Комунікативний процес в організації: сутність, зміст, умови ефективності.

Комунікація, чи процес передачі інформації від людини, чи групи організації іншій людині, чи групі організації, лежить в основі функціонування будь-якого підприємства і пронизує всі системи керування людськими ресурсами. Комунікаційний процес припускає наявність відправника інформації, одержувача інформації і процесу обміну інформацією.

Відправник, що бажає передати власні чи ідеї будь-яку іншу інформацію, повинний попередньо зрадити їм форму, придатну для передачі і сприйняття Цей процес називається кодуванням. Після того, як інформація закодована, вона може бути відправлена по одному чи декільком передатним каналам. Вибір каналу передачі багато в чому залежить від методу кодування.

Після одержання послання відбувається його розшифровка - спроба одержувача відтворити зміст оригінального повідомлення (точність інтерпретації,—ефективність комунікації.)

Розшифрувавши послання, одержувач вступає в процес зворотного зв'язку з відправником, тобто направляє своя відповідь на повідомлення. Зворотний зв'язок — наскільки адекватно було інтерпретовано послання, відновити комунікацію у випадку помилки при його розшифровці.

Існує безліч факторів, що знижують чистоту передачі інформації і спотворюють саме послання. Такі фактори називаються комунікаційними чи перешкодами шумом.

Спілкування є невід'ємною рисою організаційного буття. Кожен член організації беруть участь у комунікаційному процесі. Однак інтенсивність цієї участі і, саме головне, його мети неоднакові в різних членів організації. Співробітники спілкуються один з одним, щоб:

- виразити свої почуття й емоції (соціальна мета);

- чи одержати надати інформацію (професійна мета);

- зробити впливу на поводження інших членів організації.

Остання мета цілком збігається з метою керування персоналом організації - домогтися необхідного для компанії виробничого поводження своїх співробітників, що дозволить реалізувати організаційні цілі. Отже, комунікація може і повинна бути елементом системи керування персоналом.

Процес адаптації найчастіше буває сполучений зі стресом. Стрес являє собою особливий нервовий стан індивіда, породжений тим, що навколишня дійсність у його сприйнятті істотно відрізняється від чекань. Стрес-це психологічний процес пристосування до такого стану організму, спрямований на його саме збереження. Види стресу:

1) фізіологічними, викликуваними зайвими фізичними навантаженнями;

2) психологічними, обумовленими складними відносинами з навколишніми;

3) інформаційним, породженим надлишком, чи недоліком безсистемністю життєво важливої інформації;

4) управлінською, обумовленою високою відповідальністю за наслідки прийнятих рішень, особливо в умовах недоліку часу;

5) емоційний, що виявляється в ситуаціях погрози, небезпеці, несподіваній радості.

1.особливості трудового процесу (ритм, напруженість, одноманітність, монотонність, відсутність необхідних перерв і т.п.);

2. положення індивіда в організації (високе звичайно зв'язано зі значними нервовими і фізичними перевантаженнями, - низьке — з малою престижністю, поганими умовами праці, неможливістю реалізувати себе, відсутністю належної поваги з боку навколишніх, незадовільною заробітною платою);

3. службові конфлікти, несприятливий морально-психологічний клімат у колективі, відсутність взаємної підтримки і допомоги, погані відносини з керівництвом (наприклад, стрес може виникнути, коли працівник не одержує від керівника того, що необхідно, на його думку, для роботи);

4. труднощі узгодження службових і сімейних відносин.

У багатьох випадках має місце одночасна дія декількох цих факторів.

Для керування стресом необхідно ретельно проаналізувати ситуацію, виявити фактори, його що породжують, і визначити, які з них піддаються цілеспрямованому впливу. Потім відбувається первинне втручання з метою їхнього чи ослаблення повного подолання, наприклад організаційні перетворення у виді перепроектування робіт (збагачення їхнього змісту, скорочення обсягу, посадова ротація, поліпшення умов праці) чи нарощування ресурсів, необхідних для подолання стресу.

Основні психологічні способи керування стресами.

1. Вольовий контроль за станом свого організму на основі навчання відповідним методам (наприклад, послідовне м'язової релаксації — вправам по розслабленню і напрузі м'язів, аутотренінгу і т.п.).

2. Свідома зміна процесів сприйняття й оцінки ситуації. Виділяють: заперечення (відхилення від сприйняття негативної інформації); витиснення (чи забування переключення на інше); прийняття обставин такими, які вони є, заміщення недосяжної мети досяжної, більш доступної; раціоналізацію (уселяння собі думки про малозначимости проблеми, не зацікавленості в ній насправді та ін.).

3. Емоційно-психологічна розрядка за допомогою зліз, розмови зі співчуваючими обличчями. |

4. Зміна позиції стосовно проблеми у виді зниження вимог і претензій до себе й іншим, передоручення рішення іншим і обмеження власних контактів, ігнорування і бездіяльності.

46. Типи й основні причини конфліктів в організації.

Конфлікт—зіткнення протилежне спрямованих тенденцій у психіці окремої людини, у взаєминах людей і. їх формальних і неформальних об'єднань, обумовлене розходженням поглядів, позицій і інтересів. В організації конфлікт завжди виливається у визначені поводження, дії, що припускають втручання в справи інших. Конфлікт може протікати у формі кооперації, змагання, відкритої боротьби; цивілізованому конфлікту властиві перша і друга форми.

Конфлікти підрозділяють на загальні, що охоплюють всю організацію, і парціальні, що стосуються її окремої частини; що зароджується, зрілі чи гаснучі; сліпі, чи раціональні; мирні чи немирні; короткочасні чи затяжні, довгий час які лихорадять всю організацію.

Позитивними наслідками конфлікту вважаються рішення проблеми способом, прийнятним для всіх сторін; зміцнення взаєморозуміння, згуртованості, співробітництва; зменшення антагонізму, однодумності, покірності, конфлікти сприяють підвищенню активності і мотивації до роботи, росту кваліфікації, стимулюють суперечки і допитливість, поява нових ідей і альтернатив розвитку організації, ріст здатності до змін, підвищення якості прийнятих рішень.

Без конфліктів, переживання напруги людина може зупинитися у своєму розвитку. Усе це полегшує процес керування, підвищує його ефективність, а тому конфлікти часто в залежності від ситуації краще не придушувати, а регулювати.

Конфлікти можуть мати і дизфункціональні (негативні) наслідки: незадоволеність, погіршення морально-психологічного клімату, згортання співробітництва, ріст плинності кадрів, зниження продуктивності, активності майбутньому, наростання ворожості, формування образа ворога прагнення до перемог, а не до рішення проблем.

Причини конфлікту не завжди піддаються логічної реконструкції— включають ірраціональну складову зовнішні прояви часто не дають представлення про їхній істинний характер.

Стосовно окремого суб'єкта конфлікти бувають внутрішніми (внутріособистісн) і і зовнішніми (міжособистісні, між особистістю і групою, між групові).

З погляду організаційних рівнів, до яких належать сторони, конфлікти можна розділити на горизонтальні і вертикальні.

Конфлікт можна розглядати у вузькому й у широкому змістах. У вузькому — це безпосереднє зіткнення сторін у широкому — процес, що складається з декількох етапів, у рамках якого зіткнення є лише одним з них.

На першому етапі складається конфліктна ситуація, тобто таке положення справ, при якому цінності, інтереси, установки сторін об'єктивно вступають у протиріччя один з одним, але відкритого зіткнення ще немає.

Елементами конфліктної ситуації, є насамперед її учасники. Це можуть бути конфронтуючі один одному сторони, чи опоненти, кожний з який володіє визначеними потенційними можливостями, силою, що спирається на матеріальні й інформаційні ресурси, чи статусом відповідним рангом. Так, опонентами першого рангу є індивіди, другого рангу — група, третього рангу — організація. Індивід, що виробляє рішення в діалозі із самим собою, вважається опонентом нульового рангу. Інші учасники можуть виступати в ролі підбурювачів, пособників, організаторів, прямо в ній не беруть участь Підбурювач — це обличчя, що підштовхує опонентів до протиборства; пособник сприяє їм радами, технічною підтримкою (у групових конфліктах звичайно всі члени групи стають пособниками лідера); організатор, що планує конфлікт, не обов'язково збігається з однієї зі сторін, а може бути самостійною фігурою.

Іншим елемент КС об'єкт який викликає її до життя. Найчастіше він буває неподільний. Згодом конфліктна ситуація може зникнути, якщо перестане існувати сам об'єкт, що породив неї; зберегтися в колишньому стані; трансформуватися в іншу; загостритися під впливом інциденту, тобто чи події обставини, що послужила чи поштовхом приводом до зіткнення опонентів.

Третьою фазою розвитку конфлікту є криза і розривши відносин між опонентами. Ця фаза складається з двох етапів — конструктивного і деструктивного. У рамках конструктивного етапу можливість спільної діяльності, хоча й у специфічних формах, зберігається, і опонентів ще можна примирити і посадити за стіл переговорів. На деструктивному етапі ніяке співробітництво вже неможливо —вони втрачають самоконтроль і їхній необхідно роз'єднувати.

У залежності від конкретної ситуації в результаті конфлікту може бути здійснена перебудова організації (зміна цілей, структури, системи керування, способів діяльності і т.п.); відбутися чи розпад відновлення колективу, кадрові перестановки; знайдений один чи кілька людей, на кого звалять провину за всі проблеми і постараються звільнити, чи заспокоївши залякавши тим самим інших.

48. Формування сприятливого соціально-психологічного клімату в колективі.

Поведінка окремого працівника визначається не тільки набором його особистісних якостей, особливостями конкретної ситуації, але й специфікою соціального середовища, в якому реалізується трудова діяльність. Таким соціальним середовищем є організація. Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільної мети. Кожний працівник організації, що бере участь у досягненні її стратегічних цілей, є в той же час членом певної робочої групи (колективу).

Спільна діяльність людей в організації регулюється на трьох рівнях взаємодії:

- соціальна взаємодія – спирається на формалізовані відносини, зумовлені правовими, економічними і соціальними нормами;

- соціально-психологічна взаємодія – це відносини між людьми в процесі спільної діяльності;

- психологічна взаємодія – це рівень міжособистісного спілкування, що спирається переважно на емоційно-чуттєву сферу.

Найбільш повно соціально-психологічна і психологічна взаємодія між працівниками проявляється в робочих малих групах (колективах). Робоча група – це спільність людей, об’єднаних єдністю мети та інтересів, спільною діяльністю, взаємною відповідальністю, відносинами товариськості і взаємодопомоги. Відносини в групі стосуються професійної, ціннісно-світоглядної сфер та міжособових взаємин.

Професійна сфера охоплює відносини в процесі виконання виробничих завдань. Це субординарнаційні відносини між керівником і підлеглими та відносини, пов’язані з координацією діяльності колективу. Ціннісно-світоглядна сфера пов’язана з особистими і груповими цінностями, моральними установками членів групи. У сфері міжособових відносин реалізується потреба особистості у спілкуванні і самоутвердженні в рамках колективу.

Соціально-психологічний клімат характеризується специфічною для спільної діяльності людей атмосферою психічного та емоційного стану кожного працівника і залежить від загального стану оточуючих його людей. Отже, соціально-психологічний клімат – це переважаюча і відносно стійка духовна атмосфера або психічний настрій колективу, що проявляється як у відношеннях працівників один до одного, так і у відношеннях їх до спільної справи.

Роль соціально-психологічного клімату в життєдіяльності організації визначається тим, що:

- він є найбільш суттєвим елементом в загальній системі організації спільної діяльності людей, оскільки зумовлює її безпосередні умови, характеризує внутрішні психологічні аспекти мікросередовища та оцінку результатів праці;

- забезпечує механізм зворотнього зв’язку особистості з соціальним середовищем і сприяє її розвитку;

- визначає міру включення кожного працівника у діяльність, а також характер її спрямованості та ефективність.

В загальних рисах можна сказати, що сприятливий соціально-психологічний клімат характеризується ціннісно-орієнтаційною єдністю і згрунтованістю колективу; кон’юнктивними (об’єднуючими) міжособовими стосунками та задоволеністю ними членів колективу; наявністю умов для самореалізації і самоутвердження особистості в колективі; задоволенням професійною діяльністю; відсутністю негативних лідерів і негативних психологічних груп; переважанням почуття симпатії-притягання між членами колективу; взаємною відповідальністю і вимогливістю. Несприятливий соціально-психологічний клімат проявляється в диз’юнктивних (роз’єднуючих) стосунках, в напружених відносинах між членами колективу, конфліктних ситуаціях і конфліктах, що позначається на результатах діяльності, зниженні мотивації до праці, зменшенні продуктивності, погіршенні трудової дисципліни, збільшенні плинності кадрів тощо.

49. Соціально-психологічні резерви колективу і методи їх використання для підвищення ефективності спільної праці.

Соціально-психологічні резерви в умовах сприятливого соціально-психологічного клімату виникають на всіх рівнях структурної організації колективу. На індивідуальному рівні вони зумовлюються особистісними психічними властивостями працівника, які реалізуються з метою задоволення потреби у самоутвердженні, самореалізації, бажанні відповідати експектаціям (вимогам) групи.

Самооцінка – це оцінка особистістю самої себе, своїх можливостей, якостей і місця в колективі.

На рівні групи соціально-психологічні резерви виникають внаслідок формування позитивної емоційної атмосфери, що здатна іррадіювати і посилюватися, зумовлюючи підвищення активності всіх членів групи.

Вплив групи на особистість та її трудову активністьздійснюється завдяки механізму групових норм і групових санкцій. Групові норми – це існуюча в групі система вимог, яка визначає поведінку її членів. У групових нормах осн моменти діяльності: мета, засоби, предмет, процес і продукт праці, взаємні права і обов’язки, зразки поведінки та межі можливих відхилень, зміст санкцій. Санкції можуть бути організованими, тобто оформленими в законах, постановах, статутах організації, а також дифузними, які представляють собою безпосередні емоційні висловлювання, схвалення або несхвалення щодо дій працівника.

Основними формами впливу на працівника в ситуації міжособистісного спілкування є:

Інформування формує уявлення про можливий розвиток процесів та наслідки вибраної альтернативи поведінки. Інструктаж знайомить працівника з найбільш ефективними способами досягнення поставленої мети. Завданням стимулювання є встановлення взаємозв’язку між усвідомленими працівником мотивами, уявленнями про себе та результатами роботи.

Задоволеність працівників міжособистісними стосунками є суттєвою характеристикою соціально-психологічного клімату.. Найбільш продуктивними є відносини, які формуються на взаємній привабливості працівників (домінуюче ставлення людини до інших) включає:

- симпатії-антипатії (відчуття задоволення-незадоволення від реального або уявного контакту з іншою людиною)

- притягання-відторгнення (реальною складовою цих відчуттів).

При регулюванні міжособових відносин в організації слід враховувати не тільки особисті бажання суб’єктів цих відносин, але і відношення їх до об’єкта (предмета), стосовно якого виникають ці відносини.

Згідно з теорією “балансних моделей” саме мета і результати трудової діяльності і є тим об’єктом, який повинен визначати характер міжособистісних відносин. За умови переважання почуття антипатії, відторгнення взаємовідносини між працівниками будуть реалізовуватися як офіційні, ділові, а в емоційних стосунках можливі конфліктні ситуації. Все це вимагає від керівництва систематичного вивчення і регулювання соціально-психологічного клімату колективу. В залежності від таких показників, як увага керівника до людини та врахування її інтересів, або, навпаки, увага до виробництва і врахування інтересів справи, стратегія управління характеризується:

- невтручанням, за якого відмічається низький рівень турботи про людей і про виробництво;

- турботою про людей, намаганням встановити дружні стосунки при недостатній увазі виробничим справам;

- зосередженістю на вирішенні виробничих завдань і недооцінкою людського фактора;

- оптимальним поєднанням інтересів справи і персоналу за умови невисокої вимогливості до працівників;

- максимальним врахуванням інтересів виробництва і колективу, коли поєднуються діловитість і людяність. Цей тип управління властивий командам.

Психологічними механізмами регуляції трудової діяльності є адаптація, комунікація, ідентифікація, інтеграція.

Адаптація спрямована на активне прийняття і засвоєння особистістю цінностей і норм колективу, що сприяє кращій її самореалізації.

Комунікації сприяють активному обміну інформацією, залученню працівників до процесу управління, духовному їх збагаченню.

Ідентифікація (уподібнення себе з іншими) сприяє формуванню почуття причетності до групи, захищеності, самостійності, самоповаги.

Інтеграція сприяє перетворенню групи в згуртований, саморегулівний соціальний організм, в якому зусилля всього персоналу спрямовані на досягнення цілей організації.

50. Функції та завдання кадрової служби організації.

1. Адміністративна діяльність, яка забезпечує виконання діючого законодавства в галузі праці.

2. Організація працевлаштування, яка реалізується через підбір, прийом на роботу, знайомство з робочим місцем, інструктаж щодо умов праці та техніки безпеки на виробництві, перехід з одного робочого місця (посади) на інше, звільнення працівника та ін.

3. Формування резервного потенціалу на підприємстві.

4. Допомога керівництву в розробці форм та систем заробітної плати, системи преміювання, визначення розміру соціальних пільг.

5. Проведення постійного контролю за умовами праці, трудовою дисципліною, технікою безпеки.

6. Розробка положення та проведення атестації персоналу, організація конкурсів на заміщення вакантних посад.

7. Організація системної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу.

8. Співпраця з профспілками та керівництвом організації в розробці та укладанні колективного договору.

9. Регулювання соціально-психологічних відносин шляхом визначення причин та розробку заходів зниження соціальної напруги в колективі (святкування урочистих дат, ювілеїв тощо).

1. Розробку ефективної системи кадрового менеджменту (визначення цілей, завдань, принципів та методів реалізації кадрової політики в межах конкретної організації).

2. Розробку структури та штатного розкладу кадрової служби, визначення структури професійної підготовки та функціональних обов'язків менеджерів з кадрів.

3. Набір персоналу шляхом використання всіх можливих джерел поповнення кадрів.

4. Формування керівного складу організації. Проведення аналізу якісного складу управлінських кадрів, організація роботи з молодими і перспективними працівниками, формування кадрового резерву на заміщення керівних посад.

5. Оцінку професійної діяльності працівників, яка передбачає розробку методики та процедури атестації персоналу, організацію роботи з резервом, проведення конкурсів спеціалістів.

6. Розробку заходів, спрямованих на швидку адаптацію нових працівників в колективі.

7. Організацію підвищення кваліфікації персоналу, яка передбачає розробку та реалізацію програм професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, визначення конкретних форм та баз проведення навчання.

8. Управління трудовою дисципліною та плинністю кадрів шляхом вдосконалення систем оплати праці, надання широкого спектру соціальних пільг, гарантій для збереження стабільного колективу.

51. Права, обов’язки й відповідальність керівника кадрової служби.

Відповідальність за реалізацію кадрової політики на підприємстві в першу чергу покладається на керівника кадрової служби це регламентується досить широким спектром професійних прав та обов'язків, а саме:

1. Очолювати роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки і ділових якостей.

2. Керувати розробкою перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом з урахуванням перспектив його розвитку, змін складу працюючих внаслідок впровадження нової техніки та технології, механізації і автоматизації виробничих процесів, а також пуском нових виробничих об'єктів.

3. Вирішувати питання найму, звільнення та переведення працівників, контролювати відповідність посади, яку вони займають наявному рівню освіти та кваліфікації.

4. Забезпечувати розміщення молодих фахівців згідно з одержаною в вищих навчальних закладах професією та спеціалізацією. Спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснювати проведення їх стажування й виховної роботи.

5. Систематично вивчати ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою підбору кадрів на заміщення вакантних посад, контролювати створення та поповнення кадрового резерву.

6. Брати участь в організації підвищення кваліфікації працівників, зарахованих до резерву, підготовці їх до роботи на керівних посадах.

7. Брати участь в розробці процедури атестації працівників, визначати коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечувати підготовку необхідних документів, сприяти реалізації рекомендацій атестаційної комісії.

8. Організовувати своєчасне оформлення документації щодо прийому, переведення й звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства.

9. Вести облік особового складу підприємства, заповнювати та зберігати згідно до вимог діючого законодавства трудові книжки працюючих на підприємстві.

10. Забезпечувати підготовку документів, необхідних для призначення пенсій і соціальних виплат працівникам підприємства та їх сім'ям, проводити своєчасне надання їх в органи соціального забезпечення.

11. Організовувати розробку та реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення управління персоналом на основі широкої автоматизації та механізації діяльності кадрової служби.

12. Контролювати діяльність інспекторів з кадрів, керівників підрозділів щодо своєчасного та правильного виконання наказів, розпоряджень, постанов, ухвал адміністрацій підприємства в сфері кадрової політики.

13. Організовувати заходи щодо вдосконалення форм і методів роботи з кадрами. Аналізувати причини плинності кадрів. Надавати керівництву пропозиції щодо усунення виявлених недоліків та забезпечення стабільності колективу.

14. Організовувати табельний облік працівників, розробляти графік відпусток та контролювати його додержання, аналізувати стан трудової дисципліни та виконання правил внутрішнього трудового розпорядку в підрозділах підприємства.

15. Забезпечувати підготовку необхідної звітності з персоналу та кадрової роботи і контролювати своєчасність надання цих документів до відповідних міністерств, відомств, комітетів.

52. Співробітництво кадрової служби з іншими структурними ланками організації.

Реалізація кадрової політики передбачає співпрацю кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства. Наприклад, оперативне управління персоналом на підприємстві проводять менеджери з кадрової роботи (представники департаменту персоналу, відділу кадрів) та лінійні керівники (майстер цеху, начальник зміни, начальник участку). При цьому менеджер персоналу є головним реалізатором кадрової політики підприємства в цілому, а лінійні керівники відповідають безпосередньо за своїх підлеглих, контролюють стан виробництва, складають первинну документацію для вищого керівництва. Первинна інформація лінійних керівників аналізується працівниками кадрових служб і дає можливість робити узагальнюючи висновки по підприємству щодо рівня виконання норм виробітку, обсягів виробництва, трудової дисципліни (кількість запізнень, прогулів), рівня плинності кадрів, рівня професійно-кваліфікаційної відповідності працівників займаним посадам і т.д.

До основних функцій представників кадрової служби в сфері стратегічного та оперативного управління персоналом на підприємстві належать:

1. Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звільнення, скорочення персоналу.

2. Активна участь у розробці організаційної та управлінської структури підприємства.

3. Допомога лінійним та функціональним керівникам у організації виховної роботи з персоналом з метою підвищення продуктивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забезпечення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.

Виконання названих функцій передбачає проведення постійної роботи кадрових служб щодо вдосконалення методики підбору, проведення співбесід, конкурсного відбору, визначення рівня кваліфікації та професійної придатності кандидатів на вакантні посади, проведення атестації персоналу, підвищення професіонального рівня шляхом навчання чи стажування працівників, розробки форм та систем матеріального забезпечення, програм соціального розвитку колективу.

Реалізація ефективної діяльності кадрових служб неможлива без постійної співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом, та іншими структурними підрозділами підприємства, а саме фінансово-економічним відділом, бухгалтерією, юрисконсультом, психологом, службою соціального розвитку та іншими.

53. Номенклатура справ з кадрового діловодства.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює організацію роботи з документами особового складу підприємства з питань прийому, переведення, звільнення, обліку працівників та інше.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, оскільки саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного росту і т.д.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про прийом, переведення та звільнення працівників.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

5. Складання особових справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

6. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

7. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом підприємства. У документації з особового складу відображається діяльність організації з питань обліку, прийому, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення працівників тощо.

Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.

54. Склад кадрової документації та її призначення.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи:

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які надають юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які можуть видаватись установами власним працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, атестаційний лист, подання та призначення на посаду тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних відносяться статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку; до розпорядчих - накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних - доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особистий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає наступні стадії:

1. документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;

2. ведення особових справ та трудових книжок працівників;

3. ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

55. Документаційне забезпечення руху кадрів.

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів в організації.

Можливість одержання перерахованих даних про особовий склад організації забезпечується веденням кадровою службою (відділом кадрів) відповідної документації найважливішою серед якої є трудові договори між працівниками та власником підприємства, трудові книжки та особові справи працівників.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства (організації, фізичною особою), згідно якої працівник зі своєї сторони, зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства (або фізична особа), зі своєї, зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Порядок заповнення трудової книжки регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Працівники, які влаштовуються на роботу, повинні подати власнику підприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за місцем працевлаштування, при цьому власник стягує з працівника суму її вартості.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.

Особова справа посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на всіх працівників підприємства після їх зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації.

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2), штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2).

Особова картка -це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

І розділ – "Загальні відомості" – в ньому відображається:

- прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата та місце народження, номер та серія паспорта, домашня адреса;

- загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;

- останнє місце роботи, дата та причина звільнення;

ІІ розділ– "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказується:

- назва райвійськкомату за місцем проживання;

ІІІ розділ – "Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.

ІV розділ– "Відпустки" містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.

В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.

Особові картки (П2) комплектуються за структурними підрозділами підприємства та апарату управління.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: