|
Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
| № п/п
| Дата поступления или выбытия документов
| Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
| Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
| Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов
| Крайние дата поступивших или выбывших документов, включенных в опись
| Поступление описанных дел
| Выбытие описанных дел
| Неописанных дел, документов, листов
| Примечание
| | Кол-во дел
| Кол-во дел
| | постоянного хранения
| временного (свыше 10 лет)
| по личному составу
| постоянного хранения
| временного хранения
| по личному составу
| поступило
| выбыло
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | | | | | | | Итого в ________________ году поступило ____________________________ ед. хр. (для аудиовидеодокументов - +ед. уч.), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло ____________________________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11,12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Формат А3 (297´420 мм)
Приложение 25 к п. 6.3.3
| Наименование организации
СПИСОК ФОНДОВ
Том № _______________
Начат ________________
Окончен ______________
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
| № фонда
| Название фонда
| Дата первого поступления документов фонда
| Отметка о выбытии фонда
| Примечание
| | Куда выбыл
| Дата и № документа, на основании которого выбыл
| |
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | На 01.01. _________ года в список включены фонды с № ___________ по № _______.
Всего хранится в архиве ______________________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
___________________________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности работника
архива, составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26 к п. 6.3.3
| Наименование организации
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Начат ___________
Окончен _________
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
| № п/п
| № фонда
| № описи
| Название описи
| Кол-во дел в описи
| Крайние даты
| Количество листов в описи
| Количество экземпляров описи
| Примечание
| | постоянного хранения
| временного (свыше 10 лет) хранения
| по личному составу
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Всего хранится в архиве ____________________________ описей, из них постоянного
(цифрами и прописью)
хранения _________________, временного хранения (свыше 10 лет) ______________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
по личному составу _________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
архива организации, составившего реестр описей Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
Форма реестра описей
Приложение 27 к п. 6.3.3
| ______________________________________________________________________
(Наименование организации)
______________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Том № ______________
Начат _______________
Окончен _____________
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
| № п/п
| Дата поступления или выбытия ед. хр. СФ
| Название и №, дата документа по которому поступили или выбыли ед.
| Дата копирования
| Номера фондов
| Номера описей
| Кол-во ед. хр. подлинников, включенных в единицу хранения страхового фонда
| Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.)
| Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр.)
| Примечание
| | поступило
| выбыло
| поступило
| выбыло
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | | |
| Итого поступило в _______ году _____________________________ ед. хр. страхового
(цифрами и прописью)
фонда, ____________________________________________ ед. хр. фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло _____________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и _______________________________________________ ед. хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Приложение 28 к п. 6.3.3
| Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива8
ОПИСЬ № ____
страхового фонда
| 8 Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210´297 мм)
Форма титульного листа описи страхового фонда
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| № ед. хр. страхового фонда
| Дата копирования документов
| Кол-во кадров в ед. хр. страхового фонда
| Кол-во дел, включенных в ед. хр.
| Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда
| Примечание
| | Номера фондов
| Номера описей
| Номера ед. хр.
| |
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | Всего на 01.01 _________ года в опись включено _______________________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с № _________ по № ____________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
_______________________________________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано ____________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
| | СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ____________
| УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ____________ № ____________
| Формат А4 (210´297 мм)
Форма описи страхового фонда
Приложение 29 к п. 6.3.3
Кому представляется ______________________________________________
(наименование и адрес получателя)
________________________________________________________________
Кем представляется _______________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
паспорт
архива организации, хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20_______ года
1. Общие сведения
| Код строки
| Количество фондов
| Площадь архивохранилища (кв. м.)
| Загруженность архивохранилища (%)
| | А
|
|
|
| |
| | | | 2. Сведения о документах
| Показатели
| Код строки
| Количество единиц хранения
| | Всего
| Крайние даты
| Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения
| Хранится сверх установленного срока
| Образуется в год дел
| | Начальная
| Конечная
| Всего
| Крайние даты
| | Начальная
| Конечная
| | А
| Б
|
|
|
|
|
|
|
|
| | Постоянного хранения
|
| | | | | | | | | | По личному составу
|
| | | | | | | | | 3. Кадры
| Код строки
| Количество штатных работников
| |
| | Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище: есть, нет, сухое, сырое: светлое, темное.
- Отопление: центральное, печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
- Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
«_____» _______________________________ 20____ г.
Руководитель организации,
Предприятия ____________________________________
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
| Формат А3 (297´420 мм)
Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
Приложение 30 к п. 6.3.5
Кому представляется ______________________________________________
(наименование и адрес получателя)
________________________________________________________________
Кем представляется _______________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации) |
ПАСПОРТ
организации, хранящей документы отраслевого фонда
_________________________________________________________
(название отраслевого фонда)
на 1 декабря 20_____ года
1. Сведения о хранилищах
| Код строки
| Количество хранилищ
| Площадь хранилищ
| Степень загруженности
| | А
| | | | |
| | | | 2. Сведения о документах
| Показатели
| Код строки
| Кол-во ед. хр.
| Крайние даты
| Количество баз данных
| Объем записанной информации (Мбайт)
| | Начальная
| Конечная
| | А
| Б
|
|
|
|
|
| | Научно-техническая документация
|
| | | | -
| -
| | Фотодокументы
|
| | | | -
| -
| | Документы на машинных носителях
|
| | | | | | | Другие документы
|
| | | | -
| -
| Примечание: В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов.
3. Кадры
| Код строки
| Количество штатных работников
| |
| | Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
Хранилище: есть, нет, сухое, сырое; светлое, темное.
Отопление: центральное, печное, отсутствует.
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
«____» _________________________ 20____ г.
Руководитель организации, предприятия _____________
(подпись)
Расшифровка подписи ________________
Фамилия и телефон исполнителя
|
