Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений





10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не роже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

Выполнение платных работ и услуг

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.



При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.

Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.

Прием-передача документов при смене руководителя архива

10.5.1. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 48).

Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

10.5.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации

10.6.1. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель соответствующего архивного органа.

10.6.2. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям - правопреемникам.

10.6.3. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

10.6.4. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

ПРИЛОЖЕНИЯ
(ФОРМЫ)

Приложение 1 к п. 2.4.1

Наименование организации Фонд № _____________ ОПИСЬ № ___________ дел постоянного хранения за ______________ год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание
           
           
           

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № __________________________ по № _________________________ в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________________ № _______ от _________________ № ______

Формат А4 (210´297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 2 к п. 2.4.1

Наименование организации Фонд № ___________ ОПИСЬ № _________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за _____________ год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Кол-во листов Примечание
             
             
             

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № _______________________ по № _______________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровкаподписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ № __________

Формат А4 (210´297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 3 к п. 2.4.1

Наименование организации Фонд № ___________ ОПИСЬ № __________ дел по личному составу за _____________ год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Название раздела
№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание
           
           

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № __________________________ по № _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от __________ № ___________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от __________ № ___________
     

Формат А4 (210´297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 4 к п. 2.4.1

Наименование организации АКТ ___________ № ___________ _________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

На основании __________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________________

(название фонда)

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок для документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
               
               
               
               

Итого _______________________ ед. хр. за ____________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _____________________ № ________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _______________ № ____________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ___________ кг сданы в ____________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ № _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210´297 мм)









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.