Визначення порядку сортування результуючого набору записів

Для визначення порядку сортування необхідно виконати такі дії:

1. Відкрийте запит у режимі ”Конструктор”.

2. Встановіть у бланкові певний порядок полів (сортування відбувається самого лівого поля, потім поля, що знаходиться праворуч від нього, і так далі).

3. У клітині ”Сортировка” для кожного обраного поля зазначте відповідний параметр.

4. Для перегляду результатів запиту натисніть кнопку ”Вид” на панелі інструментів.

У запиті повертається занадто багато записів

Якщо в запит уключено кілька таблиць або запитів і вони ще не зв'язані, виконайте об'єднання таблиць чи запитів.

Якщо об'єднання таблиць або запитів уже виконано, перевірте тип об'єднання для кожної лінії зв'язку. Тип об'єднання визначає, чи вибираються з даної таблиці або запиту всі записи чи тільки записи, пов'язані із записами в іншій таблиці.

Додайте критерії відбору, що обмежують набір записів, які повертає запит. Якщо критерії відбору вже задані, можливо, потрібно зазначити додаткові критерії для того ж поля за допомогою оператора And або для інших полів.

Перевірте правильність уведених виразів для критеріїв, чи немає помилок в іменах, зайвих пробілів або сторонніх символів, чи критерії задані для потрібного поля і що задані саме ті критерії, що вимагаються. При використанні альтернативного критерію відбору в рядку Or бланка запиту або у виразі для критеріїв відбору з оператором Or, можливо, варто видалити зайві вирази.

Перегляньте шукані дані. Якщо значення містять додаткові пробіли або спеціальні символи, це повинно бути відображене в критерії відбору. Якщо шукані значення відомі неточно, то варто визначати умови відбору за допомогою підставних знаків. Якщо умови відбору вже визначаються за допомогою підставних знаків, але при цьому повертаються не ті записи, можливо, використовуються підставні знаки, що відповідають не тим типам значень.

У запиті повертається занадто мало записів

Якщо в запит включено кілька таблиць або запитів, перевірте тип об'єднання для кожної лінії зв'язку. Тип об'єднання визначає, чи будуть вибиратися з даної таблиці або запиту всі записи чи тільки ті, що пов'язані із записами в іншій таблиці.

Якщо використовується тип об'єднання, при якому з двох таблиць повертаються тільки зв'язані записи, то будь-які записи, в котрих у зв'язаних полях містяться пусті значення, не будуть уключені в результати запиту. Пусті значення, порожні рядки або інші вказані значення можна перетворити в нуль для того, щоб вони були включені в результати.

Можливо, зазначені занадто жорсткі критерії відбору. Наприклад, якщо визначені критерії для двох різних полів, то повертаються тільки ті записи, для яких кожен із критеріїв є істинним. Для того, щоб у запиті поверталося більше записів, частину зайвих критеріїв варто видалити.

Слід перевірити правильність виразів для критеріїв: чи немає помилок в іменах, зайвих пробілів або сторонніх символів, чи критерії визначені для потрібного поля і що задані необхідні критерії.

Якщо ім'я поля містить двокрапки, слід брати це ім'я в дужки кожен раз при посиланні на поле у виразі, інакше ім'я поля буде сприйматися як простий текст і не будуть повертатися потрібні записи.

Перевірте шукані дані, якщо значення містять додаткові пробіли або спеціальні символи, це повинно бути відображене в критерії відбору. Якщо шукані значення відомі неточно, то варто визначити умови відбору з допомогою підставних знаків. Якщо умови відбору вже визначаються за допомогою підставних знаків, але при цьому повертаються не ті записи, можливо, використовуються підставні знаки, що відповідають не тим типам значень.

Додайте альтернативні умови, що розширюють діапазон записів, які відбираються. Для цього варто додати вираз до критеріїв відбору в рядок Или і зв'язати його з наявними виразами за допомогою оператора Or.

Якщо в критерії відбору визначається пошук певних значень у полі, то записи з пустими значеннями в такому полі не відбираються. Для того, щоб включити в результуючий набір записи з порожніми значеннями, введіть у рядок Или відповідний вираз.

У запиті повертаються неправильні записи

Перевірте правильність використовуваних критеріїв відбору: чи немає помилок в іменах, зайвих пробілів або сторонніх символів.

Перевірте, чи критерії визначені для потрібного поля і що визначені ті критерії, які необхідні. Якщо запит уключає зв'язані таблиці, то значення, вказані в критерії відбору для полів із зв'язаних таблиць, повинні відповідати регістру значень у базовій таблиці.

Перегляньте у верхній половині вікна запиту в режимі ”Конструктор” набір таблиць або запитів, уключених у запит.

Запит №1. Вивести на екран інформацію про рейси в Київ, рисунок 5 (схема даних на рис. 3).

Запит №2. Вивести на екран інформацію про рейси, виконані після 2 вересня 2003р. із кількістю пасажирів від 30 до 34, яких обслуговували касири Вовк і Рак, рисунок 6 (схема даних на рис. 3).

Запит №3. Вивести на екран інформацію про заданого касира (параметричний запит), рисунок 7 (схема даних на рис. 3).

Запит №4. Вивести на екран інформацію про кількість пасажирів, перевезених кожним водієм, рисунок 8 (схема даних на рис. 3).

Запит №5. Вивести на екран інформацію про вартість квитків, проданих на кожний рейс, рисунок 9 (схема даних на рис. 3).

Запит №6. Вивести на екран інформацію з бази даних (контрольний), рисунок 10 (схема даних на рис. 3).

Об’єкт “ Формы” виступає у якості частини інтерфейса користувача бази даних Access. Із ним працює користувач при введенні та редагуванні записів бази даних. У формах можливе створення діаграм 20 різноманітних типів. Для швидкого створення “ Формы” використовується команда “ Создать\Автоформы”.

Існують три автоформи: “В столбец” – усі поля запиту або таблиці розміщуються на формі в одному або декількох стовпцях; “Ленточная” – всі поля запиту або таблиці розміщуються на формі у вигляді, подібному до електронної таблиці; “Табличная” – всі поля запиту або таблиці розміщуються у формі, відкритій у режимі таблиці. Порядок полів “ Формы” відповідає порядку полів у таблиці або запиті, який уводиться в якості “Источника данных”.

Для створення “ Формы” необхідно виконати такі дії:

1. Дайте в режимі “ Формы” команду “ Создать\Новая форма”.

3. Визначте джерело даних (таблиця або запит).

Режим “Мастер форм” (4 кроки) дозволяє використати декілька таблиць і запитів у формі, а також вибрати потрібні поля з таблиць і запитів, зовнішній вигляд, стиль, ім’я форми (1-ий крок – вибір полів із таблиць; 2-ий крок – зовнішній вигляд форми; 3-ій крок – стиль форми; 4-ий крок – ім’я форми).

На відміну від режиму “ Автоформы”, де користувач вимушений прийняти багато конструктивних рішень, за допомогою команди “ Конструктор” можемо відредагувати створену форму (ввести заголовок форми, додати або відредагувати текст, змінити назви заголовків полів, розмір, шрифт, колір, вирівнювання і т. п.).

Даємо команду “Вид\Панель элементов” - на екрані з’являється панель (рис. 11), де можливий вибір наступних “інструментів”: “Выбор объектов”, “Мастера”, “Надпись”, “Поле”, “Группа переключателей”, “Выключатель”, “Переключатель”, “Флажок”, “Поле со списком”, “Список”, “Кнопка”, “Рисунок”, “Рамка объекта”, “Разрыв страницы”, “Набор вкладок”, “Линия”, “Прямоугольник”, “Дополнительные элементы”. При встановленні покажчика “миші” на піктограми на екрані з’являється відповідний підпис. Вибираємо потрібний “інструмент” і переміщуємо курсор “миші” взадану область.

Для зміни властивостей поля, які, звичайно, задаються автоматично, потрібно виконати такі дії:

4. Змініть (відредагуйте) задані властивості.

В Access можлива побудова діаграм і використання “Мастера сводных таблиц Excel”.

Створені форми для таблиць показані на рисунку 12.

Режим “Отчеты” в Access використовується, коли потрібно обчислити проміжні і кінцеві підсумки, а також упорядкувати дані у вигляді (форматі), зручному для користувача. Щоб створити новий звіт, потрібно дати команду “ Создать\Новый отчет”.

Найбільш простий і зручний звіт у вигляді простого списку певних даних створюється за допомогою команди “ Автоотчет”, який по суті є майстром звіту, в котрому відсутні опції користувача. Є можливість створення автозвітів: “В столбец”, де кожне поле таблиці розміщується в окремому рядку і ліворуч назва поля, та “Ленточный”, де поля й записи розміщуються у вигляді стовпців. При цьому можливе регулювання ширини полів для більш повного заповнення вікна звіту.

Команда “ Автоотчет” дає змогу створити прості звіти, тому що фактично не дозволяє контролювати конструкцію звіту. Доповнення і зміни у створений таким чином звіт уносяться за допомогою команди “ Конструктор”. Даємо команду “Вид\Панель элементов” - на екрані з’являється панель (рис. 11), за допомогою “інструментів” можливе редагування звіту (введення або зміна назви звіту, шрифту, розміру, вирівнювання, проведення вертикальних та горизонтальних ліній і т. п.) та доповнення звіту формулами для обчислення проміжних і кінцевих підсумків. Створений звіт можемо переглянути за допомогою команди “ Просмотр”.

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Задайте висоту рядка “Примечания отчета”.

3. Перемістіть за допомогою маніпулятора “миша” кнопку “Поле” з панелі інструментів у рядок “Примечания отчета”.

4. Запишіть пояснювальний текст у “Поле №*”.

5. Клацніть маніпулятором “миша” по “Поле Свободный”.

6. Натисніть праву кнопку “миші” і дайте команду “Свойства”.

7. Виберіть пункт меню “Данные”, кнопкавиклику “Построителя выражений” - “...”.

8. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Функции”, потім “Встроенные функции”.

9. Задайте у середньому нижньому вікні категорію функцій “Статистические”.

10. Виберіть у нижньому правому вікні ім’я функції (наприклад, Avg, Count, Max, Min, Sum) і двічі клацніть маніпулятором “миша”.

11. Видаліть у верхньому вікні текст у дужках expr і встановіть покажчик “миші”.

12. Клацніть двічі у нижньому лівому вікні по папці “Запросы”, потім виберіть потрібний запит подвійним клацанням “миші”.

13. Виберіть у середньому нижньому вікні потрібне поле запиту подвійним клацанням “миші” або за допомогою кнопки “Вставить”.

14. Вставте необхідні оператори у вираз у дужках, для цього помістіть покажчик “миші” у визначену позицію поля виразу і виберіть одну з кнопок із знаками операцій, розташованих у середині вікна ”Построителя выражений”.

16. Задайте за необхідності формат поля, клацніть маніпулятором “миша” по полю, натисніть праву кнопку “миші” і дайте команду “Свойства\Формат поля”.

Для виконання операцій із групами записів виконайте наступні дії:

1. Виберіть звіт і дайте команду “Конструктор”.

2. Дайте команду “Вид\Сортировка и группировка”.

3. Введіть ім’я поля для групування і властивості групи.

Опція “ Мастер отчетов” надає можливість створення звіту за 6 кроків (1-ий крок – вибір полів із таблиць; 2-ий крок – задаються рівні групування; 3-ій крок – задається порядок сортування (до 4 полів); 4-ий крок – створюється макет звіту, задається орієнтація сторінки; 5-ий крок – стиль звіту (звичайний, діловий і т. д.); 6-ий крок – надається ім’я звіту).

Створені звіти у режимах “ Конструктор” і “Просмотр” на ри-сунках 13, 14, 15.

Рис. 13. Звіт №1, “ Автоотчет: в столбец” (режим “ Конструктор” і отримані результати)

Рис. 14. Звіт №2, “ Автоотчет: ленточный” ( отримані результати)

Рис. 15. Звіт №2, Групування даних (режим “ Конструктор” і отримані результати)

Рис. 16. Вікно “Сортировка и группировка” для звіту №2

Після виконання лабораторних робіт потрібно підготувати звіт у текстовому редакторі MS WORD 2000, який уміщує таку інформацію: постановку задачі із записом необхідних формул для обчислювальних полів, визначення структури та форми всіх таблиць із метою отримання оптимального розв’язку задачі; зміст усіх таблиць БД; схема зв’язків; результати розв’язку задачі, одержані за допомогою запитів; усі звіти з проміжними і підсумковими обчисленнями; форми таблиць.

Звіт створюється за допомогою наступних дій:

1. Введіть пояснювальний текст: а) постановка задачі; б) структура і зміст таблиць БД; в) схема зв’язків; г) запити; д) звіти; е) форми; є) висновок; ж) використана література.

2. Відкрийте одночасно 3 програми: ТР Word (документ), СУБД Access (БД), графічний редактор (ГР) Paint (новий файл).

3. Виведіть на екран потрібний об’єкт БД (Access) і натисніть кнопку “PrintScreen”.

4. Дайте в ГР Paint команду “Правка\Вставить”.

5. Виберіть в ГР Paint інструмент “Выделение” і виділіть потрібний об’єкт на екрані.

6. Дайте в ГР Paint команду “Правка\Копировать”.

7. Установіть покажчик “миші” в потрібному місці документа і дайте команду “Правка\Вставить”.

8. Задайте за необхідності властивості об’єкта (наприклад, “Формат рисунка\Обтекание, Цвета и линии”), аналогічно виконується вставка інших об’єктів.

Можна виконувати копіювання екрана (кнопка “PrintScreen”) безпосередньо в ТР Word, у такому випадку використовується команда “Обрезка” для виділення об’єкта.

1. Глушаков С. В., Сурядный А. С. Microsoft Office 2000. Учебный курс – Харьков: “Фолио”, 2002. – 500 с.

2. Савенко Р. Г., Лисенко М. В. Інформаційні системи і технології в економіці. Конспект лекцій – Полтава: ПолтНТУ, 2003. – 193 с.

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: