МОДУЛЬ 1. Государственное регулирование документационного обеспечения управления персоналом

Для методического обеспечения самостоятельной работы необходимы:

- список рекомендованной основной и дополнительной литературы;

- компьютер с выходом в Интернет и список сайтов с необходимой основной и дополнительной информацией;

- библиотека и читальный зал с необходимой основной и дополнительной литературой, согласно требованиям ФГОС ВПО;

- методические рекомендации по изучению тем дисциплины и выполнению самостоятельных заданий;

- методические материалы для проведения текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации по дисциплине (контрольно-измерительные материалы).

к изучению дисциплины «Документационное обеспечение управления персоналом»

Модуль 2. Технология организации работы с кадровыми документами

Для методического обеспечения самостоятельной работы необходимы:

- список рекомендованной основной и дополнительной литературы;

- компьютер с выходом в Интернет и список сайтов с необходимой основной и дополнительной информацией;

- методические рекомендации по изучению тем дисциплины и выполнению самостоятельных заданий;

к изучению дисциплины «Документационное обеспечение управления персоналом»

МОДУЛЬ 1. Государственное регулирование документационного обеспечения управления персоналом

Тема 1. Назначение дисциплины, источники и литература

Предмет, содержание, задачи дисциплины и методы изучения.

Данная тема является введением в дисциплину «Документационное обеспечение управления персоналом» и призвана сформировать общее представление о его назна-чении, структуре, теоретико-методологической и источниковой базе.

Прежде всего, необходимо усвоить, что «делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами»[1]. Делопроизводство кадровой службы отличается от административного или общего делопроизводство, прежде всего тем, что докумен-тирование и организацию работы с документами ведется непосредственно её работниками. Любая организация существует тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно организации (фирмы, учреждения, предприятия) начинается с подбора и оформления её работников. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.

В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого — в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя работу, мы получаем в отделе кадров документы, которые должны быть основой для устройства на новую работу. Многие имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых законом. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.

Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность контролируется государственными органами, прежде всего местными органами Федеральной инспекции труда.

К числу полномочий органов Федеральной инспекции труда Трудовой кодекс РФ относит прием и рассмотрение заявлений, писем, жалоб и иных обращений работников о нарушении их трудовых прав (ст. 356).

Государственные инспекторы труда (правовые, по охране труда) при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право:

- беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности;

- запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать у них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных контрольных функций (ст. 357).

Обратить внимание, что распространенная в последнее время практика решения трудовых споров в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись и др. могут привести к решению суда не в пользу работодателя, даже если предпринятое им действие не противоречит трудовому законодательству по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись и др. могут привести к решению суда не в пользу работодателя, даже если предпринятое им действие не противоречит трудовому законодательству.

Сложность документирования кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к составу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является "продуктом" труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов. Если в советское время они доходили до пользователей, как правило, через вышестоящую организацию, то сейчас многие кадровики просто не имеют информации о выходе (или отмене) того или иного норматива, государственного стандарта.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документом, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Для успешного освоения данной дисциплины необходимо, прежде всего, уяснить его цель, которая состоит в подготовке специалиста, способного работать с различными видами кадровых документов на разных материальных носителях и использовать их в информационном обеспечении управления персоналом в организации с различной правовой формой собственности. Отсюда вытекают структура и методология курса. Особый упор должен быть сделан на правовых аспектах кадрового делопроизводства, поскольку на них основана вся деятельность кадровой службы в управлении персоналом в организации.

«Документационное обеспечение управления персоналом» является дисциплиной общей для овоения ООП бакалавриата по очно-заочной (вечерней) и заочной формам обучения, поскольку вопросы работы с кадровыми документами, защита персональных данных актуальны как для государственных и муниципальных, так и для негосударственных структур, и проявляется как в проблемах документирования их основной деятельности, так и в сфере организации кадровой информационно-документационного обеспечения их работы. При ее изучении потребуется обращение к историческим документам, а также ко многим нормативно-правовым источникам и специальной литературе.

Исторические этапы формирования системы кадровой документации в России

На протяжении двух веков существовала стабильная документная система, посредством которой в русском самодержавном государстве фиксировалось прохождение государственной службы, учет чиновников. Необходимо уяснить, что документы этой системы являются источником по истории самих процессов этого документирования. Их изучение позволяет глубже познать функциональные связи, которые существуют между процессами управления (в данном случае – процессами формирования кадров бюрократии, управления ими, их учета и т.д.) и документированием этих процессов. История рассмотренной документной системы ярко демонстрирует классовую направленность этих явлений в классовом обществе, показывает, что формы документов, и порядок документирования государственной службы обеспечивали интересы управления бюрократического государства. Кроме того, изменение формуляра основных документов обусловливалось в тесной связи с задачами формирования бюрократии, обеспечения интересов самодержавия в изменяющихся исторических условиях.

Студент должен понять, что изучение документирования государственной службы выявляет также существование объективных «инструментальных» свойств документов как формализованных носителей целенаправленной информации – свойств, которые не только обусловливали выполнение документами их целевой управленческой функции, но и обеспечивали роль документов как исторических источников.

Также обратить внимание на источниковедческое значение таких документов, как послужные (формулярные) списки и сопутствующие им документы, которые являются одним из главных источников для историко-биографических и генеалогических исследований, для изучения социальных процессов складывания сословий, различных звеньев государственного аппарата, профессиональных и др. социальных групп.

Особо обратить внимание на изучение общих правовых вопросов привлечения и оформления лиц к государственной службе, в том числе на вопросы чинопроизводства, и на собственно документирование этих правовых основ.

Проанализировать исторические источники: «Генеральный регламент. 1720 год», «Табель о рангах», Общие учреждения министерств», а также использовать учебное пособие Ерошкина Н.П. «История государственных учреждений дореволюционной России», а также статью А.Д Красова «Из истории документирования прохождения государственной службы в Российской империи».

Главный вывод по анализу документирования прохождения государственной службы в дореволюционной России, состоит в том, что этот процесс регулировался государством путем издания законодательных актов, действие которых распространялось на государственные учреждения всей Российской империи. Состав кадровых документов и правила их оформления были едиными для всех государственных учреждений. Безусловно, единообразие в документировании кадровой деятельности положительно сказывалось на управленческом процессе в целом.

На основе анализа законодательных и др. источников изучить развитие документирования трудовых отношений в дореволюционной России и в СССР. Обратить внимание на роль документирования в условиях Советского государства, дать анализ состава информации в различных видах документов, фиксирующих трудовые отношения, сделать выводы о значении исследования этих документов для совершенствования системы документирования трудовых отношений.

Необходимо выделить свойство рассматриваемой документной системы - проявлять определенную стабильность, что позволило вести работу по ее унификации. Это было уже заметно в 1920-х годах, т.к. часть документов этой системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), применялась в условиях традиционного документирования и в автоматизированных системах управления (АСУ).

При самостоятельном изучении данной темы следует обратиться к статье Красавина А.С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000. № 2. С. 10-16и др исторические источники.

Законодательное, нормативно-правовые и терминологические основы регулиру-ющие делопроизводство в кадровой службе. Приступая к изучению данного вопроса, необходимо уяснить, что кадровая информационно-документационное обеспечение – это основа технологии управления персоналом.

Надо понять, что установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, то есть необходимо фиксировать решение кадровых управленческих задач, придать этим решениям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. Полностью информационно закрытых организаций, корпораций, производственных отраслей быть не может, а значит, все должны «играть по одним правилам».

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Надо знать три основные функции современной кадровой службы: документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления; коммуникации или технологии кадрового документационного обеспечения; организация учета и хранения кадровой документированной информации в оперативных и перспективных целях.

Необходимо знать ведение кадровой делопроизводства на современном уровне, которое требует комплексной системы документной информации, поток которой ещё нужно организовать. Необходимо, чтобы потоки документной кадровой информации стали «нервной системой», составляющей основу рациональных действий кадровой службы и целом всей организации.

В данной теме необходимо уделить внимание вопросу научной организации труда управленческого персонала кадровой службы. Документ - это единственный объект труда и результат труда любого управленца кадровой службы. Суть научной организации - кадровик должен знать не только «что» делать, но и «как» делать.

Поэтому в первую очередь необходимо ознакомиться нормативной базой по кадровому делопроизводству.

При изучении данного вопроса дать понятие «нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству». Рекомендуется подразделять действующие законодательные и нормативные акты на две группы:

1. законодательные акты, закрепляющие правовые нормы в определенной сфере общественных отношений и косвенно, затрагивающие процессы документообразования при реализации этих норм;

2. законодательные акты, непосредственно регламентирующие процессы документо-образования и информационно-документационного обеспечения.

Конституция РФ, регламентирующая наименования видов наиболее важных документов государства и закрепляющая их за конкретными субъектами правотворчества.

Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» (2000 г.).

Гражданский кодекс и установление видов и разновидностей документов, регламентирующих гражданские правоотношения. Акты гражданского состояния (ст.47), учредительные документы юридического лица (ст.52), составление доверенностей (ст.185) и т.д. Отнесение информации к конфиденциальной (ст.139).

Трудовой кодекс и регламентация ведения кадровой документации.

Федеральный Закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. «О государственной гражданской службе Российской федерации».

Федеральный закон от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» о документировании информации.

Федеральный закон от 27.12.2002. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. 2006 г.) о стандартизации.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1 -ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон РФ от 01 июня 2005 № 53-Ф3 «О государственном языке Российской Федерации». Использования государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Регламентация составления документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, записи гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании, военных билетов и др. документов.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ст.5).

Процессы документирования и работы с документами, отраженные в федеральных законах «Об акционерных обществах», Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.

Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 24-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» как основополагающий акт в работе с документами.

Федеральный закон РФ от 02 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений

Федеральный закон РФ от 01 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и ГОСТ Р 51511-99 как нормативные документы регламентирующие порядок изображения данного реквизита на бланках и печатях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Росархива РФ от 23 дека-бря 2009 г. № 76.

Альбом унифицированных форм первичной учётной документации учёту труда и его оплаты.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов

Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государст- венных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.)

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).

При самостоятельном изучении данной темы следует обратиться к первоисточникам, а также статьям Кузнецовой Т.В., Кузнецова С.Л. в журналах «Делопроизводство», где анализируются вопросы документирования по законодательным актам Российской Федерации.

Организационно-нормативные документы юридического лица. Устав (положение) об организации, штатное расписание, инструкция по кадровому делопроизводству, номенклатура дел, положение о структурном подразделение, должностные инструкции (регламенты).

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: