Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда





Приложение 31 п. 6.3.5

Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) Фонд № ___________ Опись № ____________ Ед. учета ____________
Наименование организации/подразделения, от которых поступили документы Заголовок единицы учета № единиц хранения Отметка о наличии копий ЭД Дата поступления
         
Формат Вид носителя Объем (Мбайт) Количество записей для БД Дата создания
         
Срок хранения Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.) Примечание Подпись лица, внесшего запись
         
           

Формат А5 (148´210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)
Вид работы (перезапись, миграции) № акта миграций и перезаписи Дата Новый формат Объем (Мбайт) Вид носителя № единиц хранения Подпись лица, внесшего запись
               
               
               

Формат А5 (148´210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)

Приложение 32 к п. 6.3.5

Наименование организации АКТ ___________ № _________ _______________________ (место составления) о миграции и перезаписи электронных документов   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Фонд № _________________________________________________________________

(название фонда)

Опись № Единица учета №
   

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:

Формат _____________________________________________________

Объем (Мбайт) _______________________________________________

Количество и № ед. хр. ________________________________________

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:

Формат _____________________________________________________



Объем (Мбайт) _______________________________________________

Количество и № ед. хр. ________________________________________

Работу выполнили:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работу принял руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесли:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта миграций и перезаписей ЭД


Приложение 33 к п. 6.3.5

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п Дата поступления или выбытия Наименование организации/подразделения, от которого поступили документы Название, № и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД Название и № фонда, описи, и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД Поступление описанных ЭД Выбытие описанных ЭД Дата создания Срок хранения Примечание  
 
Вид носителя Объем Формат Кол-во ед. хр. (записей для ЭД) Вид носителя Объем Формат Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)  
 
 
                                 
Итого ____________ году ПОСТУПИЛО __________________ ед. уч., __________________ ед. хр. объемом ____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) том числе постоянного хранения ___________________ ед. уч., _____________________ ед. хр. объемом ______________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения __________________ ед. уч., ____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт; (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ВЫБЫЛО ___________________ ед. уч., _______________________ ед. хр. объемом _______________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ____________________ ед. уч., _____________________ ед. хр. объемом ____________________ Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения _____________________ ед. уч., _______________________ ед. хр. объемом ___________________ Мбайт. (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) Наименование должности лица, составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи Дата Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи Дата  

Формат А4 (210´297 мм)

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов


Приложение 34 к п. 6.3.5

ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата миграция/перезаписи № ед. уч. Исходные данные Новые данные № акта миграций и перезаписей Подпись лица, внесшего запись
№ ед. уч. Формат Объем (Мбайт) № ед. уч. Формат Объем (Мбайт)
                   
                   
                   

Итого подверглось миграции/перезаписи за _______ год _______________________

(цифрами, прописью)

ед. уч., _________________ ед. хр. объемом ______________ Мбайт.

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210´297 мм)

Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов

Приложение 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать организации АКТ ___________ № __________ (место составления) приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив   УТВЕРЖДАЮ Директор государственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать государственного архива

В связи с _________________________________________________________________

(истечением срока хранения документов

_________________________________________________________________________

(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а _______________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за _________

(годы)

и справочный аппарат к ним:

№ п/п Название и номер описи Кол-во экземпляров описи Кол-во принятых дел количество ОЦД Кол-во страховых копий Примечание
           

Итого принято ___________________________________________ ед. хр. (в том числе

(цифрами и прописью)

страховых копий)

В государственном архиве фонд № ________________________

Передачу произвели: Наименование должностей лиц, производивших передачу Подпись Расшифровка подписи Дата   Прием произвели: Наименование должностей лиц, производивших прием Подпись Расшифровка подписи Дата
         

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Приложение 36 к п. 6.4.1.2

Наименование организации АКТ _____________ № ____________ ____________________________ (место составления) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд № __________________ (название фонда)

В результате __________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись № Ед. хр. № Заголовок ед. хр. Количество листов (время звучания, метраж) Крайние даты Предполагаемые причины отсутствия
           

Итого _______________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими

ед. хр.: ___________________________________________________________________

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

_________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка

(лица, ответственного за архив) подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО9 Протокол ЭПК архивного учреждения от _______________ № _____________   СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _____________ № __________
9 В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения. Изменения в учетные документы архива внесены. Руководитель архива, (лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи Дата
         

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 37 к п. 6.4.1.2

Наименование организации АКТ ______________№ ____________ ____________________________ (место составления) о неисправимых повреждениях документов   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд № __________________ (название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

№ п/п Опись № Ед. хр. № Кол-во листов (время звучания, метраж) Заголовок поврежденных ед. хр. Крайние даты Сущность и причины повреждения
             

Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ______________ № _____________   СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _____________ № __________
Изменения в учетные документы архива внесены. Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата
         

Формат А4 (210´297 мм)

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п. 6.4.1.3

Наименование организации АКТ _____________ № ____________ ____________________________ (место составления) описания документов личного происхождения   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Фонд № _________________________________________________________________. (название фонда) По состоянию на ___________________ в фонде № __________________________ по (для начала работы) учетным данным числилось ____________________ описей, _____________________ временных дел (единиц хранения), ________________________________ документов. В процессе описания сформировано _____________________ дел (единиц хранения), выделено не подлежащих хранению _______________________ документов (листов), _____________ дел; возвращено владельцу ________________________ документов (листов), ________________ дел (единиц хранения). Вновь составлена опись № ___________ на _________________ дел. По состоянию на ____________________________ в фонде № ____________________ (дата завершения работ) числится _________________ описей, _________________ дел (единиц хранения) за __________ годы. Проведены следующие виды работ ___________________________________________ (перечисляются виды проведенных работ, _________________________________________________________________________ (кроме описания документов) в объемах ________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (каталогизация, выявление дел, требующих реставрации) К описи составлен следующий научно-справочный аппарат _____________________ _________________________________________________________________________ (предисловие, оглавление, указатели) Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка (наименование должностей) подписей Работу принял Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи архива (лица, ответственного за архив) Дата Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации протокол № ________________ от ___________________________ Опись утверждена ЭПК архивного учреждения протокол № ________________ от ___________________________ Изменения в учетные формы внесены. Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи архива (лица, ответственного за архив) Дата Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве _________ дел (документов) на _____ л. Подпись владельца архива Расшифровка подписи Дата Председатель ЦЭК (ЭК) организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Формат А4 (210´297 мм)









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.