Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Конструктор таблиц и форматы данных





Допустим, мы сразу выбрали команду Создание таблицы в режиме конструктора. В этом случае мы получим возможность определить все поля (столбцы) нашей будущей таблицы и задать их свойства. В первую очередь разработчик должен определить следующие параметры:

1. Имя поля. По имени будет осуществляться доступ к данным. Имя можно набирать русскими буквами. Пробелы в имени лучше не использовать.

2. Тип данных. Принципиально важно, что будет находиться: текст, числа, календарные даты или что-то другое.

3. Длина поля. От этого зависит удобство работы с данными.

4. Является ли поле ключевым. По ключевым полям таблицы можно связывать друг с другом.

Индекс - свойство поля, позволяющее ускорить поиск данных и сортировку по значению этого поля. Индексация применяется практически во всех СУБД, и от того, как она организована, зависит быстродействие СУБД.

Первичный ключ - поле, которое не содержит повторяющихся значений и позволяет идентифицировать каждую запись в таблице. Классический пример первичного ключа - поле «номер по порядку». Ключевые поля всегда индексированы.

Счетчик - поле, в котором производится автоматическая нумерация записей.

 

Менее важными, но тоже часто используемыми являются такие параметры:

1. Формат поля, рассмотрим далее.

2. Подпись поля. Подпись может заменить имя поля в формах и таблицах, с которыми будет работать пользователь. Это особенно удобно, если имя поля недостаточно информативно.

3. Значение по умолчанию. Чаше всего такой параметр необходим для числовых или логических полей, когда обязательно наличие данных.

4. Условие на значение. Разумеется, условие должно иметь смысл применительно к поставленной перед разработчиком задаче. Формирование этого параметра - часть алгоритма функционирования базы данных. Таким образом, можно решить некоторые проблемы, не прибегая к программированию.

5. Обязательное поле. Если эта опция выбрана, при заполнении новой записи пользователь обязательно должен ввести какие-нибудь данные. В противном случае программа будет выводить «ругательные» сообщения, пока пользователь не введет данные.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, установите курсор на строку бланка и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выберите команду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Есть и похожее понятие: первичный ключ. Он может включать несколько полей. Создавать такой составной ключ имеет смысл в том случае, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. В таблице не может быть более одного ключа, поэтому если символом ключика помечены две или более строки, то, значит, эта таблица имеет составной ключ.

Формат ноля - задаёт вид отображения значений полей всех типов, кроме поля объекта OLE. В Access определены в виде раскрывающихся списков встроенные стандартные форматы для полей типов:Числовой, Дата/Время, Логический и Денежный. Пользователь может создать собственный формат с помощью символов форматирования.

Формат поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой». Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая определяет значение поля, если данные в него не были введены.

Маска ввода – свойство, которое предназначено для облегчения ввода и контроля вводимой информации. Маска ввода строится с помощью мастера, выбирается из списка (для некоторых типов полей) или самостоятельно пользователем на основе таблицы специальных символов, которую можно увидеть в справочной системе MS Access.

Примеры:

1) для ввода номера телефона \(000")"000\-00\-00 =>(062) 123-45-67;

2) для ввода почтового индекса"Index" 000 " " 000 => Index 123 456;

3) для ввода имён

>L< => Иван, Сергей - первая буква прописная, остальные строчные.

Оба свойства Формат поля и Маска ввода задают шаблон, в котором данные вводятся в таблицу. Свойство Формат поля используется для данных числового и денежного типа и не определено для текстовых полей, полей MEMO и гиперссылок. Свойство Маска ввода используется для отображения символьных констант и при вводе данных в пустые графы. Маска обеспечивает сохранение информации в определённом формате. Обычно задано одно из свойств. Если заданны одновременно оба свойства, то Маска ввода применяется для ввода и редактирования данных, а Формат поля – при отображении сохраненных данных.

Главное отличие свойств: Формат поля влияет на все содержимое поля, а Маска ввода – на часть.

Основные символы, используемые при задании маски или формата:

0 - обязательная цифра (0...9);

9 - цифра или пробел;

# - цифра, пробел, плюс или минус;

L - обязательная буква (если используется русский алфавит, то А.. X и А.. Я);

? - необязательная буква;

А - обязательная буква или цифра;

а - обязательная буква или цифра;

& - обязательное наличие символа или пробела;

С - любой необязательный символ;

Точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, дефис, слэш - возможные разделители данных (они сохраняют свой вид в строке).

 

Формирование связи

Для того чтобы связать две таблицы, нужно в первую очередь предусмотреть поля в таблицах, значения которых пригодны для связи. Чаще всего это поля счетчиков или числовые поля. Необходимо также точно знать, могут ли быть в поле повторяющиеся значения. Если есть - значит «многие», если нет - значит «один». После этого надо включить таблицы в схему данных; для этого используется команда Добавить таблицу. Установка связи производится перетаскиванием имени одного поля на имя другого. Указатель мыши в момент завершения перетаскивания должен принять вид прямоугольника.

Удобно, когда в обеих таблицах связанные поля имеют одинаковые имена. Зато другие характеристики полей могут не совпадать.

Практическую пользу от связывания таблиц можно извлечь, создав запрос, форму или отчет.

Связь «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В (эти записи называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

Нельзя сказать, что какая-то таблица в данном случае является главной, а другая подчиненной: выборка данных может идти в обоих направлениях.

Связь «один-к-одному» подразумевает, что в обеих таблицах в связанных полях имеются только уникальные записи. На первый взгляд это может показаться излишним: не проще ли было создать одну таблицу вместо двух? Действительно, в некоторых случаях разницы нет. Но давайте предположим обратное. Допустим, у нас есть таблица, состоящая из десяти полей, и мы хотим разделить ее на две. Пять полей в одну таблицу, пять в другую. В этом случае, чтобы сохранить таблицы надо связать по принципу «одии-к-одному». С точки зрения быстродей­ствия и экономии места мы вряд ли что-нибудь выиграем.

Поясним на примере. Допустим, в базе надо хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, номер кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией каждого студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Это же огромная избыточность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе - в другой и установить связь между полями «читаемая дисциплина» - «изучаемая дисциплина» (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

При связи «многие-ко-многим» одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из, по крайней мере, двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.

 

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле главной таблицы является ключевым полем или име­ет уникальный индекс;

связанные поля имеют один тип данных (здесь существует исклю­чение - поле счетчика может быть связано с числовым полем), если в последнем в свойстве Размер поля указано значение «Длинное целое»;

обе таблицы принадлежат одной базе данных Access: если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access; для уста­новки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта; для связанных таблиц из баз данных других фор­матов установить целостность данных невозможно.

 

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) может помочь за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую самостоятельно может уйти несколько часов. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В системе Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

 

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна создания форм и отчетов имеют похожие интерфейс и возможности. Характерной особенностью является то, что форма (или отчет)создается в среде WYSIWYG (what you see is what you get – «что видишь, то и получаешь»). Эта аббревиатура означает, что при добавлении каждого нового элемента форма преобразуется, так что сразу же можно увидеть, как она будет выглядеть в приложении. В формах и отчетах можно использовать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники. Кроме того, можно изменять цвета элементов формы, добавлять тень. Рисунки, графики и даже подчиненные формы или отчеты. Формы могут состоять из нескольких страниц; отчеты могут содержать много уровней группирования и подведения соответствующих групповых итогов. Вы можете просматривать свою форму или отчет в режиме предварительного просмотра страницы и менять ее масштаб. Режим конструктора отчетов допускает использование до десяти уровней группировки и сортировки данных.

 

Многотабличные запросы

Многотабличный запрос является одним из самых важных средств Access. Окно Схема данных позволяет в визуальном режиме устанавливать связи между таблицами. Можно даже объединять таблицы файлов различных типов (таких, как таблица Access и таблица Dbase), а затем работать с ними, как с одним объектом. В этом окне можно выбирать отдельные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии для выбора записей. Результаты выполнения запроса можно отобразить в виде электронной таблицы, формы или отчета. Запросы имеют и другое применение. Можно создавать перекрестные запросы, которые подводят итоги, группируют данные и, в результате, создают новые таблицы. Запрос можно использовать для обновления данных в таблицах, удаления записей или объединения таблиц.

 

Графики и диаграммы

В системе Access используется то же графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С его помощью можно создавать различные графики и отображать данные для удовлетворения самых взыскательных требований. В распоряжении пользователя – гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как в двух, так и в трех измерениях. Графики можно сопровождать пояснительным текстом в произвольной форме, можно изменять координатную сетку, настраивать цвет и узор, отображать значения в столбцах или секторах диаграмм и даже менять угол просмотра с помощью системы Microsoft Graph, вызываемой из Access.

 

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций – небольших встроенных программ, с помощью которых выполняются самые разнообразные задачи. В Access встроены математические, статистические и финансовые функции, функции обработки строк, работы с базами данных, функции даты/времени и другие. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.







Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.