Работа с базами данных в Access.

Система управления базами данных Microsoft Access является одной из наиболее популярных приложений работы с реляционными базами данных. Она обладает простым интерфейсом и имеет развитые средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск необходимой информации, позволяет использовать информацию в виде графиков, таблиц и отчетов. Кроме того, она позволяет использовать табличное представление, поддерживаемое другими приложениями (например, Excel).

База данных (БД) – это совокупность сведений о данных, относящихся к определенной теме или задаче. При этом БД позволяют эффективно хранить и обрабатывать данные. Реляционная БД – это определенным образом организованные данные, хранящиеся в виде множества взаимосвязанных таблиц. Каждая таблица представляет собой совокупность строк и столбцов. Строки таблицы называются записями, а столбцы – атрибутами. Все записи имеют одной таблицы одинаковую структуру и состоят из полей, в которых хранится значение атрибута. Каждый атрибут имеет строго определенный тип данных, например, строка символов, число, дата и др.

Для работы с БД используют специальную программу – систему управления БД (СУБД), которая позволяет выполнять следующие операции:

· Управление данными – защита от несанкционированного доступа, поддержка целостности и согласованности данных, обеспечение многопользовательского режима работы с данными;

· Добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· Удалять из таблицы одну иди несколько записей;

· Обновлять значение некоторых полей в одной или нескольких записях;

· Находить записи, удовлетворяющие заданному условию.

Для выполнения операций с данными используется механизм запросов.

Практическое работа 1. Создание таблиц БД.

Для запуска СУБД Access достаточно выбрать программу Microsoft Access из основного меню Пуск. Интерфейс Access имеет привычный для всех программ Microsoft Office вид и представлен на рис.9.

Основное меню Access позволяет выполнять стандартные функции по работе с файлами, управлять содержимым информации на экране, получать справку по системе и др. Кроме главного окна, в СУБД Access используются другие типы окон: диалоговые окна и окна документов. Особым окном в СУБД Access является окно БД, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с ней. Любая БД в СУБД Access наряду с таблицами содержит также специальную информацию, облегчающую работу с данными: формы, запросы, макросы, модули и др. Эта информация связана с конкретной БД и открывается одновременно с ее открытием. В левой части окна БД находится панель объектов, содержащая ярлыки каждого типа объекта СУБД Access: Таблицы, Запросы, Формы, отчеты, Страницы, Макросы, Модули (рис.10).

Для выбора необходимого типа объекта достаточно щелкнуть мышкой на его пиктограмме. При этом откроется список таких объектов, определенных в БД. Если у вас возникли затруднения при работе с СУБД Access, можно воспользоваться справочной системой, вызываемой из главного окна Access.

Создание новой БД начинается с разработки структуры таблицы Access. Предварительно необходимо выделить основные объекты, данные о которых будут хранится в БД. Затем для каждого объекта определить состав его атрибутов. Например, для БД о студентах группы, в БД будет хранится информация следующего вида (Табл.1.)

Для того, чтобы создать структуру новой таблицы необходимо выбрать объект Таблицы в меню Access. В СУБД Access существует несколько возможностей создания таблиц:

Воспользуемся средствами конструктора. При выборе этого пункта открывается окно ввода, в котором задаются основные характеристики атрибутов таблицы: имя, тип значения, длина, ограничения, пояснения и др. В Microsoft Access определены следующие типы данных:

· Текстовый – содержит символьные данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов, поэтому при задании этого типа данных требуется указать длину атрибута.

· Поле MEMO – может содержать текстовые данные объемом до 65636 символов. В таблице это поле содержит не сами данные, а ссылку на них, поэтому данное этого типа имеет фиксированную длину.

· Числовой – содержит данные в числовом формате, которые могут быть использованы в вычислениях. Для выбора конкретного типа числовых данных необходимо задать свойство Размер поля, которое имеет следующие значения: длинное целое, целое, байт, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, десятичное. После выбора этого свойства длина поля задается автоматически.

· Дата/Время – содержит данные, определяющие дату или время.

· Денежный – содержит данные, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков, а целая часть – 15 знаков.

· Логический – содержит логическое значение, интерпретируемое как истина/ложь. Да/Нет.

· Счетчик – особый тип поля, содержащий уникальный номер записи в таблице, определяемый Microsoft Access автоматически. Максимальное число записей в таблице не должно превышать двух миллиардов.

· Гиперссылка – содержит ссылку на Web-страницу.

· Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, музыку и др.

Кроме имени и типа для каждого атрибута таблицы можно задать различные свойства. Наиболее важны свойства Ключевое и Индексированное поле, которые существенно ускоряют работу с данными.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если определены ключевые поля, Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц. Для задания простого ключевого полч достаточно задать свойство Ключевое поле для данного поля. Индексированные поля используются для ускорения поиска и сортировки данных. Для создания индекса достаточно в режиме Конструктора таблиц выбрать поле, открыть вкладку Общие и выбрать для свойства Индексированное поле одно из значений Допускаются совпадения или Совпадения не допускаются.

В общем случае список свойств зависит от выбранного типа и отображается на нижней панели окна. Для большинства типов определены следующие свойства:

· Формат поля – указывает формат отображения данных в режиме Таблица;

· Маска ввода – задает маску, позволяющую автоматизировать проверку вводимых данных.

· Индексированное поле – задает индексированное поле и режим индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются;

· Обязательное поле – определяет необходимость ввода данных в это поле;

· Значение по умолчанию – автоматически добавляемое значение поля при вводе, если оно не было задано.

Для БД, содержащей данные о студентах, описание структуры таблицы в режиме Конструктора таблиц приведено на рис.11.

Рисунок 11. Описание таблицы в режиме конструктора.

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: