Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Протокольные аспекты ведения переговоров.





При подготовке и проведении переговоров встаёт целый ряд вопросов протокольного характера.

Процесс переговоров складывается из трёх основных стадий: подготовка к переговорам, - процесс ведения переговоров, - анализ результатов переговоров и – выполнение достигнутых договорённостей. Необходимость решения протокольных вопросов возникает обычно на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение. Формирование делегации предполагает определение её количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц потом формируется делегация. При формировании делегации на двусторонних переговорах исходят из примерного равенства числа представителей от каждой стороны. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах. Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договорённости сторон.

Определение места и времени проведения переговоров.

Место и время определяется по взаимной договорённости её участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который может сделать свои предложения, но окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашённой стороной.

В случае переноса переговоров на другие часы или дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.



Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы.

Подготовка помещения. Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в социально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевёрнутые – признак их неиспользованности). На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация находится в полном составе в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Рассадка за столом переговоров.

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учётом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам. Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании представительствует хозяин, а далее по алфавиту.

Существует ещё один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон и за один стол усесться невозможно.

Форма стола имеет и психологическое значение. Круглый стол создаёт более свободную атмосферу. Он хорош при работе над проектом. Однако круглый стол снимает статусные различия, и руководитель делегации психологически оказывается на одном уровне с её членами.

Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он хорош для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем сидящие слева. А сидящие напротив вас – настроены наиболее оппозиционно.

Прямоугольный стол чаще всего используется при ведении переговоров. Размеры стола могут иметь очень большое значение. Чем больше стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками, т.е. тем легче выразить несогласие, сказать «нет».

Приёмы и их виды.

Приёмы играют важную роль в развитии деловых контактов. Надо отметить, что основным содержанием приёма является не приём пищи и дегустация напитков. Приёмы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.

На приёмах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приёме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные круги общества страны пребывания. Это продолжение служебной деятельности. К приёму нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чём поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Также нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации. Международная практика установила виды приёмов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приёмов.

Приёмы устраиваются по случаю национальных праздников, годовщин событий, в честь находящейся в стране иностранной делегации, а также в порядке повседневной работы.

Приёмы подразделяются на дневные и вечерние, а также приёмы с рассадкой за столом и без неё.

Основными видами приёмов являются «Бокал шампанского» («Coupe de champagne») или «Бокал вина» («Vin d`Honneur»), «Завтрак» («Lunch»), «Обед» («Dinner»), «Обед-буфет» («Buffet Dinner»), «Ужин» («Jupper»), приёмы типа «а ля фуршет», «Коктейль», а также маленькие приёмы – «Кофейный или чайный стол».

К дневным приёмам относятся: «Бокал вина» или «Бокал шампанского» и «Завтрак». Все остальные приёмы относятся к вечерним. К приёмам с рассадкой за столом можно отнести такие приёмы, как «Завтрак», «Обед» и «Ужин».

Согласно международной практике, наиболее почётными по своему характеру видами приёмов являются «Завтрак» и «Обед». «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинаются в 12 часов и заканчиваются к 13 часам. Во время такого приёма обычно подаются только шампанское, вина, соки. В качестве закуски – маленькие пирожные, бутерброды, орешки и т.д. Приём проходит стоя. Форма одежды – повседневный костюм или платье. «Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами. Наиболее распространённое время начала завтрака от 12.30 до 13.30. завтрак продолжается 1-1,5 часа, из которых 45- 60 минут гости проводят за столом, а 15-30 минут – за кофе (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). За завтраком подают одну-две холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо, десерт.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. По завершении завтрака подаются чай, кофе. Предлагается коньяк и ликёр. Форма одежды – повседневный костюм или платье, если форма одежды специально не указывается в приглашении.

Приём типа «Коктейль» начинается между 17-18 часами. Продолжительность приёма 2 часа. Приём проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приёма (17.00 – 19.00; 18.00 – 20.00). Гости могут приходить и уходить в любой час указанного времени. Нормальным считается пребывание на приёме до 1,5 часов.

Первые гости собираются в течение 15 – 30 минут. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительной причины) рассматривается как желание гостя подчеркнуть натянутые отношения к устроителям приёма.

Сотрудники фирмы не должны появляться на приёме позже своего руководства. Разъезд происходит в обратном порядке: первым уезжает руководство, за ним остальные сотрудники в порядке старшинства.

Хозяин и хозяйка на этих приёмах в течение всего времени стоят у входа, встречают и провожают гостей. Кроме того, хозяйка представляет вновь прибывших тем из гостей, с которыми они не знакомы. Если хозяйки нет на месте, то вновь прибывший должен найти её, поздороваться с ней, прежде чем вступить в контакт с гостями.

Подают налитые в бокалы коктейли. Их разносят официанты. Иногда устраивается бар-буфет со спиртными напитками. В качестве закуски подаются канапе с различными солёными маслами, кремами, паштетами, рыбой, мясом, фаршированные яйца, мини-пирожные, печенья, солёный и сладкий миндаль, орехи, фрукты.

Приём типа «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль» (17.00 – 19.00 или 18.00 – 20.00). Его формальное отличие состоит в том, что на приёме «Коктейль» обычно подают больше напитков и меньше закусок, а на фуршетных приёмах напитков подаётся меньше, а закусок предлагается значительно больше.

После холодных закусок подают запечённую еду (жульены). Можно также подавать сосиски, маленькие котлеты. После горячей закуски гостей угощают десертом – сыром с фруктами, желе, мороженым. В конце приёма подают кофе. Гости обслуживают себя сами. Официанты лишь наполняют блюда, меняют тарелки, наливают напитки и накладывают мороженое.

Приходя на такой приём, надо, прежде всего, разыскать хозяина и хозяйку, поздороваться с ними. Уходить разрешается не прощаясь. Уходя с приёма, оставьте в передней на особом подносе две свои карточки и карточку жены с загнутыми уголками.

Форма одежды повседневная – костюм или платье, если иное не указано в приглашении.

«Обед» – это наиболее почётный вид приёма. Он обычно начинается в промежутке между 19.00 и 21.00. Столы ставят в виде буквы «П» или «Т». Почётные места за торжественным столом организуют «лицом» к входным дверям или, если это невозможно, к окнам, выходящим на улицу. Стол украшают цветами и маленькой холодной закуской с декоративными овощами. Выбор холодных закусок невелик – только по одному рыбному и мясному блюду и овощные салаты. После холодных закусок подают бульон с гренками, затем – какое-либо мясное блюдо. Могут быть два горячих кушанья, одно из них рыбное, которое подают перед горячим мясным блюдом с приготовленными по-разному овощами. Обед заканчивается десертом: желе, кремы, различные сладкие блюда, ягоды со сливками. В заключение подаётся чай или кофе.

Спиртные напитки те же, что и на завтраке. Пред обедом гостям предлагаются аперитивы.

Торжественный приём требует парадной формы одежды. В этом случае на приглашениях (в левом нижнем углу) обычно пишут «White tie» (белый галстук, что означает – фрак) или «Black tie» (чёрный галстук, т.е. смокинг); «Evening dress» – вечерняя одежда, что также означает фрак. Если форма одежды указывается, выполнение этого является обязательным. Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах.

Женщинам на приёмы следует приходить в одежде строгого покроя, неярких тонов. На завтрак, коктейль принято являться в платье обычной длины, платье – костюме или костюме, небольшой шляпе из фетра, шёлка и другого подобного материала, причём шляпу во время приёма снимать не обязательно. Не рекомендуется приходить на приёмы с большим количеством ювелирных украшений. Их вообще не надевают до 18.00. Днём уместнее выглядит бижутерия или украшения из полудрагоценных металлов.

На приёмы, начинающиеся до 20.00, дама может прийти в шёлковых, лайковых перчатках с замшевой или кожаной сумочкой. Перчатки, однако, снимают сразу по приходу, самое позднее – в фойе, где разносят аперитив.

К вечернему платью можно надеть шёлковые, кружевные, другие тонкие перчатки, причём, чем короче рукава платья, тем длиннее должны быть перчатки и наоборот.

На приглашениях иногда пишут: «Undress» (буквально – без одежды). Это означает, что надлежит быть в простом костюме.

Парадная одежда требует соблюдения некоторых общих правил. К фраку полагаются: белый галстук – бабочка, завязанный от руки (шёлковый или, лучше пикейный), туго накрахмаленная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, белый пикейный жилет (надевают и шёлковый, но это не считается хорошем тоном), чёрные лакированные туфли. На фрачной жилетке три пуговицы, которые должны быть всегда застёгнуты. В нагрудном кармане – белый носовой платок в том случае, если на груди не прикреплены ордена. Запонки должны быть скромными. При себе надо иметь свежие белые перчатки.

К смокингу полагается тугая крахмальная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, чёрный галстук – бабочка, лакированные туфли, чёрный жилет. С фраком не носят наручные часы, а только карманные на цепочке.

«Обед-буфет» является разновидностью «Обеда». Поскольку этот вид приёма берёт своё начало в Швеции, его называют «шведский стол». Буфетный обед проводится в те же часы, что и «Обед». Его проведение проще, т.к. не связано с размещением гостей за столом. Сервируя стол в виде буфетной стойки, его помещают у стены или в центре комнаты.

На середину стола ставят холодные закуски, холодные соусы, хлеб, различные салаты, печенья, кондитерские изделия, прохладительные напитки, соки, минеральную воду.

Участники буфетного обеда не сидят за общим столом, а подходят к нему, берут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с предварительно положенными на неё ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком.

Наполнив тарелку, гости отходят от стола и рассматриваются за маленькими столиками. Они могут располагаться также на диванах, в креслах, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.

Вина, коктейли и другие спиртные напитки выставляются на буфетных стойках и столах, за которыми стоят официанты.

Форма одежды такая же, как на «Обеде».

«Ужин» начинается в 21.00 и позднее. От «Обеда» отличается лишь временем его начала. Кроме того, на ужине, как правило, не подают суп.

Форма одежды указывается в приглашении – тёмный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.

Партнёры по деловому общению могут устраивать и менее официальные встречи – за чайным или кофейным столами.

На кофе, как правило, приглашают с 17.00 до 19.00, на чай можно приглашать и позже – до 20.00.

К кофе или чаю подают маленькие бутерброды, пирожки, сладкое и солёное печенье, сдобные булочки, кексы, солёные или сладкие торты. На стол можно поставить коробки шоколадных конфет, сливки, мороженое, лимоном.

Перед кофе можно подать горячую закуску или салат, тосты, оладьи с начинкой, омлеты, печенья. К кофейному столу также рекомендуется подавать соки, минеральную воду.

Форма одежда – повседневный костюм или платье.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.