Организация и методы принятия решений

Для осуществления организационной деятельности в организации обобщенный субъект управления принимает соответствующие управленческие решения. Во многих случаях от этих решений зависят реальные возможности достижения целей организации, ее эффективная деятельность. Поэтому особое значение имеет творческий подход к решениям, принимаемым менеджером, поскольку управление – это не только наука, но и искусство. При принятии решений субъект организационной деятельности должен руководствоваться как рациональными принципами, основанными на расчете и математической логике, так и иррациональными, на основе опыта, интуиции, неформальной логики и даже предчувствий.

Принято различать способы принятия решений в зависимости от того, на что ориентировано лицо, принимающее решение:

– рациональный, когда весь процесс обоснования решения нацелен на максимальный результат;

– административный, когда в рамках полномочий руководителя принимается решение, удовлетворяющее минимальным требованиям;

– интуитивный, когда при принятии решений руководствуются аналогиями, словесными концептуальными ассоциациями, предвидением.

Рациональный способ принятия решений предусматривает рассмотрение всех альтернатив, последствий, которые могут возникнуть в каждом возможном случае. Выбор падает на ту альтернативу, которая обеспечивает максимальный выигрыш. Рациональный способ принятия решения возможен в том случае, если субъект решения:

– знает свои цели и может ранжировать их по степени важности;

– знает все возможные альтернативные варианты решения проблемы;

– знает относительные «за» и «против» каждой альтернативы.

Субъект решения должен всегда выбирать альтернативу, которая максимизирует достижение цели.

Административный способ принятия решений выражается в том, что руководитель исследует альтернативы до тех пор, пока не обнаруживает удовлетворительного решения, т. е. обеспечивающего достижение цели на минимальном уровне. Он выбирает первую альтернативу, которая отвечает поставленным целям. Он руководствуется только конкретными обстоятельствами ситуации, своими полномочиями, опытом и уровнем подготовки.

Интуитивный способ принятия решений предполагает отсутствие систематического подхода к выбору альтернатив. Этот способ используется творческими личностями, когда решение принимается по случаю.

Большинство же решений обосновывается с использованием сочетания рационального и интуитивного способов.

Процесс принятия решения включает следующие стадии:

За актом «принятия решения» следует передача его для реализации, организация его поддержки, ассигнование необходимых ресурсов, создание системы обратной связи.

Стадии выявления проблемы и принятия решения испытывают влияние разных факторов внутренней и внешней среды организации.

Первый фактор – фактор непосредственной ситуации, вызывающий принятие решения. Это значимость решения и давление времени.

Значимость решения определяется на основе таких критериев, как число людей, подвергшихся воздействию данного решения; количество затраченных средств и степень влияния решения на выживаемость или прибыльность предприятия; время, которое руководители затрачивают на обоснование и реализацию решения. В соответствии с этим решения по значимости бывают: имеющие наибольшую важность, незначительные, средние по важности.

Второй фактор, влияющий на процесс принятия решения и его качество. Это количество времени у руководителя на принятие решения (давление времени). При нехватке времени больше внимания обращается на негативные, чем на позитивные обстоятельства, и рассматриваются всего несколько факторов при принятии решения, без получения достаточной информации или рассмотрения необходимого числа альтернатив.

Третий фактор – условия, в которых действует лицо, принимающее решение. Для описания условий используются такие понятия, как «определенность» и «неопределенность».

В условиях «определенности» лицо, принимающее решение, знает все варианты и последствия каждого из них. Решение состоит в выборе наиболее эффективной альтернативы. В таких случаях могут эффективно применяться линейное программирование и модели.

В условиях «неопределенности» можно только предвидеть результаты различных вариантов. Неизвестна вероятность достижения каждого результата.

В этом случае задача состоит в том, чтобы выявить вероятность каждого результата и на этой основе принимать решения. В данном случае могут помочь методы, связанные с использованием математического аппарата, такие как линейное и динамическое программирование, теория игр, теория управления запасами, теория больших систем, общая теория систем и др.

Если в условиях определенности используются в основном стандартные, оправдавшие себя на практике методы и приемы принятия решений, то при неопределенности чаще всего привлекаются опыт, интуиция, творческие способности руководителя.

Кто должен принимать решения: индивидуум или группа?

При групповом принятии решения обеспечивается участие тех, кого решение касается, повышается их готовность к выполнению его, облегчается координация последующей работы, улучшаются коммуникации, увеличивается разнообразие рассматриваемых вариантов, расширяется объем используемой информации.

Однако принятие решения может быть более длительным; решения могут не приниматься из-за внутренних конфликтов и несогласия, и т. д.

Группы лучше всего используются для принятия решений, когда особенно важна точность. В последние десятилетия выработан целый ряд методов группового принятия решений. Среди них – мозговая атака, метод номинальной группы, метод Дельфи.

Мозговая атака – метод, определяющий процесс генерирования идей, когда рассматриваются все возможные альтернативы с критической точки зрения.

Метод номинальной группы – ограничивает обсуждения или общение друг с другом до определенного предела. Члены группы присутствуют на встрече, но действуют независимо.

Метод Дельфи наиболее сложный и длительный по времени. Он сходен с методом номинальной группы с той разницей, что физического присутствия всех членов группы не требуется. Преимущества метода – независимость мнения экспертов, находящихся в пространственном отдалении друг от друга. Во всех случаях принятия решения важно соблюдать установленные процедуры, выполнение которых обеспечивает необходимую обоснованность и надежность того или иного решения (табл. 5).

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация.

Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.

Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации.

Таблица 5. – Процедуры процесса принятия решений

Существует несколько видов взаимозависимости подразделений предприятия:

1. Номинальная взаимозависимость – подразделения непосредственно между собой не связаны (заводы-смежники). Степень координации их деятельности минимальна.

2. Последовательная взаимозависимость – работа подразделений последующих этапов работы зависит от работы на предыдущих этапах. Требуется более тесная координация.

3. Обоюдная взаимозависимость – вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом другого, и наоборот. Необходима более тесная координация.

По своему характеру координационная деятельность бывает четырех видов:

– превентивная, т. е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

– устраняющая, т. е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

– регулирующая, т. е. направленная на сохранение существующей схемы работы;

– стимулирующая, т. е. направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации, даже при отсутствии конкретных проблем.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов:

– неформальная, непрограммируемая координация;

Неформальная, непрограммируемая координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия и со стороны своих сотрудников. Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия для решения производственных, хозяйственных и социальных проблем.

Программируемая безличная координация осуществляется руководителем с использованием стандартных методов и правил работы в форме процедуры, плана или курса действий при часто повторяющихся проблемах координации. Примером такого подхода могут служить определенные сроки выполнения плана.

Индивидуальная координация используется для каждого работника в отдельности. Имеются два подхода:

Первый связан с тем, что координацией занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и обеспечивает взаимодействие этих подразделений для решения общей проблемы. Если это не удается, руководитель использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия.

Второй подход – координация осуществляется специально назначенным координатором, в качестве которого могут быть:

Этот подход используется не часто, но является эффективным, когда время «поджимает».

Групповая координация используется при решении вопросов координации на совещаниях групп – будь то регулярно заседающие комитеты или специально создаваемые комиссии. В ходе обсуждения принимаются согласованные решения, касающиеся нескольких отделов, происходит полезный обмен мнениями всех участников групп. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций работающих в разных подразделениях. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая соображений своих коллег.

При авторитарном стиле управления координация осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также принятой его стратегии.

При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов.

Промежуточный стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей и, соответственно, использованием различных методов координации.

Коммуникация — это взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

– письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оцен- ка ситуации не противоречит оценке получателя.

Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нисходящие и восходящие потоки.

Нисходящее направление – коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню.

Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящее направление – перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координирование действий. В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом – происходит спонтанно.

– помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Источник – в организации источником коммуникации являются сотрудники.

Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организации – это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка – прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, что позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понят шифр, неувязка информации с положением лица, посылающего ее, при передаче обнаруживаются шумы. Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс.

Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

1. Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает. Процесс коммуникации представляет модель, рис. 24. В этой модели процесс коммуникации односторонний без обратной связи.

Рисунок 24. – Модель коммуникации как действия

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи (рис. 25)

Рисунок 25. – Модель коммуникации как взаимодействия

3. Коммуникация как процесс. Сутью этой модели (рис. 26) является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли источника и получателя информации.

Рисунок 26. – Модель коммуникации как процесса

Внутриличностная коммуникация – это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком. Является самой распространенной. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи – взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника коммуникации.

Коммуникация в малой группе. Каждый индивидуум может участвовать в обсуждении. Может быть услышан, может взаимодействовать с другими.

Взаимодействие усложняется, если группа больше 10–12 человек.

Общественная коммуникация. Источником информации является выступающий, который передает послание аудитории (получателям информации).

Каналы те же, что и при межличностной коммуникации или в малой группе (взгляд, звук). Можно использовать и технические средства в виде визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.п.). Обратная связь ограничена. Этот тип коммуникации возникает на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация возникает в пределах организации и направлена на достижение целей организации. Примером такой коммуникации является связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.

Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организацией своих целей или межорганизационную деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.

Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила.

Основной упор в них делается на ликвидацию всяких помех и барьеров. Например, даются такие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:

– дайте понять говорящему, что вы хотите слушать;

– постарайтесь понять точку зрения собеседника;

Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, которая в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.

Существуют различные виды сетей коммуникаций:

Круг – эта сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Колесо – эта сеть коммуникаций, она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Многоканальная сеть – представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Используемые типы коммуникаций представлены на рис. 27.

Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации.

Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации.

В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания.

В динамической организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, из-за передачи нерутинной информации требуются иногда частые изменения сети коммуникаций.

Процесс принятия решения для осуществления функционирования организации основан на приеме и выдаче информации, используемой для достижения поставленной цели.

Получением и производством информации, а также ее обработкой, занимается аппарат управления, который представляет собой «фабрику информации»

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис производит информацию.

– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

– документы, передающие информацию в письменной или цифровой форме;

– устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий.

– преобразовывать информацию (информацию о продаже в информацию о полученной выручке);

– объединять информацию (информацию о продаже с информацией о закупках);

Аппарат управления использует полученную информацию в качестве основы для производства другой своей продукции – решений.

Решения могут быть самого разного характера:

– местного и оперативного характера, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен;

– долгосрочного, стратегического характера, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Результатом работы (обработки информации) является выход продукции двух типов:

1. Информация (данные, документы, устная информация).

К звеньям аппарата, производящим продукцию (информация), относятся подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения.

К звеньям аппарата, производящим продукцию (решения), относятся: подразделения по управлению производством, подразделения по управлению продажами, аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию того и другого типа, включают: технические подразделения, офисы, занимающиеся кадровыми вопросами, маркетинговые подразделения.

Для обеспечения оперативности обработки и передачи информации в организациях используют соответствующее техническое оснащение управленческой деятельности, которое может включать:

– оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого служащего – от клерка до руководителя предприятия;

– программы, которые обеспечивают взаимодействие человека и машины, включают необходимые средства для обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

– коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;

– устройства совместимого пользования, такие как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Современные компании применяют информационные технологии, в результате чего изменяются организационные структуры компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий происходят по следующим направлениям:

Во-первых, меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя за счет использования мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных.

Сбор, обработка и распространение информации осуществляется интерфейсами «человек – ЭВМ». Автоматизируется система принятия, хранения, упорядочения и передачи информации, которая позволяет поддерживать чистоту информационных каналов; не допускает неполноту информации, дублирование, рассчитанные на другие уровни управления.

Во-вторых, автоматизируются отдельные функции руководителя, такие как руководство производственной и хозяйственной деятельностью организации, составление планов передается компьютеру, совершенствуется система контроля, позволяющая своевременно выявить отклонение от запланированного уровня и обнаружить причины возникновения таких отклонений.

В-третьих, изменяются средства коммуникации. Внедряется система телекоммуникаций, которая позволяет осуществлять взаимосвязи на расстоянии; обеспечивает оперативность передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителя с подчиненными и вышестоящими органами управления.

Современная информационная система организации может быть представлена в следующем виде, рис. 28.

Рисунок 28. – Современная информационная система организации

Появление микрокомпьютера привело к изменению технического оснащения аппарата управления и рождению нового типа аппарата управления – «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Переход к «электронному офису» дает возможность использовать технику для обработки содержания информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. В «электронном офисе» техника используется в ротельности специалистов, руководителей, а также секретаря и клерка во взаимосвязи компьютера с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций, с программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ позволяет оперативно получать информацию и принимать решения.

С развитием информационных технологий и сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Каждая компания имеет возможность создать свой сайт (электронную книгу) в сети Интернет, что открывает новые возможности по новым направлениям деятельности компании, таким как:

– создание центра реагирования на запросы клиентов;

– осуществление разнообразных методов оплаты продукции и услуг, и многое другое.

Использование на практике этих возможностей позволяет организациям по-новому вести бизнес, менять принципы управления им, иначе говоря, участвовать в «электронном бизнесе».

Электронный бизнес – это любые формы сделок, которые проводятся с помощью информационных сетей.

В настоящее время действует большое количество самых разнообразных «бизнес-моделей» предприятий электронной коммерции.

2. Назовите конкретные функции управления организации.

3. Какое место занимает организационная деятельность в системе управления организацией?

4. Перечислите основные составляющие организационной деятельности субъекта управления.

5. Что входит в понятие «объект организационной деятельности»?

6. В чем состоят права и обязанности работников в качестве субъекта и объекта производственных отношений?

7. На чем основана социальная самоорганизация?

8. Какие виды организационных работ должен выполнять руководитель организации?

9. Как укрупненно можно классифицировать управленческие решения?

10. Как выявляются проблемы, требующие принятия управленческого решения?

11. Какие риски необходимо учитывать при принятии решения?

12. Как определяются критерии выбора альтернатив при принятии управленческих решений?

13. Какое место занимает координация в процессе управления? Какие задачи она решает?

14. Какие организационные формы используются при координации в управлении?

15. В чем состоит содержание коммуникативности, и каковы ее функции?

16. Перечислите основные направления движения информации при коммуникациях в организации.

17. Охарактеризуйте модели коммуникаций и факторы, в зависимости от которых они различаются.

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: