Процесс реализации диаграммы и расписания проекта средствами MS Project

Microsoft Project—программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан для того, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные). Разберем вкратце свойства сущностей.

Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои — этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).

Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть назначен на задачу.

На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все, что он умеет.

Каждая организация имеет собственные критерии и стандарты отслеживания использования. Например, некоторые руководствуются трудовым кодексом, в котором указано конкретное количество рабочих часов в день. Это значит, что таким организациям следует отредактировать параметры и значения по умолчанию для расписания и выбирать соответствующие настройки.

Жирной линией на диаграмме обозначен критический путь, то есть путь следования процесса проектирования, где резерв времени нулевой. Операции шесть и девять располагают достаточным резервом времени: четыре и три дня соответственно. Это дает возможность избежать перерасхода времени в ходе процесса проектирования в случае непредвиденных ситуаций.

Расчет верхней части элементов диаграммы происходит прямым путем за счет сложения наиболее раннего начала операции с ее продолжительностью и так до завершения проекта за исключением моментов разветвления по ходу следования элементов диаграммы. В этом случае из двух и более элементов предпочтение отдается наиболее позднему сроку начала выполнения операции.

Расчет нижней части элементов диаграммы производится обратным путем от момента завершения к началу проектирования за счет вычитания из наиболее позднего срока завершения операции ее продолжительности, что формирует в результате наиболее поздний срок начала операции.

Процесс работы с проектом в системе MS Project начинается с ввода данных (формирования описания проекта). Основными этапами этого процесса являются:

- создание перечня операций с оценкой их продолжительности;

- формирование (при необходимости) иерархии операций;

- назначение ресурсного обеспечения операциям.

Данные, относящиеся к отдельному проекту, сохраняются в файле, имеющем расширение *.mpp.

В частности, данные по описанному выше учебному примеру предлагается сохранить в файле TestProject.mpp. Читателю, знакомому с другими продуктами семейства MS Office, будет нетрудно сориентироваться в общих принципах организации пользовательского интерфейса данной программы. Основными элементами стандартной среды MS Project являются собственно окно проекта (вообще говоря, можно одновременно работать сразу с несколькими проектами и открыть несколько окон) и панель управления представлениями (видами) проекта. Альтернативный способ управления представлениями проекта доступен из меню View.

Ввод общей информации по проекту. Создание описания любого проекта (меню File > New) начинается с ввода общей информации по проекту, важнейшими элементами которой являются опорные Даты проекта. У каждого проекта определяются две опорные даты: начала и окончания. Одна из них (по выбору пользователя) вводится, а другая - вычисляется автоматически. Впоследствии общую информацию по проекту можно корректировать (меню Project» Project Information).

Создание перечня операций. Информация, позволяющая сформировать последовательность операций, получается как результат этапа структурного планирования Перечень операций, на которые разбивается проект, может быть создан вручную либо получен за счет переноса данных из других программ. Например, из документа Word или таблицы Excel.

На панели управления представлениями проекта выбрать вид Gant Chart (последнее можно сделать также с помощью меню View > Gant Chart).

В колонки таблицы в верхней части окна вводятся атрибуты отдельных операций: Task Name (наименование), Duration (продолжительность). Заметим, что при задании продолжительности можно явно указывать ее размерность. Например, 60 m (минуты), 1 h (часы), 10 d (дни) и т. д. Одновременно предусмотрено задание размерности по умолчанию (меню Tools > Options, вкладка Schedule, поле Duration is entered in:).

Простейший способ автоматического импорта/экспорта данных может быть продемонстрирован с помощью электронных таблиц Excel. Например, для того чтобы перенести данные из MS Project на лист Excel, требуется:

- выделить строки с описанием копируемых задач в MS Project;

- вызвать функцию сору (из меню либо щелчком левой клавиши мыши);

Следует заметить, что MS Project обладает свойствами OLE-сервера и его данные могут «погружаться» в другие программы. В Excel и Word это можно сделать с помощью функции Специальная вставка (Paste Special).

Взаимосвязи между операциями, вообще говоря, могут быть заданы уже в ходе создания их описаний. Для этого по тем операциям, которые зависят от других, заполняется специальная таблица Predecessors (предшественники). В MS Project допускаются разные типы связей между операциями. Для любой операции можно определить временной лаг (как положительный, так и отрицательный) относительно предшествующей (управляющей) операции.

Исходя из заданного перечня операция и их продолжительности в днях, построим диаграмму предшествования процесса проектирования с помощью MS Project Pro при помощи инструмента «Диаграмма Ганта», что упростит задачу планирования и ведения отчетности по проекту.

Сетевой график (Gantt Chart или Диаграмма Ганта) – это популярный вид диаграммы (придуманный Генри Гантом), используемый для планирования и контроля выполнения проекта. Такой интерактивный сетевой график присутствует практически во всех системах управления проектами.

На диаграмме отображены задачи и стадии проекта с учетом их протяженности во времени. Задачи на диаграмме могут быть зависимыми друг от друга (например, одна задача может начинаться только после завершения другой). Кроме того, может показываться процент выполнения каждой задачи и ответственный за ее выполнение.

Сетевой график удобен для управления временем проекта. Задавая планируемую длительность каждой задачи и зависимости между задачами - можно легко получить теоретический срок проекта (критический путь). А посмотрев на сетевой график во время выполнения проекта, можно быстро оценить, насколько достигаются запланированные сроки, и ввести соответствующие корректировки.

Проекты, как правило, организованы в фазы, которые определяются потребностями управления и контроля. Эти фазы следуют в логической последовательности, от начала и до окончания, и используют ресурсы для обеспечения результатов. Чтобы гарантировать эффективное управление вовремя всего жизненного цикла проекта, в каждой его фазе должна быть выполнена последовательность задач. Фазы (этапы) проекта делят его на управляемые разделы, все вместе составляющие жизненный цикл проекта» (стандарт по управлению проектами ISO 21500).

- В меню Файл последовательно выберите команды Создать, Расписание, а затем — команду Диаграмма Ганта.

- На вкладке Дата введите количество задач для начала работы, единицы времени, которые нужно отобразить, и диапазон дат для проекта.

Примечание. Параметры форматирования можно изменить в любой момент. В меню Диаграмма Ганта выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Формат.

- Замените имена задач по умолчанию именами задач, соответствующими проекту, а также замените даты начала и окончания задач и длительность.

В диаграмме Ганта в столбце Название задачи выделите ячейку, содержащую задачу, которую необходимо переименовать, а затем введите новое имя.

В диаграмме Ганта выделите ячейку, содержащую дату, которую необходимо изменить, а затем введите новую дату.

Примечание. Дату для итоговой задачи изменить нельзя. Даты итоговых задач изменяются только при изменении даты одной или нескольких задач, расположенных уровнем ниже итоговой задачи.

В диаграмме Ганта выделите ячейку, содержащую длительность, которую нужно изменить, а затем введите новое значение длительности. Используйте следующие сокращения: м— минуты, ч — часы, д — дни и н — недели.

Примечание. Между числом и сокращением не должно быть пробела. Например, для указания длительности в 5 дней введите 5д.

Совет. Длительность можно также изменить, выделив область задач и перетащив маркер выделения с правой стороны области задач на новую дату окончания на временной шкале.

- Добавьте дополнительные задачи в диаграмму Ганта.

Выделите рамку проекта, щелкнув сплошную линию вокруг диаграммы Ганта.

Перетащите вниз маркер выделения

, расположенный по центру нижней части рамки. Будут созданы новые строки задач, заполняющие пространство.

Выделите ячейку Название задачи одной из новых задач, а затем введите имя задачи.

Совет. Положение задач в диаграмме Ганта можно изменить, перетащив строки задач внутри рамки диаграммы.

Из набора элементов Фигуры диаграммы Ганта перетащите на страницу документа фигуру Веха и поместите ее между задачами, которые предваряет или за которыми следует веха.

Примечание. При добавлении фигуры Веха в диаграмму Ганта автоматически добавляется строка со значением длительности, равным 0 (нулю).

Совет. Задачу в вехе можно изменить, задав значение ее длительности равным 0. Подобным образом можно изменить веху в задаче, задав положительное значение длительности.

- Создайте зависимости между задачами в диаграмме Ганта.

Сначала выделите область задач или веху, из которых нужно установить связь, а затем нажмите клавишу Shift выделите зависимую задачу или веху.

Щелкните правой кнопкой мыши одну из фигур, а затем в контекстном меню выберите команду Связать задачи.

Microsoft Visio — векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows.

Выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365.

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно.

Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office.

- Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003) (based on Visio 2002 and included with Visual Studio.NET 2003 Enterprise Arch.

- Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005) (based on Visio 2003 and included with Visual Studio 2005 Team Suite and Team Architect editions).

Не существует версий 7, 8, 9 и 13. После покупки компанией Microsoft, Visio входила в состав Office, соответственно версия Visio соответствует версии Office.

Visio 2010 и более ранние версии Microsoft Visio поддерживают просмотр и сохранение диаграмм в форматах VSD и VDX. VSD является собственным бинарным файловым форматом, который используется во всех предыдущих версиях Visio. VDX является хорошо задокументированным XML «DatadiagramML» форматом. Начиная с версии Visio 2013, сохранение в формате VDX больше не поддерживается в пользу новых VSDX и VSDM файловых форматов.Созданные на основе стандарта Open Packaging Conventions (OPC — ISO 29500, Часть 2), VSDX и VSDM файлы состоят из группы архивированных XML-файлов, находящихся внутри ZIP-архива.Единственная разница между VSDX и VSDM файлами состоит в том, что VSDM файл может содержать макросы. Из-за подверженности таких файлов макровирусам, программа обеспечивает строгую безопасность для них.

Visio 2010 и более ранние версии Microsoft Visio используют VSD формат как формат по умолчанию, Visio 2013 использует VSDX формат по умолчанию.

DatadiagramML используется многими другими инструментами по управлению бизнес-процессами (BPM), такими как Agilian, ARIS Express, Bonita Open Solution, ConceptDraw, OmniGraffle или IBM WebSphere. OmniGraffle Pro для Mac OS X поддерживает просмотр VSD и VDX форматов и сохранение в VDX формат.

VisioTouch позволяет просматривать диаграммы Visio на iPad и iPhone, открывая VSD, VDX и VSDX файлы, созданные с помощью MS Visio 2000—2013.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: