Макрос: программирование без программирования

Для непрограммистов либо квалифицированных, но ленивых пользователей, которые не хотят программировать, в системе Access имеются макросы. Они позволяют манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты и практически автоматизировать выполнение любой задачи.

Как уже говорилось, система Access – среда разработки с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (в предыдущих версиях Access он назывался Access Basic) отличает объектно-ориентированный принцип программирования, основанный на использовании событий, который расширяет возможности работы с формами и отчетами; VBA – современный развитый язык программирования. Он является расширяемым, поскольку из его программ можно вызывать процедуры Windows API, хранящиеся в библиотеках DLL (Dynamic Link Library – библиотека динамической компоновки) операционных систем Windows. Полнофункциональная среда разработки системы Access обладает рядом современных средств создания приложений. В ней используются многооконный интерфейс, выделение цветом при редактировании и отладке, автоматический контроль синтаксиса, динамический контроль данных, точки прерывания, пошаговое выполнение и т. д.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Система Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих форматов, включая Dbase, Paradox, FoxPro, Lotus 1-2-3,Excel, SQL Server, Oracle, и разные форматы ASCII. При импорте создается таблица Access, а при экспорте таблицы Access – файл в заданном формате. Связывание (или присоединение) означает, что внешние данные используются напрямую, без создания таблицы Access. Можно связываться с данными форматов Dbase, Paradox, FoxPro, Excel, ASCII и SQL Server. Еще одной мощной возможностью системы Access является связывание с внешними таблицами с последующим использованием данных из этих таблиц в других таблицах. Таким образом, можно поступать с данными в форматах Access, FoxPro, Dbase. Paradox и SQL Server.

В Access с помощью DDE (Dynamic Date Exchange – динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов) к формам и отчетам можно добавлять разнообразные объекты. Это могут быть звуки, изображения, графики и даже видеоклипы. Пользователь имеет возможность как внедрять объекты, например растровые изображения или документы текстовых процессоров (таких, как Word или Word Perfect), так и устанавливать связь между полями таблиц Access и, например, ячейками в электронных таблицах Excel. Связывание объектов с записями в таблицах Access позволяет создавать динамические формы баз данных и совместно использовать информацию в различных приложениях Windows.

Требуется разработать базу данных УСПЕВАЕМОСТЬ, содержащую четыре таблицы: СТУДЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ДИСЦИПЛИНЫ, ОЦЕНКИ.

Таблица СТУДЕНТЫ должна содержать следующие поля:

Таблица ПРЕПОДАВАТЕЛИ должна содержать следующие поля:

Таблица ДИСЦИПЛИНЫ должна содержать следующие поля:

Таблица ОЦЕНКИ должна содержать следующие поля:

Необходимо разработать формы для ввода данных во все таблицы. Необходимо создать следующие запросы:

2. Оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине;

3. Перекрестный запрос: средний балл групп по дисциплинам;

4. Удаление отчисленных студентов; (создание архива).

· Все запросы должны быть оформлены в виде форм.

· Необходимо разработать итоговый отчет по дисциплинам, группам и среднему баллу групп по данным дисциплинам;

· Необходимо разработать кнопочную форму-меню для работы с базой данных.

Создание структуры базы данных и установление связей между таблицами

1. Создайте базу данных УСПЕВАЕМОСТЬ, выполнив следующие действия: загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, затем нажмите кнопку ОК;

в окне ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ задайте имя - вашу фамилию (пункт ИМЯ ФАЙЛА) и выберите папку с названием вашей группы (пункт ПАПКА), где ваша база будет находиться (по умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла - БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS), выбор диска для хранения БД уточняется у преподавателя;

2. Создайте структуру таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Для этого:

в окне базы данных выберите вкладку ТАБЛИЦЫ, а затем нажмите кнопку СОЗДАТЬ;

в окне НОВАЯ ТАБЛИЦА выберите пункт КОНСТРУКТОР и нажмите кнопку ОК;

в результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы;

определите поля таблицы в соответствии с таблицей 1.

При определении поля ДАТА РОЖДЕНИЯ используем маску для удобного ввода даты (т. е. в датах точки будут вводиться автоматически). Для этого в Свойства полей на вкладке Общие установите курсор на поле маска, справа появится кнопка с тремя точками - нажмите на нее. В появившемся окне создания масок выбирайте КРАТКИЙ ФОРМАТ ДАТЫ.

В поле ДОЛЖНОСТЬ используем мастер подстановок для того, чтобы не вводить, а выбирать из списка нужную должность с использованием ввода должности, которой нет в списке. В режиме СОЗДАНИЯ ПОДСТАНОВОК выбираем ФИКСИРОВАННЫЙ НАБОР ЗНАЧЕНИЙ, далее создаем 1-й столбец с должностями:

Закончив создание списка в режиме конструктора на вкладке ПОДСТАНОВКА, посмотрите появившиеся изменения после работы мастера. Проверьте строку ОГРАНИЧИТЬСЯ СПИСКОМ, в котором должно стоять слово НЕТ.

В поле СТАЖ в общих свойствах поля установите УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ > 0, СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ введите - стаж должен быть больше 0.

В поле ТЕЛЕФОН наберите маску для ввода 999-99-99, которая позволит не набирать тире в номере телефона при вводе в поле (подробнее о маске см. help).

В качестве ключевого задайте поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ.

Закройте таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ в режиме конструктора. Откройте таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ и введите первую строку из табл.1. При вводе стажа преподавателя введите отрицательный стаж -17.

Остальная часть этой таблицы также будет заполняться в режиме формы.

3. Таблица СТУДЕНТ (табл. 2) будет импортирована из таблицы EXCEL (файл студент.xls местонахождение таблицы узнать у преподавателя).

Меню ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/ИМПОРТ. Отредактируйте созданную таблицу в режиме конструктора.

В качестве ключевого задайте поле КОД СТУДЕНТА. Для этого щелкните по полю КОД СТУДЕНТА и выполните команду ПРАВКА => КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ.

Для удобства ввода телефона задайте маску (см. поле ТЕЛЕФОН таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ).

В поле МЕДАЛИСТ создайте ПОЛЕ СО СПИСКОМ без ввода новых значений, а также задайте ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ "Нет" (кавычки обязательны).

4. Создайте структуру таблицы ДИСЦИПЛИНЫ аналогично п.2 в соответствии с табл. 3.

В качестве ключевого задайте поле КОД ДИСЦИПЛИНЫ.

Поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ будет заполняться при помощи мастера подстановок из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Из доступных полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ выберите: КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, скройте ключевое поле. После работы мастера при заполнении поля КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ таблицы будут отображаться ФИО преподавателя для выбора, но в таблице ДИСЦИПЛИНЫ поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ будет оставаться числовым целым.

Поле ЭКЗАМЕН заполняйте при помощи поля со списком двух значений Экз. или Зач.

Закройте таблицу ДИСЦИПЛИНЫ. Откройте таблицу ДИСЦИПЛИНЫ и введите первую строку из табл. 7. При вводе кода преподавателя выберите фамилию Истомина Ремира Евгеньевича.

Оставшаяся часть таблицы будет заполняться в режиме формы.

5. Таблица ОЦЕНКИ будет импортирована из базы данных ОЦЕНКИ (файл оценки.mdb). Местонахождение файла узнать у преподавателя.

6. Отредактируйте структуру таблицы ОЦЕНКИ аналогично в соот-

Ключ будет составной: КОД СТУДЕНТА, КОД ДИСЦИПЛИНЫ, НОМЕР СЕМЕСТРА (в режиме конструктора выделите три поля и задайте ключ). Эта таблица уже заполнена.

Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. Для этого:

Выполните команду СЕРВИС^ СХЕМА ДАННЫХ. На экране появится окно СХЕМА ДАННЫХ.

В появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ.

Переведите выделение на имя следующей таблицы и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы.

Создайте связь между таблицами ДИСЦИПЛИНЫ и ОЦЕНКИ. Для этого подведите курсор мыши к полю КОД ДИСЦИПЛИНЫ в таблице ДИСЦИПЛИНЫ, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле КОД ДИСЦИПЛИНЫ в таблице ОЦЕНКИ, а затем отпустите левую клавишу мыши. На экране откроется окно СВЯЗИ.

Щелкните по ячейке ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ - в ней должна появиться галочка.

Щелкните по ячейкам КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ и КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ.

Информация. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит редактировать записи только в таблице ДИСЦИПЛИНЫ, а в таблице ОЦЕНКИ эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ один предмет, то в таблице ОЦЕНКИ удалятся все строки, связанные с этим предметом.

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Связь будет создана.

Аналогично создайте связи между полем КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ и полем КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ в таблице ДИСЦИПЛИНЫ, а также между полем КОД СТУДЕНТА в таблице СТУДЕНТЫ и полем КОД СТУДЕНТА в таблице ОЦЕНКИ.

Закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Результаты работы представьте преподавателю.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: