Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой

документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каж­дый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может пи­сать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.

Это удается далеко не всем, и главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а раз­делы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.

Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в со­здании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены при­мерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писате­лей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится сво­бодного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные по­желания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.

Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непри­годны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа - с по­рядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.

Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.

В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструк­туры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут оче­видны для читателя.

Глава 1

Почему именно пирамида?

Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже ког­да ваш документ относительно невелик - скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с дру­гими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного выска­зывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы чело­веческого сознания. Здесь для нас важны следующие:

• по мере поступления и восприятия информация автоматически сортирует­-
ся сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,

• любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной
в виде пирамиды,

• каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в фор­-
ме пирамиды идей.

В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пира­миду идей.

Строительные блоки пирамиды

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремле­нии рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне оп­ределенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склон­ны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образую­щих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.

Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в ка­честве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похо­жие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:

Случайно взглянув на них, любой человек увидит две группы, состоящие из трех точек каждая, главным образом потому, что расстояния между группами больше, чем расстояния между точками в пределах каждой группы.

Ценность этой способности разума объединять предметы в логические груп­пы, безусловно, велика. Убедимся в этом на примере. Прочитайте пары сущест­вительных*, которые обычно мы никак не связываем по смыслу между собой:

ОЗЕРО • САХАР

БОТИНОК •ТАРЕЛКА

ДЕВУШКА • КЕНГУРУ

КАРАНДАШ • БЕНЗИН

ДВОРЕЦ • МОТОЦИКЛ

ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА • СЛОН

КНИГА • ЗУБНАЯ ПАСТА

Теперь постарайтесь «организовать» эти пары, представив ситуацию, в ко­торой один предмет мог бы ассоциироваться со вторым. Допустим так: сахар раство­ряется в озере или ботинок стоит на тарелке. Затем закройте правую часть списка и попытайтесь вспомнить, читая левую колонку, какие существительные стоят в правой колонке. Очевидно, вы с легкостью обнаружите, что можете без вся­ких колебаний восстановить в памяти всю закрытую от глаз колонку.

С тем же самым «организующим» феноменом вы сталкиваетесь, когда, читая или слушая, воспринимаете мысли и идеи. Вы машинально допускае­те, что идеи, появившиеся вместе одна за другой, связаны между собой. Затем вы пытаетесь навязать группе идей логическую модель этой связи. А эта логи­ческая модель всегда будет напоминать пирамиду. Потому что форма пирами­ды - единственная форма, которая позволяет вашему сознанию сделать следу­ющее:

• остановиться на магическом числе семь,

• выстроить логические связи.

* Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).

Магическое число семь

Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отре­зок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возмож­ностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.

Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу, чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»

«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы на­правляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. - Может быть, надо доку­пить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время прохо­дит на кухню.

«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закон­чились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.

«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов...» Вы от­крываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в от­вет: «Да, дорогой!»

А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспом­нить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.

Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, - как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магичес­кое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сра­зу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама - увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запом­нить один.

Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством пред­метов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удер­жать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объеди­нить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они прода­ются.

Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы об­наружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их все.

ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ

МОЛОКО МАСЛО

КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ

ЯЙЦА СМЕТАНА
МОРКОВЬ

Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).

Необходимо следовать логике

Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объ­единены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении де­вяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.

Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необ­ходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчинен­ного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.

Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), не­сомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммиро­вание. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть пред­ставлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.

Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.

И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы пред­ставляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структу­ру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Одна­ко вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем - сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно - сверху вниз.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: