаря существующим условиям внутри организации.

Под функцией организации понимается: во-первых, общий процесс создания определенной организационной структуры, т.е. выбор типа этой структуры, ее дифференциация по подразделениям в соответствии с целями и задачами. Этот процесс обозначается понятием организационного проектирования и последующей реализации выбранного проекта. В его ходе аппаратом управления решается вопрос о том, какой в целом должна быть организационная структура, исходя из миссии, главных целей, задач и внешнего окружения.

Во-вторых, под организацией понимается функциональное разделение и последующая координация основных видов работ между индивидами в управляемой системе. Это построение согласованной системы обязанностей, прав, полномочий исполнителей и руководителей; определение их функциональных ролей и их согласование в рамках уже избранной организационной структуры.

В-третьих, организацией обозначаются и определенные координирующие процессы, необходимые для реализации любой иной управленческой функции.

В процессе совместной деятельности аппарат управления и руководитель должен распределить все содержание совместной деятельности между ее членами таким образом, чтобы каждый из них вносил вклад в нее, т.е. осуществить функциональное разделение труда и обязательно согласовать, сорганизовать индивидуальные «вклады» в общую цель организации.

Между руководителем и исполнителем существует, как правило, ряд промежуточных уровней управления. Поэтому аппарат управления высших звеньев должен осуществлять не только и даже не столько организацию исполнения как такового, сколько организацию всей иерархии соподчиненных им уровней самого управления. Поэтому организационная функция руководителя включает два основных аспекта – организацию исполнения и организацию управления.

Необходимым условием выполнения функции организации является правильное общение руководителя с исполнителями. Процессы управления и организации деятельности всего персонала и руководителей не могут существовать изолированно друг от друга, органически переплетаясь между собой. Каждая организация нуждается в координации действий. Деятельность по координации работы других людей и составляет сущность управления.

Общим мерилом реальной власти и влияния руководителя является то, насколько он сосредотачивает функции принятия решения, насколько ему «принадлежит последнее слово» в решении проблем организации. Субъект должен и может строить свое поведение и принимать решения, ориентируясь на максимальный учет всех факторов ситуации.

Каждый руководитель понимает, что эффективность работы на предприятии в целом зависит от совместной работы как руководителя, так и подчиненных. В этом смысле играет значительную роль коллективное управление. Это своеобразный стиль руководства, где особая роль отводится рядовым подчиненным, участвующим в решении множества производственных задач. При коллективном управлении главная задача руководителя состоит в том, чтобы умело направлять и координировать деятельность отдельных групп, чтобы группа без участия начальства была в состоянии принимать нужные решения. В такой ситуации проявляется в полной мере коллективный подход и ответственность управления, что при соблюдении ряда условий может быть весьма эффективным.

Одной из важнейшей функцией руководителя является мотивирование исполнителей – создание, поддержание и развитие мотивации работников. Раскрытие содержания функции мотивирования тесно связано с проблемой мотивации трудовой деятельности в целом. Это создает большие трудности решения данной проблемы. Поэтому вначале необходимо определить те ее аспекты, которые наиболее специфичны для управленческой деятельности. Во-первых, это характеристика мотивации исполнительской деятельности. Она требует характеристики основных мотивов трудовой деятельности – того, к чему должен апеллировать руководитель, организующий свои мотивационные воздействия. Во-вторых, это характеристика собственной мотивации деятельности руководителя, выявление специфики ее основных закономерностей (мотивация управления). В-третьих, это описание состава, структуры и содержания непосредственно функции мотивирования как одного из основных компонентов управленческой деятельности.

Функция мотивирования в процессе управления используется для учета последовательности поведенческих действий, с помощью которых реализуется управленческая цель. Руководители при выполнении этой функции мотивировании как одной из сложнейших должны учитывать личностные особенности исполнителей, применение индивидуального подхода к работникам, понимать цели, стремления, желания работников, учитывать межличностные отношения внутри коллектива и т.д.

Существует два исходных принципа создания систем мотивирования. Во-первых, они должны быть ориентированы не только на часть потребностей работника (обычно – материальных), а на все присущие ему типы и виды потребностей. Во-вторых, они должны адекватно выявлять и учитывать реальный вклад каждого исполнителя в итоговый результат и обеспечивать стимулирование, пропорциональное этому вкладу.

Суть управленческой деятельности связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и ее отдельных членов для достижения общих целей. Эта координация осуществляется в различных формах, но в первую очередь – посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе коммуникации. Коммуникационная функция, наряду с функцией принятия решения, рассматривается в качестве связующего процесса в организациях. В общем плане коммуникация определяется как любой обмен информацией между людьми (или группами) независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет. Критерием оптимальности при этом выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей организации.

Создание эффективных коммуникаций достигается несколькими основными путями. Так, формулировка ясной, четкой определенной цели организации, также ее конкретизация на подцели для каждого подразделения сама по себе снимает многие вопросы, делает излишними дополнительные разъяснения и оптимизирует коммуникации. Детализированный план, четко регламентирующий основные виды работ подразделений и их нормативы, также является действенным средством урегулирования деловых контактов. Далее правильно выбранный тип организации (экономичность ее структуры, отсутствие дублирующих подразделений, множественного подчинения в ней) содействует созданию оптимальной коммуникационной сети. Наконец, эффективная система контроля – его справедливость, понятность подчиненным, гласность, систематичность – все это устраняет ненужные выяснения, конфликты.

Функция контроля позволяет руководителю определить, достигнута ли цель или нет, и тем самым дает санкцию для перехода к последующим действиям, связывая все звенья цепи управления в единое целое. Чтобы быть действенным и эффективным, контроль должен быть активным. Он не может сводиться лишь к констатации обнаруженных ошибок или отклонений, а включает средства и механизмы их исправления. Последнее обеспечивается за счет тесно связанной с контролем коррекционной функцией. Наиболее общими видами контроля являются: опережающий (предварительный), текущий, заключительный. Суть опережающего контроля состоит в том, чтобы предвидеть и прогнозировать будущее функционирование и направлять основные усилия были сосредоточены не на исправление, а на предупреждение ошибок, неблагоприятных ситуаций. Предварительный контроль организационно осуществляется реализацией выработанной на этапе планирования системы правил, процедур и «линий» поведения. Текущий контроль реализуется непосредственно в процессе исполнения работ и обычно приурочивается к концу любой технологической фазы процесса организационного функционирования. В нем наиболее полно воплощается уже отмеченный принцип обратной связи, который позволяет не только оценить качество работ, но и внести в них определенные коррективы и тем самым решающим образом содействовать достижению целей.

Заключительный контроль осуществляется после окончания определенных видов работ. Его роль двояка.

Во-первых, на его основе окончательно решается вопрос об их качестве (со всеми вытекающими отсюда последствиями для исполнителей).

Во-вторых, от него зависят разного рода оценочные процедуры, решение вопросов наказания-поощрения, а также организация стимулирования и мотивирования. Следовательно, он выполняет важную собственно мотивирующую функцию. Поэтому с психологической точки зрения руководитель должен уделять наибольшее внимание именно этому типу контроля, владеть методами и правилами заключительного контроля как мотивирующего средства.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее. Контроль за результатами деятельности является важным, поскольку именно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля. Руководитель должен обращать внимание не только на стоимостное выражение результатов, но и учитывать «ключевые» результаты (внимание к человеку и его потребностям, уважение личности, ответственность, эффективные стили руководства групповыми действиями и т.д.).

Кадровые функции включают в себя ту часть управленческой деятельности, которая связана с формированием кадрового планирования, разработкой профессионально - квалификационных требований к персоналу;

· набором, отбором, расстановкой, оценкой, повышением, понижением, увольнением и продвижением по службе персонала;

При формировании кадровой политики определяются общие приоритеты кадровой работы, вырабатывается общий подход к персоналу и его роли (и формам участия) в организационном функционировании. Эти стратегические задачи являются, как правило, либо личной прерогативой руководителя организации, либо решаются под его непосредственным контролем. В связи с этим в социологии и психологии управления существует понятие кадровой ответственности, что подразумевает личную ответственность руководителя за весь комплекс работ по кадровому обеспечению.

Воспитательная функция выражается в том, что руководитель может и должен оказывать воспитательное воздействие в непосредственной, т.е. специально организованной форме, в форме индивидуальных бесед, наставлений, показа, разъяснения, взыскания и др. Большое влияние имеет непрямая реализация воспитательной функции – через силу личного примера профессиональной компетентности руководителя, через стиль ведения дел в организации, через манеру держаться и общаться и т.д.

Сущность арбитражной функции руководителя состоит в решении и устранении конфликтов и трудовых споров в организации.

Психотерапевтическая функция руководителя проявляется в создании руководителем атмосферы своеобразного психологического комфорта в коллективе.

Сущность дисциплинарной функции определяется особенностями реализации функции контроля по отношению к поведению исполнителей.

Экспертно-консулътативная функция – это прежде всего проведение руководителем систематических бесед, консультаций, а также иных мероприятий, направленных на помощь исполнителям в реализации ими производственных функций.

Производственно-технологические функции непосредственно направлены на производство, реализацию действий по созданию итогового продукта. Выполнение управленческих функций является элементом бюрократии, а аппарат управления – бюрократической структурой. Однако управлять большими общественными образованиями без бюрократической структуры невозможно. То есть бюрократия в разумных размерах и количестве является необходимым компонентом управления.

Бюрократия (от франц. Bureau – бюро, канцелярия и греч. kratos – власть, господство) – специфическая форма управленческих структур и отношений, характеризуемая:

1) существованием привилегированного слоя служащих, признанного осуществлять власть и господство в организации;

2) отрывом исполнительной власти от законодательной, а той и другой от воли и решений большинства членов организации;

4) делегированием функций контроля лицам, ответственным за исполнение;

5) сознанием системы служебной зависимости, приводящей к главенству формы над содержанием деятельности.

Основной компонент сознания бюрократии – чувство статуса, принадлежность к «властвующей элите». К важнейшим чертам бюрократии относится иерархичность, жесткая регламентация в отношениях между институтами и группами, многоступенчатость в передаче информации, конформизм и авторитарность сознания и поведения. Если бюрократия делает свои формальные цели своим содержанием, то она всюду вступает в конфликт с реальными целями. Она вынуждена поэтому выдавать формальное за содержание, а содержание – за нечто формальное.

Бюрократизация системы управления означает формирование системы управления, иерархию должностей, разделение функций и власти, нисходящую лестницу подчинения. Наибольшее развитие бюрократия получила в условиях существования административно-командной системы управления, существовавшего в то время принципа демократического централизма в системе руководства и управления. В настоящее время происходят некоторые заметные сдвиги путем внедрения в систему руководства и управления партисипативных методов или так называемой «демократии на рабочих местах», когда управленческие структуры (управленцы) делегируют часть своих полномочий нижестоящим руководителям, вплоть до самых низовых звеньев. Рыночная система хозяйствования, конкурентное существование трудовых организаций вынуждают вести постоянную и последовательную борьбу с бюрократией. Однако и сегодня в этом плане недостатков более, чем предостаточно.

Бюрократия в системе руководства и управления выливается в такое направление, как бюрократизм, которого проявляется в следующих видах и формах поведения:

1. Концентрация в своекорыстных целях реальных рычагов власти, организационно-исполнительских полномочий в руках работников специализированного аппарата различных социальных институтов и организаций в условиях неразвитости или авторитарной деградации демократического контроля.

2. Бюрократическая система аппаратного властвования и управления, инструментальные функции которой фактически трансформируются в целеполагающие; претендующая на господство над обществом социально-безответственная система осуществления распорядительно-распределительных, учетных и прочих функций, а также функций по организации идеологических воздействий, обеспечивающих поддержку лидерства и принятых решений. Эта структура иерархически соподчиненных звеньев, в которой власть, свобода усмотрения, социально-номенклатурные статусы, уровни доходов и привилегии распределены неравномерно, как бы стягиваясь к вершине, ориентированы на демонстративно-формальное исполнение (либо имитацию исполнения) указаний вышестоящего авторитета. Доминирующей чертой бюрократической системы выступает самосохранение.

3. Бюрократический стиль управления, который характеризуется своекорыстным формализмом, проявляющимся в ритуальном следовании установленным нормам независимо от существа дела, более или менее произвольным истолкованием и применением этих норм, волокитой и уклонением от принятия решений во всех случаях, когда это связано с риском ответственности, наконец, общей направленности служебной активности на удержание своих позиций, своего статуса, подчинение интересов дела интересам карьеры. То есть, ядро бюрократической системы ценностей образует карьера, она коррелирует с ожиданиями, роста статуса и престижа. Другим важнейшим элементом бюрократической системы ценностей выступает самоутверждение служащего в организации, бездумное и не творческое служение организации как средству достижения собственной цели.

Рассмотренные выше функции управления руководителя не могут привести к эффективной деятельности организации без создания сплоченного, работоспособного коллектива.

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: