Тема 4. Комплексы кадровых документов по задачам управления персоналом

Особенности документирования государственной гражданской и муниципальной службы. Освоение данного вопроса имеет принципиальное важное значение для понимания сущности и особенностей документирования государственной и муниципальной службы в целом.

Следует проанализировать рекомендуемые к соответствующей теме законы и подзаконные акты (ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и др.). Подробно обратить внимания на процедуры представления документов для участия в конкурсном отборе (личное заявление, анкета (утвержденная форма), копии: паспорта, трудовой книжки, документов о профессиональном образовании, и иные документы, предусмотренные Федеральным законом др. актами).

Проанализировать процедуру приема и назначения на государственную гражданскую и муниципальную службы, обратить внимание на особенности в составе документов, порядок оформления и составления. Также изучить новые виды документов на государственной службе: служебный контракт, должностной регламент, служебный распорядок. Подробно дать определения, функциональное назначение и требования к содержанию и составу реквизитов указанных форм.

Комплекс документов по подбору и отбору кадров. Необходимо учесть в данном вопросе, что трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от своевременного и юридически правильного информационного обеспечения управления персоналом.

В число исходных документов, связанных с комплектованием персонала входят заявка на отбор кандидатов на вакантную должность, сбор и анализ анкет, резюме претендентов, оформление листа беседы с соискателем вакансии, оформление заявления отобранного кандидата.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Функциональное назначение данного документа заключается в документировании добровольного согласия (просьбы) соискателя вакансии о приеме на предприятие в качестве работника конкретного структурного подразделения соответствующей должности (профессии, специальности).

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Оформление заявления о приеме на работу производится на листе бумаги формата А4 или А5 с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30 - 2003. Заявление о приеме на работу подшивается в личное дело.

Обратить внимание, что многие специалисты считают, что от заявления можно отказаться, так как о нем нет упоминания в Трудовом кодексе РФ именно как об условии заключения трудового договора. В то же время заявление является обязательным документом при решении вопроса о назначении на должность переводом.

Необходимость заявления о приеме на работу от гражданина, если он не является работником организации, решается в зависимости от сложившейся практики. Заявление служит для документирования инициативного правового факта - желания гражданина получить работу в данной организации и на определенной должности.

На заявлении проставляются визы должностных лиц, делаются отметки о согласии гражданина на проведение собеседований, психологических тестов, медицинского осмотра, опроса третьих лиц, знающих претендента на должность.

Анкета (от фр. еnqиеtе - расследование) - это документ, содержащий перечень вопросов о персональных данных соискателя вакансии (работника), составленных по определенной форме. Анкета представляет собой опросный лист, который заполнятся лично гражданином.

При отсутствии необходимости в подробных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка по учету кадров.

Личный листок по учету кадров используется на протяжении многих десятилетий с целью определения документа для фиксирования персональных данных гражданина

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно- биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации об всех последующих изменениях в данных, в" личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учету кадров.

Лист беседы с соискателем вакансии — это документ, отражающий краткое содержание собеседования и его основные итоги (выводы, решения, предложения сторон и пр.). В известном смысле лист беседы - это упрощенный вариант протокола Основным отличием листа беседы от протокола является, во - первых, форма его подготовки (разрешаю-щая, в частности, опускать в содержании документа высказывания, реплики и т.п., не имеющие особого значения для отражения существа собеседования), и, во-вторых, его более широкое (по сравнению с протоколом) функциональное назначение.

С подготовки резюме в большинстве случаев начинается последующая трудовая деятельность работника. Резюме - один из немногих документов по поиску, отбору и найму персонала, требования к содержанию и оформлению которого отражены в нормативно—методических материалах.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на
вакантное место. В какой — то мере это самореклама, позволяющая работодателю предварительно познакомиться с соискателем с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Существуют также более развернутые формы резюме, совмещающие в себе анкетные данные и одновременно являющиеся заявлением о приеме на работу.

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

Резюме (от фр.слово - изложенное вкратце) представляет собой особый вид служебно-делового письма, отражающего основные факты биографии, образовательный и профессиональный уровень его автора (соискателя какой — либо вакансии). Англоязычным аналогом резюме является так называемое СV - сurriculum vitae (лат.) или краткое жизнеописание.

Основное функциональное назначение резюме — оперативное письменное информирование потенциального работодателя об основных персональных данных соискателя. Конечная цель резюме - упростить принятие решения об одобрении (отклонении) кандидатуры соискателя работодателем на этапе поиска работников. Изучение резюме является обязательной процедурой для руководителя при подборе персонала на любую должность.

Подобное письмо может быть подготовлено соискателем вакансии, как по собственной инициативе, так и ответ на запрос предприятия, осуществляющего поиск работников. В первом случае содержание и форма резюме, как правило, определяются его автором самостоятельно, во втором - предприятием, предоставляющим в распоряжение интересующего его соискателя примерный образец документа.

Далее необходимо подробно с точки зрения процесса документирования изучить функциональное назначение всех перечисленных документов, правила составления и оформления их и технологию работы с этими документами, а также познакомиться с основными направлениями комплектования организации персоналом. Для этого воспользоваться учебными пособиями Т.В.Кузнецовой и Е.А.Степанова.

Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений. Обратить внимание, что в результате всех проведенных проверочных действий, анализа и результатов эксперт совместно с руководителем кадровой службы дает рекомендацию об отборе одного кандидата из нескольких, а также (если кандидат — один) о приеме на работу данного лица или отказе в приеме.

Решение о приеме на работу может приниматься на конкурсной основе или единолично уполномоченным руководителем фирмы.

Обычно отобранным для работы считается кандидат, у кото­рого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу.

Целесообразно проанализировать эти варианты по приему на работу и составить технологические цепочки по данным процедурам. Также обратить внимание на состав подготовки основных документов при установлении трудовых правоотношений - трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме (назначение на должность) работу, заполнение трудовой книжки, личной карточки (Ф. № Т-2, Т-4), заведения личного дела и открытия лицевого счета (в бухгалтерии).

Комплекс документов по работе с вновь принятыми сотрудниками.

Провести самостоятельно анализ литературы по периодическим изданиям: «Управление персоналом», «Справочник кадровика», «Кадры предприятий» выделить основные процессы работы с вновь принятыми сотрудниками, а также обозначить комплекс создаваемых документов (программа, график, протокол), их составление и оформление, определить функциональное назначение в управлении персоналом.

Комплекс документов по движению кадров. При изучение обратить внимание на состав, содержание, порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений) при переводе сотрудников, предоставлении отпусков, поощрений работников, дисциплинарных взысканий, аттестаций, служебных командировок, увольнения (освобождения) работников (расторжение трудового договора (контракта).

Необходимо рассмотреть правила составления и оформления документов, которые являются поводом к изданию распорядительных документов (приказов по личному составу) по указанным выше процессам (заявления, графики, докладные и объяснительные записки, представления, аттестационные листы и др.).

Целесообразно составить по каждому комплексу технологические процедуры подготовки и оформления приказов (распоряжений) и показать действия работников кадровой службы в решении вопросов документирования движения кадров в организации.

Следует при подготовке по данным вопросам проанализировать статьи Трудового кодекса, а также использовать пособия Т.В.Кузнецовой, А.С Красавина, Е.А.Степанова, Л.В.Санкиной.

Комплекс документов по учету кадров. По данному вопросу рассмотреть виды учетных документов, которые представлены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (2004 г.) правила и порядок их заполнения и ведения.

Личная карточка - основной документ по учету персонала Применяются два варианта унифицированной формы: для работников — карточка ф.Т-2, для государственных и муниципальных служащих— ф. Т-2 ГС(МС)

Если на работника личное дело не заводится, электронная карточка Т-2 формируется работником кадровой службы с экземпляра, заполненного работником. Бумажный экземпляр личной карточки (при необходимости с другими документами) помещается в прозрачный файл, который подшивается в папку регистратор, содержащую личные карточки в алфавитной последовательности фамилий работников. Личная карточка заводится в одном экземпляре.

Личная карточка работника применяется для документирования основных сведений о работниках предприятия, учреждения, организации в процессе осуществления ими трудовой деятельности. Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Текст этого документа представляет собой комбинацию таблиц и трафаретного текста

Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказ, указываются причины увольнения. Все записи в карточке должны быть без сокращений. В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Информация из личной карточки лежит, как правило, в основе автоматизиро-ванных баз данных по персоналу.

При наличии личного дела карточка Т-2 имеет вторичный характер. Электронная её форма изготавливается на компьютере, а распечатка помещается в личное дело. Распечатка карточки необходима для внесения в нее дополнительных сведений и росписей работника. Одновременно эти сведения вносятся в электронный экземпляр карточки. Прежние записи в карточках не уничтожаются.

Карточка является не только источником учетной информации, но и ее юридическим подтверждением. Карточки заменяют собой личное дело с точки зрения участия ее в информационном процессе.

Учетная карточка играет ярко выраженную справочную роль, роль оперативного информационного источника

Работа с личными делами работников входит в число основных функций кадровой службы, и от того насколько правильно она построена, зависит эффективность информационного обеспечения кадрового менеджмента, решение не только учетных, но и социальных, социологических, психологических задач, планирование и реализация кадровой политики организации. На практике, однако, эта работа зачастую сводится к сугубо технической процедуре кадрового делопроизводства и не увязывается с вопросами управления персоналом в целом. То есть личное дело рассматривается лишь как исходный элемент учетной работы по кадрам.

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс персональных и учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данном учреждении, организации, фирме или на государственной службе. В делопроизводственной трактовке под личным делом понимают комплекс документов, касающихся одного человека и подшитых в обложку (папку)

Личное дело—это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия (организации, учреждения). В одном источнике говорится, что личные дела могут заводиться на всех работников предприятия. В другом, что личные дела в обязательном порядке ведутся лишь на строго определенные категории работников. К указанным категориям работников, в частности, относятся: работники из числа руководящего состава предприятия: работники из числа материально ответственных лиц; работники, замещающие государственные должности государственной службы.

Необходимо усвоить, что личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, государственных служащих, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных.

На рабочих и технический, обслуживающий персонал личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в учетной карточке формы Т - 2. В этом случае она обладает не только функцией первичного учета, но и функцией юридической достоверности включенных в нее данных.

Следует рассмотреть технологию формирования личного дела (три этапа), требования к хранению личных дел и доступ к личным делам.

Изучить Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражда­нского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

В этой же теме рассмотреть вопросы, касающиеся правил оформления трудовой книжки, в том числе связанные:

с оформлением трудовой книжки при поступлении работника на работу впервые;
оформлением записей в процессе работы;

оформлением трудовой книжки при увольнении работника;

оформлением трудовой книжки в случае внесения изменений и исправлений;

оформлением дубликата трудовой книжки.

Трудовые книжки должны вестись на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, наряду с государственным языком РФ, могут вестись и на государственном языке этой республики.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких—либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (проработавшие свыше пяти дней – ст.68, абз.3 ТК РФ).

При подготовки данного вопроса следует изучить Трудовой кодекс и подзаконные акты по оформлению трудовой книжки.

Комплекс справочно-информационных документов по кадрам. Рассмотрение данного комплекса следует начать с анализа функций. Необходимо подчеркнуть, что процесс при­нятия управленческих решений основан на сборе и обработке объек­тивной и достоверной информации, основной объем которой посту­пает в документированной форме. Следует отметить, что информа­ционные документы условно можно разделить на информационно-справочные, информационно-аналитические и корреспонденцию. Первая группа содержит информацию справочного характера. К ней относятся докладная, объяснительная записка, предложение, представление, протокол. Справочно-аналитическая группа включает документы, содержащие информа­цию уже подвергшуюся элементам аналитико-синтетической перера­ботки. К данной группе относятся справка, акт, отзыв, сводка, список, перечень.

Корреспонденция представляет собой обобщенное название боль­шой группы информационных документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Она включает служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронный документ и т.д.

Основу группы составляют служебные письма, которые применяют­ся для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточ­нения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, под­тверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требо­вания и т.п.

Далее следует рассмотреть правила оформления служебных писем. Особое внимание необходимо уделить рассмотрению видов писем и осо­бенностям их оформления.

По той же схеме целесообразно рассмотреть структуру и правила оформления других видов корреспонденции. Рассматривая электронный документ, следует отметить, что данное понятие находится встадии фор­мирования. Исходя, из этого следует, привести несколько определений электронного документа:

- это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограмм на экранах монитора (те­летекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;

-документ, в котором информация представлена в электронной фор­ме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики. Электронное сообщение состоит из одного или нескольких ад­ресов, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Ад­рес в системе электронной почты Роstbox состоит из имени электронно­го почтового ящика, которое обычно совпадает регистрационным име­нем пользователя и домена, описывающего место (компьютер или ло­кальную систему), где этот электронный адрес находится. Имя и домен разделяют знаком @. Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний домен - это код страны из двух букв (в сети RelCom - это ru).

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: