Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Систематизация исполненных документов и организация их хранения





 

В процессе оперативного хранения документы формируются в дела. Формирование дел любой организации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

Определение номенклатура дел - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения.

 

Определение дело – учетная единица, применяемая в делопроизводстве.

 

Одно дело может содержать от одного до 250 листов. Одно дело может содержать от одного до 250 листов. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом на секретаря. Номенклатура дел структурного подразделения может составляться ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

Составленные номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел организации, которая обязательно утверждается руководителем организации. Таким образом, номенклатура дел структурного подразделения является составной частью сводной номенклатуры дел, поэтому не требует дополнительного утверждения.

При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления (М., Главархив СССР, 1991) и Основных правил работы архивов организаций (Росархив, ВНИИДАД. М., 2003). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (Росархив, ВНИИДАД. М., 2002) используется при определении сроков хранения документов. От того, насколько грамотно и ответственно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, при подготовке их к дальнейшему хранению, зависит в первую очередь сохранность документов.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал типовую форму номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, определил порядок согласования и утверждения данного документа. Форма представлена в Основных правилах работы архивов организаций. Номенклатуры дел составляется по унифицированной форме, и должна соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

 

Запомните! Номенклатура дел организации делится на сводную и номенклатуру дел структурного подразделения. Они отличаются порядком оформления.

 

Сводная номенклатура дел отличается от номенклатуры дел структурного подразделения только оформлением. Графы в номенклатуре дел заполняются одинаково.

Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.

Индекс дела. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация вашей фирмы или структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 02-01 может означать, что 02- Отдел кадров, 01- порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Заголовок дела. Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации. После них - заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, "Переписка с вузами Московской области по вопросу распределения молодых специалистов". В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический, корреспондентский признаки. Термин "переписка" применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из перечня, в таком случае определить срок хранения дела будет намного проще, так как некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок хранения документов дела.

Количество дел (единиц хранения). В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Одно дело может содержать не более 300 листов, что соответствует толщине тома 3 - 4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела. Запись проставляется следующим образом: 1 т. или крайние даты дела и количество листов. Крайние даты дела - это дата первого документа дела и дата последнего документа, подшитого в дело.

Срок хранения дела и номера статей по перечню. Четвертая графа заполняется на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения. В данной графе указывают срок хранения и номера статей по перечню. Эта графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

Ø временного хранения (до 10 лет включительно);

Ø долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

Ø постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации. Не допускается объединять в одно дело документы с различными сроками хранения.

Примечания. Если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например, судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих дел.

Номенклатура дел структурного подразделения в отличие от сводной номенклатуры дел не содержит «грифа утверждения», оформляется на простом листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается со службой ДОУ и архивом учреждения. Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации, то есть такая номенклатура дела будет носить характер сводной номенклатуры дел. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения.

При систематизации каждой группы документов, необходимо помнить ряд особенностей, а именно:

1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2. Документы коллегий группируются в два дела:

3. Протоколы и решения коллегий.

4. Документы к заседаниям коллегии.

5. Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, также как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

7. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

8. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

9. Предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно по личным вопросам.

10. В дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется во вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии.

11. Лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в переделах года и располагаются в них по алфавиту.

12. Документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Формирование дел

 

На основании номенклатуры дел происходит формирование документов в дела. В каждое дело группируются строго определенные документы.

 

Внимание! Не допускается помещение в дело документов, в разными сроками хранения, а также содержание которых не соответствует заголовку данного дела, а также различных черновиков.

 

Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.

Основные принципы систематизации документов в дела следующие: вопросно-логический, хронологический, алфавитный и нумерационный.

При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их оформления. Неправильно оформленные документы должны возвращаться исполнителю на доработку.







Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.