Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.

Етапи підготовки до передавання док. в архівний підрозділ установи:

4. підготовка док. що супроводжують процес передавання справ до архівного підрозділу установи.

За результатами експертизи цінності док. скл. описи док. постійного і тривалого термінів зберіганняй акти про виділення на знищення док.

Зведений опис справ постійного строку зберігання скл у 4 примірники, а тривалого - у 2.

Особи, відповідальні а роботу з док, зобов’язані забезпечувати захист док, що створюються на підприємствах.

Приміщення, де зберігаються док, повинні відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи поміщають у шафи канцелярського типу, які обовязково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників.

Забезпечення фізичного збереження док сприяє також і правельне підшивання аркушів док. у справі. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї док. були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см.

Ділова інформація, що має тактичну або потенційну комерційну цінність для підприємства, називається комерційною таємницею. Її відкриття може завдати збитків підприємству, тому питання охорони його документаційного ресурсу є надзвичайно важливим.

Способи і засоби захисту документальної інформації

Інформаційно-довідкова робота за документами

Щоб забезпечити ефективне використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень на підприємстві, створюють пошукові системи за документами - бази даних про документи підприємства. Пошукові системи містять: картотеки, класифікаційні довідники.

За допомогою пошукових систем служба діловодства або секретар зобовязані забезпечити швидкий пошук таких даних: у кого. де, на якій стадії підготовки перебуває той чи той документ; в яких документах можна знайти інформацію з певного питання.

Пошукова система повинна відповідати певним вимогам: якнайповніше розкривати склад і зміст документів, забезпечити оперативний пошук документів та інформації, контроль за їх виконанням.

У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток. з яких можна скласти такі самостійні картотеки:

Ø довідкові - за кореспондентами, видами док, авторами,

Ø контрольні - за строками виконання, виконавцями,

Ø кодифікаційні - нормативно-правові акти, розпорядчі док,

Ручна картотека - шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки.

Картки у рубриках систематизують: за алфавітом, підпорядкованістю, залежно від ступеня важливості.

Картотеки організовують за різними схемами. Їх побудова залежить від структури підприємства. ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників.

Довідкова картотека складається з двох частин - невиконані та виконані документи. Їх створюють окремо на кожний календарний рік. Загальний строк зберігання карток - 3 роки.

Нині на підприємствах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають змогу заповнювати реєстраційні форми на компютері і водночас створювати базу даних за документами підприємства. Для пошуку документа чи групи док. зазначають такі реквізити:

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля,реєстраційного штампа.

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання.

Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки.

Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

- правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: