Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Обработка входящего, исходящего и внутреннего документопотока. Организация приема, передачи и доставки документов.





В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

· экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию и фиксация самого факта их поступления;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

· обработка исполненных и отправляемых документов.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками; поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно. До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки.

 

Внимание! Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

 

В экспедиции при обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

ü в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

ü в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

ü если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;

ü при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках.

 

Запомните! Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

 

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

Предварительное рассмотрение документов. Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

· важность содержания;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· авторство, то есть общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

· реальная срочность исполнения документа.

Замечание! Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

 

После сортировки документов они передаются руководителю организации или структурного подразделения для нанесения резолюции. Секретари руководителей по мере поступления к ним документов с резолюцией от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение. Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями или через службу ДОУ

Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Согласование проектов и подписаниеконечных вариантов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

В заключении исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

· правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;

· соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;

· наличие необходимого числа копий;

· идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизовано через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

 

Внимание! На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

 

После регистрации документа службой ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра: тираж = Т адресов + 1 экземпляр.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

· наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;

· наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;

· уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

 

 







Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.