Затверджено радою університету

до виконання самостійної роботи з дисциплін “ Інформаційні системи і технології обліку”, “Інформаційні системи і технології підприємств”, “Інформаційні системи і технології у фінансах”, “Інформаційні системи і технології в економіці”, “Інформаційні системи і технології менеджменту”

для студентів усіх форм навчання зі спеціальностей

Методичні вказівки до виконання самостійної роботи з дисциплін “Інформаційні системи і технології обліку”, “Інформаційні системи і технології підприємств”, “Інформаційні системи і технології у фінансах”, “Інформаційні системи і технології в економіці”, “Інформаційні системи і технології менеджменту” для студентів усіх форм навчання зі спеціальностей 7.050106, 7.050107, 7.050104, 7.050102, 7.050201. – Пол-тава: ПолтНТУ, 2003. - 30 с.

Укладач: Ю.А. Харченко, канд. техн. наук, доцент.

Відповідальний за випуск: зав. кафедри економічної кібернетики Р.Г. Савенко, доктор техн. наук, професор.

Рецензент: Л. Ф. Крещенко, канд. техн. наук, доцент

Система керування базами даних (СКБД) - це комп’ютерний програмний додаток, призначений для збереження, пошуку, сортування, фільтрування, друку і представлення інформації, яка міститься у БД.

База даних – це набір інформації, котра відноситься до вказаної теми чи задачі. Якщо база даних чи її частини зберігаються в комп’ютері, слідкувати за нею можна із цілого ряду інших джерел, які користувач повинен скоординувати й організувати самостійно.

Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних (БД).

Є бази даних двох типів: а) БД із плоскими файлами; б) реляційні БД. Частіше використовуються реляційні бази даних, які дозволяють зберігати інформацію у багатьох таблицях, зв’язаних між собою за допомогою ключових полів. Оскільки дані можуть бути розміщені у декількох таблицях, реляційні бази працюють швидше, їх легше підтримувати порівняно з базами даних, що складаються з плоских файлів.

БД - це набір організованих даних, тому що дані зберігаються за категоріями, доступ до яких можливо отримати на логічному (або абстрактному) рівні. Кожний рядок у таблиці називається записом (за винятком заголовків стовпців), а стовпець називається полем бази даних. Кожний запис еквівалентний одному елементові даних. Другою важливою частиною бази даних є індекс. Індексом називається змінна з унікальним значенням для кожного запису. Індекс виконує дві функції: запобігає дублюванню даних та прискорює процес перегляду і пошуку записів.

СКБД Access 2000 – це компонент Microsoft Office 2000, призначений для створення реляційних баз даних. Access 2000 порівняно з попередніми версіями має підвищену продуктивність; більш потужні засоби VBA; більшу кількість шаблонів баз даних; нові макрокоманди; можливість під’єднання до Internet і локальної мережі.

СКБД Access складається з таких основних компонентів:

таблиця - об’єкт, у якому зберігаються дані, зовні схожий на таблицю;

запит - вибір даних із таблиць на основі критеріїв, котрі задані користувачем;

форма - шаблон відображення даних, що полегшує читання, введення і розуміння даних на екрані;

звіт - шаблон роздрукованих даних, який використовується для роздрукування даних із таблиць і запитів.

Для автоматизації роботи елементів управління й об’єктів бази даних можливе створення макросів і модулів.

Нова база даних створюється з діалогового вікна запуску. У верхній частині вікна обираємо опцію Новая база данных, вибираємо папку,вводимо ім’я бази даних (стандартне ім’я db1), а потім розпочинаємо формувати її структуру. Є можливість для створення будь-яких таблиць, запитів, форм, звітів, макросів та модулів, необхідних для бази даних. Усі ці компоненти належать до об’єктів бази даних.

Базу даних рекомендується створювати у такому порядку:

Таблиці - у них містяться поля, де розташовані записи баз даних і на них посилаються всі об’єкти бази даних. Таблиці є фундаментом бази даних. Усі зв’язки між таблицями повинні бути створені на цьому етапі.

Запити додатково об’єднують інформацію у таблицях та фільтрують дані, які повинні бути відображені на екрані або у звіті.

Форми є екранним інтерфейсом або інтерфейсом користувача, це інструмент для роботи з поточним записом (редагування, доповнення тощо), у Office 2000 використовується кнопкова форма.

Звіти використовуються у якості порції вихідних даних.

1. Розробити у середовищі СКБД MS ACCESS 2000 базу даних (БД) для розв’язання економічної задачі, при цьому потрібно виконати такі дії:

- зв’язати таблиці за допомогою зовнішніх ключів;

- здійснити потрібні запити для розв’язання питань, які були поставлені в умові задачі (простий, складний, параметричний, групувальний, обчислювальний);

- створити необхідні звіти для виведення результатів розв’язання питань, які були поставлені в умові задачі.

Контрольний приклад для складання й тестування БД повинен містити не менше ніж 25 записів у головній таблиці і не менше від 5 у довідниках.

БД складається з 6 таблиць. Структура і зміст таблиць на рисунку 2.

Установлюємо зв’язок між таблицями по кодових полях. Вікно “Схема данных” має вигляд (рис. 3).

Запит створюється в Microsoft Access у режимі “ Конструктор”, цей режим використовується також для редагування запиту.

Запит на вибірку є найбільш часто використовуваним запитом, він повертає дані з однієї або кількох таблиць, а також результати, які при бажанні користувач може змінити (з деякими обмеженнями). Також можна використовувати запит на вибірку, щоб згрупувати записи для обчислення підсумкових значень та інших дій або значень нових полів.

Запит із параметрами - це запит, при виконанні якого в діалоговому вікні користувачеві видається запрошення ввести дані, наприклад, умову для повернення записів або значення, що повинне міститися в заданому полі. Можна створити запит, у результаті якого виводиться запрошення на введення кількох даних. Також запити з параметрами зручно використовувати у якості основи для форм і звітів.

Можна створити спеціальну форму або діалогове вікно, що, замість діалогового вікна запиту з параметрами, буде виводити запрошення на введення параметрів запиту.

1. Вибираємо об’єкт “Запросы”, команда “Создание запроса в режиме конструктора”.

2. Помічаємо всі таблиці і даємо команду “Добавить” (зв’язки встановлюються автоматично).

3. Встановлюємо маніпулятор “миша” на потрібному полі БД і переміщуємо курсор у рядок “ Поле ” в перший стовпець (ім’я таблиці записується автоматично) і так далі.

4. Формуємо нову таблицю для виведення інформації з БД.

5. Задаємо критерій (критерії) відбору в рядку “ Условие отбора ”.

6. Виводимо результати запиту за допомогою команди ” Запрос\Запуск ”.

Для зміни або редагування вже існуючого запиту використовується режим ” Конструктор”. Внесені зміни відбиваються в інструкціях SQL. При створенні запитів можливі такі дії: 1) додавання таблиці; 2) видалення таблиці; 3) об'єднання кількох таблиць; 4) зміна типу об'єднання двох таблиць; 5) видалення зв'язку між двома таблицями; 6) додавання, видалення, переміщення поля, яке виводиться у запиті; 7) уставка поля між іншими полями; 8) зміна імені поля; 9) зміна ширини стовпчиків, висоти рядків; 10) уставка або видалення рядка умови відбору; 11) встановлення або зміна умови відбору; 12) установлення порядку сортування результуючого набору записів; 13) відображення або приховування поля в результатах запиту; 14) виконання обчислень даних; 15) очищення бланка запиту; 16) установлення властивостей; 17) пряма зміна інструкцій SQL; 18) додавання стовпчика до бланка запиту або розширеного фільтру.

Розглянемо детальніше перелічені вище можливості.

Для додавання в запит таблиці потрібно виконати такі дії:

1. Відкрийте запит у режимі ”Конструктор”.

2. Дайте команду ”Запрос\Добавить таблицу”.

3. Виберіть у діалоговому вікні ”Добавить таблицу” вкладку, що містить потрібні об'єкти (якщо потрібна таблиця знаходиться в іншій базі даних, спочатку зв'яжіть цю таблицю з активною базою даних).

4. Виберіть ім'я об'єкта, що добавляється в запит (для одночасного вибору кількох довільних об'єктів вибирайте об'єкти при натиснутій клавіші Ctrl, для вибору групи сусідніх об'єктів виберіть ім'я першого й останнього об'єктів групи при натиснутій клавіші Shift).

5. Натисніть кнопку ”Добавить”, а потім кнопку ”Закрыть”.

Можливе також додавання в запит таблиці або запиту шляхом переносу імені таблиці або запиту за допомогою “миші” з вікна бази даних у верхню половину вікна запиту в режимі ”Конструктор”.

а) числові поля можуть бути об'єднані, тільки якщо властивість ”Размер поля” (FieldSize) має значення Байт (Byte), Ціле (Integer) або Довге ціле (Long Integer);

б) тип об'єднання можна змінити таким чином, що з таблиці або запиту будуть вибрані всі записи, незалежно від того, чи містить друга таблиця або запит відповідні їм записи.

Поля запиту перейменовують, щоб точніше описати їх вміст. Це особливо корисно при визначенні нового поля (стандартне ім’я Выражение1) або при визначенні середнього значення, суми, максимуму, мінімуму, кількості записів або інших значень за даними існуючого поля. Нове ім'я поля повинно задовольняти правила про імена об'єктів. Зміна імені поля в бланку запиту призводить до зміни заголовка стовпчика в запиті у режимі ”Таблица”. Крім того, якщо на основі запиту створити новий об'єкт, такий, як нова ”Форма” або ”Отчет”, у новому об'єкті буде використане нове ім'я поля. Ім'я не змінюється у формах і звітах, що були створені на основі запиту до зміни імені поля.

а) зміна імені поля в поточному запиті не впливає на запит у режимі ”Таблица”, якщо в базовій таблиці або запиті було задане значення властивості ”Подпись” (Caption);

б) щоб використовувати нове ім'я поля тільки в заголовках стовпчиків у режимі ”Таблица” або як підпис полів у формах і звітах, варто задати для цього поля властивість ”Подпись” (Caption), а не перейменовувати поле на бланку.

Для зміни ширини стовпчика в бланку запиту необхідні такі дії:

1. У режимі ”Конструктор” переміщайте покажчик по прямокутнику над заголовком поля до правої межі області виділення стовпчика, ширину якого потрібно змінити, поки покажчик не виглядатиме як двостороння стрілка.

2. Щоб зробити стовпчик більш вузьким, перемістіть межу за допомогою “миші” ліворуч; щоб розширити стовпчик, перетягніть межу праворуч.

а) для одночасної зміни ширини кількох стовпчиків потрібно виділити стовпчики, перетягуючи покажчик по областях виділення стовпчиків, а потім виконати описані вище дії;

б) зміна ширини стовпчиків у режимі ”Конструктор” не впливає на ширину стовпчиків запиту в режимі ”Таблица”.

Запит №1. Вивести на екран інформацію про рейси в Київ, рисунок 5 (схема даних на рис. 3).

Запит №2. Вивести на екран інформацію про рейси, виконані після 2 вересня 2003р. із кількістю пасажирів від 30 до 34, яких обслуговували касири Вовк і Рак, рисунок 6 (схема даних на рис. 3).

Запит №3. Вивести на екран інформацію про заданого касира (параметричний запит), рисунок 7 (схема даних на рис. 3).

Запит №4. Вивести на екран інформацію про кількість пасажирів, перевезених кожним водієм, рисунок 8 (схема даних на рис. 3).

Запит №5. Вивести на екран інформацію про вартість квитків, проданих на кожний рейс, рисунок 9 (схема даних на рис. 3).

Запит №6. Вивести на екран інформацію з бази даних (контрольний), рисунок 10 (схема даних на рис. 3).

Об’єкт “ Формы” виступає у якості частини інтерфейса користувача бази даних Access. Із ним працює користувач при введенні та редагуванні записів бази даних. У формах можливе створення діаграм 20 різноманітних типів. Для швидкого створення “ Формы” використовується команда “ Создать\Автоформы”.

Існують три автоформи: “В столбец” – усі поля запиту або таблиці розміщуються на формі в одному або декількох стовпцях; “Ленточная” – всі поля запиту або таблиці розміщуються на формі у вигляді, подібному до електронної таблиці; “Табличная” – всі поля запиту або таблиці розміщуються у формі, відкритій у режимі таблиці. Порядок полів “ Формы” відповідає порядку полів у таблиці або запиті, який уводиться в якості “Источника данных”.

Для створення “ Формы” необхідно виконати такі дії:

1. Дайте в режимі “ Формы” команду “ Создать\Новая форма”.

3. Визначте джерело даних (таблиця або запит).

Режим “Мастер форм” (4 кроки) дозволяє використати декілька таблиць і запитів у формі, а також вибрати потрібні поля з таблиць і запитів, зовнішній вигляд, стиль, ім’я форми (1-ий крок – вибір полів із таблиць; 2-ий крок – зовнішній вигляд форми; 3-ій крок – стиль форми; 4-ий крок – ім’я форми).

На відміну від режиму “ Автоформы”, де користувач вимушений прийняти багато конструктивних рішень, за допомогою команди “ Конструктор” можемо відредагувати створену форму (ввести заголовок форми, додати або відредагувати текст, змінити назви заголовків полів, розмір, шрифт, колір, вирівнювання і т. п.).

Даємо команду “Вид\Панель элементов” - на екрані з’являється панель (рис. 11), де можливий вибір наступних “інструментів”: “Выбор объектов”, “Мастера”, “Надпись”, “Поле”, “Группа переключателей”, “Выключатель”, “Переключатель”, “Флажок”, “Поле со списком”, “Список”, “Кнопка”, “Рисунок”, “Рамка объекта”, “Разрыв страницы”, “Набор вкладок”, “Линия”, “Прямоугольник”, “Дополнительные элементы”. При встановленні покажчика “миші” на піктограми на екрані з’являється відповідний підпис. Вибираємо потрібний “інструмент” і переміщуємо курсор “миші” взадану область.

Для зміни властивостей поля, які, звичайно, задаються автоматично, потрібно виконати такі дії:

4. Змініть (відредагуйте) задані властивості.

В Access можлива побудова діаграм і використання “Мастера сводных таблиц Excel”.

Створені форми для таблиць показані на рисунку 12.

Режим “Отчеты” в Access використовується, коли потрібно обчислити проміжні і кінцеві підсумки, а також упорядкувати дані у вигляді (форматі), зручному для користувача. Щоб створити новий звіт, потрібно дати команду “ Создать\Новый отчет”.

Найбільш простий і зручний звіт у вигляді простого списку певних даних створюється за допомогою команди “ Автоотчет”, який по суті є майстром звіту, в котрому відсутні опції користувача. Є можливість створення автозвітів: “В столбец”, де кожне поле таблиці розміщується в окремому рядку і ліворуч назва поля, та “Ленточный”, де поля й записи розміщуються у вигляді стовпців. При цьому можливе регулювання ширини полів для більш повного заповнення вікна звіту.

Команда “ Автоотчет” дає змогу створити прості звіти, тому що фактично не дозволяє контролювати конструкцію звіту. Доповнення і зміни у створений таким чином звіт уносяться за допомогою команди “ Конструктор”. Даємо команду “Вид\Панель элементов” - на екрані з’являється панель (рис. 11), за допомогою “інструментів” можливе редагування звіту (введення або зміна назви звіту, шрифту, розміру, вирівнювання, проведення вертикальних та горизонтальних ліній і т. п.) та доповнення звіту формулами для обчислення проміжних і кінцевих підсумків. Створений звіт можемо переглянути за допомогою команди “ Просмотр”.

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Задайте висоту рядка “Примечания отчета”.

3. Перемістіть за допомогою маніпулятора “миша” кнопку “Поле” з панелі інструментів у рядок “Примечания отчета”.

4. Запишіть пояснювальний текст у “Поле №*”.

5. Клацніть маніпулятором “миша” по “Поле Свободный”.

6. Натисніть праву кнопку “миші” і дайте команду “Свойства”.

7. Виберіть пункт меню “Данные”, кнопкавиклику “Построителя выражений” - “...”.

8. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Функции”, потім “Встроенные функции”.

9. Задайте у середньому нижньому вікні категорію функцій “Статистические”.

10. Виберіть у нижньому правому вікні ім’я функції (наприклад, Avg, Count, Max, Min, Sum) і двічі клацніть маніпулятором “миша”.

11. Видаліть у верхньому вікні текст у дужках expr і встановіть покажчик “миші”.

12. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Запросы”, потім виберіть потрібний запит подвійним клацанням “миші”.

13. Виберіть у середньому нижньому вікні потрібне поле запиту подвійним клацанням “миші” або за допомогою кнопки “Вставить”.

14. Вставте необхідні оператори у вираз у дужках, для цього помістіть покажчик “миші” у визначену позицію поля виразу і виберіть одну з кнопок із знаками операцій, розташованих у середині вікна ”Построителя выражений”.

16. Задайте за необхідності формат поля, клацніть маніпулятором “миша” по полю, натисніть праву кнопку “миші” і дайте команду “Свойства\Формат поля”.

Для виконання операцій із групами записів виконайте наступні дії:

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Дайте команду “Вид\Сортировка и группировка”.

3. Введіть ім’я поля для групування і властивості групи.

Опція “ Мастер отчетов” надає можливість створення звіту за 6 кроків (1-ий крок – вибір полів із таблиць; 2-ий крок – задаються рівні групування; 3-ій крок – задається порядок сортування (до 4 полів); 4-ий крок – створюється макет звіту, задається орієнтація сторінки; 5-ий крок – стиль звіту (звичайний, діловий і т. д.); 6-ий крок – надається ім’я звіту).

Створені звіти у режимах “ Конструктор” і “Просмотр” на ри-сунках 13, 14, 15.

Рис. 13. Звіт №1, “ Автоотчет: в столбец” (режим “ Конструктор” і отримані результати)

Рис. 14. Звіт №2, “ Автоотчет: ленточный” ( отримані результати)

Рис. 15. Звіт №2, Групування даних (режим “ Конструктор” і отримані результати)

Рис. 16. Вікно “Сортировка и группировка” для звіту №2

Після виконання лабораторних робіт потрібно підготувати звіт у текстовому редакторі MS WORD 2000, який уміщує таку інформацію: постановку задачі із записом необхідних формул для обчислювальних полів, визначення структури та форми всіх таблиць із метою отримання оптимального розв’язку задачі; зміст усіх таблиць БД; схема зв’язків; результати розв’язку задачі, одержані за допомогою запитів; усі звіти з проміжними і підсумковими обчисленнями; форми таблиць.

Звіт створюється за допомогою наступних дій:

1. Введіть пояснювальний текст: а) постановка задачі; б) структура і зміст таблиць БД; в) схема зв’язків; г) запити; д) звіти; е) форми; є) висновок; ж) використана література.

2. Відкрийте одночасно 3 програми: ТР Word (документ), СУБД Access (БД), графічний редактор (ГР) Paint (новий файл).

3. Виведіть на екран потрібний об’єкт БД (Access) і натисніть кнопку “PrintScreen”.

4. Дайте в ГР Paint команду “Правка\Вставить”.

5. Виберіть в ГР Paint інструмент “Выделение” і виділіть потрібний об’єкт на екрані.

6. Дайте в ГР Paint команду “Правка\Копировать”.

7. Установіть покажчик “миші” в потрібному місці документа і дайте команду “Правка\Вставить”.

8. Задайте за необхідності властивості об’єкта (наприклад, “Формат рисунка\Обтекание, Цвета и линии”), аналогічно виконується вставка інших об’єктів.

Можна виконувати копіювання екрана (кнопка “PrintScreen”) безпосередньо в ТР Word, у такому випадку використовується команда “Обрезка” для виділення об’єкта.

1. Глушаков С. В., Сурядный А. С. Microsoft Office 2000. Учебный курс – Харьков: “Фолио”, 2002. – 500 с.

2. Савенко Р. Г., Лисенко М. В. Інформаційні системи і технології в економіці. Конспект лекцій – Полтава: ПолтНТУ, 2003. – 193 с.

для студентів усіх форм навчання зі спеціальностей

Укладач: Ю.А. Харченко, канд. техн. наук, доцент.

Відповідальний за випуск: зав. кафедри економічної кібернетики Р.Г. Савенко, доктор техн. наук, професор.

Рецензент: Л. Ф. Крещенко, канд. техн. наук, доцент

Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних (БД).

СКБД Access складається з таких основних компонентів:

таблиця - об’єкт, у якому зберігаються дані, зовні схожий на таблицю;

запит - вибір даних із таблиць на основі критеріїв, котрі задані користувачем;

форма - шаблон відображення даних, що полегшує читання, введення і розуміння даних на екрані;

звіт - шаблон роздрукованих даних, який використовується для роздрукування даних із таблиць і запитів.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: