|
Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію. Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи. Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа. Етапи підготовки до передавання док. в архівний підрозділ установи: 1. експертиза цінності док 2. оформленя справ; 3. складання описів справ; 4. підготовка док. що супроводжують процес передавання справ до архівного підрозділу установи. За результатами експертизи цінності док. скл. описи док. постійного і тривалого термінів зберіганняй акти про виділення на знищення док. Зведений опис справ постійного строку зберігання скл у 4 примірники, а тривалого - у 2. Захист документів Особи, відповідальні а роботу з док, зобов’язані забезпечувати захист док, що створюються на підприємствах. Приміщення, де зберігаються док, повинні відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи поміщають у шафи канцелярського типу, які обовязково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників. Забезпечення фізичного збереження док сприяє також і правельне підшивання аркушів док. у справі. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї док. були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см. Ділова інформація, що має тактичну або потенційну комерційну цінність для підприємства, називається комерційною таємницею. Її відкриття може завдати збитків підприємству, тому питання охорони його документаційного ресурсу є надзвичайно важливим. Способи і засоби захисту документальної інформації
Інформаційно-довідкова робота за документами
Щоб забезпечити ефективне використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень на підприємстві, створюють пошукові системи за документами - бази даних про документи підприємства. Пошукові системи містять: картотеки, класифікаційні довідники. За допомогою пошукових систем служба діловодства або секретар зобовязані забезпечити швидкий пошук таких даних: у кого. де, на якій стадії підготовки перебуває той чи той документ; в яких документах можна знайти інформацію з певного питання. Пошукова система повинна відповідати певним вимогам: якнайповніше розкривати склад і зміст документів, забезпечити оперативний пошук документів та інформації, контроль за їх виконанням. У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток. з яких можна скласти такі самостійні картотеки: Ø довідкові - за кореспондентами, видами док, авторами, Ø контрольні - за строками виконання, виконавцями, Ø кодифікаційні - нормативно-правові акти, розпорядчі док, Ø за зверненнями громадян, Ø алфавітні. Ручна картотека - шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки. Картки у рубриках систематизують: за алфавітом, підпорядкованістю, залежно від ступеня важливості. Картотеки організовують за різними схемами. Їх побудова залежить від структури підприємства. ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників. Довідкова картотека складається з двох частин - невиконані та виконані документи. Їх створюють окремо на кожний календарний рік. Загальний строк зберігання карток - 3 роки. Нині на підприємствах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають змогу заповнювати реєстраційні форми на компютері і водночас створювати базу даних за документами підприємства. Для пошуку документа чи групи док. зазначають такі реквізити: Ø вхідні, вихідні, внутрішні док; Ø вид док; Ø приблизні хронологічні межі пошуку; Ø регіон, за яким ведеться пошук; Ø підприємство; Ø зміст. Інформація про док. виводиться на екран. Проходження документів Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися. При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля,реєстраційного штампа. Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення. Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем «Контроль». Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання. Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки. Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.
Відправлення документів Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).
Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор... Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем... Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|