|
Тема 6: Организация кадровой службы
Служба управления персоналом (кадровая служба) в организациях различных форм собственности, её задачи, функции, структура. Вначале обратить внимание на то, что для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.д. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам). Кроме того, выбор организационной формы - управление, департамент, отдел и тому подобное, зависит от многих факторов: масштабов и места организации в системе управления; организационно-правовой формы организации; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др. Например, в определенных организациях обязательна конкурсная система приема на отдельные должности, в других ~ обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровыми подразделениями организаций, входящих в ее ведомство (предприятий, институтов) и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур. Различные масштабы и задачи порождают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создают управления кадров, которые могут делиться на отделы, сектора и т.п. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех других видов деятельности. И, наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря-референта (секретаря), но как обособленный участок работы, и выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря). Статус службы кадров конкретной организации, ее место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность закрепляются в организационно-правовом документе - положении о подразделении (службе кадров). «Положение» - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста: общие положения; цели и задачи; функции; права и ответственность; руководство; взаимоотношения (служебные связи); организация работы. Начинается Положение о службе кадров, как и положение о любом другом структурном подразделении, с раздела «Общие положения», в котором важно указание на то, что служба кадров (дается точное название подразделения, например управление, отдел и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам (например, зам. директора по управлению персоналом). Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Надо усвоить, что самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководству организации. Необходимо также изучить законодательные документы, впервые регламентирующие функции кадровой службы, как на государственной, так и на муниципальной службе. Обратить внимание на тот факт, что процесс документирования и техническая организация работы с документами является важными функциями во многих организациях (государственных и негосударственных), но не всегда уделяется достаточного внимания остальным функциям – обеспечения единообразия составления кадровой документации как внутри организации; повышения квалификации сотрудников кадровых служб; участия в решении вопроса о приобретении соответствующей оргтехники для оптимизации делопроизводства в кадровой службе для обеспечения управления персоналом. Надо учесть, что кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Инструкции по кадровому делопроизводству Табеля форм документов, Альбома форм документов. Графика документооборота кадровой службы. Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности кадровой службы, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт о регламентации организации и технологии делопроизводства. Дать определение типовым и индивидуальным инструкциям, а также сформулировать правила по разработке, составу информации, утверждению и внедрению инструкций по делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству конкретного структурного подразделения юридического лица. В Инструкции по кадровому делопроизводству должен последовательно и полно излагаться весь процесс создания, оформления и организация работы с кадровыми документами, образующимися в деятельности юридического лица. Кроме того, схематично представлены маршруты движения кадровых документов всех потоков: входящих, исходящих и внутренних. В приложении даются образцы документов, которые чаще всего возникают в деятельности кадровой службы, перечень документов, подлежащих согласованию, визированию, утверждению, удостоверению оттиском печати службы кадров или организации, перечень, устанавливающий типовые сроки исполнения документов и т.д. При изучении данного вопроса следует воспользоваться рекомендациями составления кадровой инструкции в «Справочнике по кадровому делопроизводству» - Л.В. Санкиной и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству (2009 г.). Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности. Форма Табеля определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя. Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами. В Табель и Альбом должны быть, прежде всего, включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений. Методика разработки положений структурных подразделений, инструкций по делопроизводству, должностных инструкций, Табеля унифицированных форм документов, содержится в специальной литературе по документационному обеспечению управления, а также в периодических изданиях: журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь – офис-менеджер» и др. Регламентация должностного и численного состава службы управления персоналом. При изучении данного вопроса необходимо воспользоваться нормативными документами и основными учебными пособиями Т.В.Кузнецовой, Л.В.Санкиной, Е.А.Степанова и периодическими изданиями выше названных журналов. Обратить внимание на то, что, имея Положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ и соответственно ему устанавливают должностной и численный состав службы кадров. Наименования должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)4. Кроме того, можно использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37. В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории: руководителей, специалистов и технических исполнителей (в Квалификационном справочнике они названы «и другие служащие»). К категории руководителей, занимающихся кадровыми вопросами, могут быть отнесены: заместитель директора по управлению персоналом; начальник отдела кадров; менеджер по персоналу; начальник отдела подготовки кадров. К должностям специалистов отнесены: инженер по организации труда; инженер по подготовке кадров; инспектор по кадрам; специалист по кадрам; техник по труду; экономист по труду. Техническими исполнителями являются: дежурный бюро пропусков; табельщик. Особое внимание обратить на требования по составлению должностных инструкций сотрудников, в частности, службы ДОУ. Необходимо изучить нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.).
Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все... Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем... ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|