Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system)

Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Workflow - в дословном переводе с английского означает поток работ /операций.

Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:

- Optima WorkFlow ("Optima", Россия) -управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов. обеспечивает возможность описания сценариев обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. обеспечивает высокую безопасность хранимой и создаваемой информации: все документы, правила их обработки, маршруты и любая служебная информация надежно защищены от любого вмешательства, как извне, так и изнутри компании. основная задача -- передавать информацию и инициативу от одного исполнителя к следующему, от одного приложения к другому, эффективно взаимодействуя с решениями от самых разных производителей

- StaffWare (Staffware plc, Великобритания)- имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность). Система Staffware является открытой. каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание. В системе Staffware имеются следующие классы пользователей: администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях; разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры; владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную процедуру; менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий, возможность запуска варианта конкретной процедуры и справочную подсистему.

Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие подразделения, к которым он относится.

- WorkRoute II ("Весть 0 Мета Технология", Россия)- основными понятиями WorkRoute, на которых зиждется функционирование этой системы, являются карта делового процесса и задание. Карта описывает произвольный логически законченный набор неделимых элементарных операций (деловых процедур), Процедуры могут выполняться одна за другой или одновременно, реализуя концепции последовательной, параллельной или смешанной маршрутизации. встроенный редактор позволяет проектировать формы простыми и понятными визуальными средствами, просто размещая мышью необходимые управляющие элементы на экране, а затем редактируя их свойства

Cистема WorkRoute II идеально подходит для работы с электронными формами, обеспечивая их создание и обработку (в том числе коллективную), связь с базами данных, маршрутизацию, и, кроме всего прочего, позволяет получать доступ к формам в Internet. благодаря своей универсальности и ориентации на автоматизацию практически любых деловых процессов, позволяет существенно упростить как проектирование, так и последующую обработку электронных форм

Реализация межведомственного электронного документооборота (МЭДО): правовое обеспечение; основные направления деятельности; проблемы и пути их решения

Гос-я программа РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)»

- системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

- единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

МЭДО - взаимодействие ИС электронного документооборота ФОИВ, органов исполнительной власти субъектов РФ и иных государственных органов, а также гос-ых внебюджетных фондов

Участники МЭДО - Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, ФОИВ, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

- документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы;

- уведомления – информация о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

ЦЕЛЬ МЭДО – повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатор МЭДО - ФСО России. В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

ПП РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе МЭДО».

РП РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

1) Осуществлять обмен документами с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;

2) Проверять, фильтровать, формировать, отображать, сохранять поступившие документы, подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими ЭП;

3) Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);

4) Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов.

- отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся в гос. органах методах сбора, хранения и обработки инфо.

- системы построены на различных платформах, имеют самую разную архитектуру и форматы данных. Обеспечение достоверности передаваемой между организациями инфо.

- непонятно как обеспечить долговременную сохранность электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

- не решен пока вопрос о том, как наиболее эффективно организовать совместное использование гос. органами двух систем – МЭДО и СМЭВ.

- механизм обновления протокола работы системы, в рамках которого рекомендовано, в первую очередь, пересылать версию протокола, а затем сведения об отправителе и адресате;

- исчерпывающая классификация, исключающая любые затруднения со стороны пользователей по заполнению документов;

- представление даты и времени, учитывающее множество часовых поясов, охватывающих территорию РФ.

Экспертиза ценности документов в таможенном органе: определение, цель, этапы. Понятия: ведомственный архив таможенного органа, специальный архив таможенного органа, электронный архив, документальный фонд таможенного органа, архивный фонд таможенного органа.

архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами. 2

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск^.

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

Для хранения и дальнейшего использования таможенной документации, в том числе укомплектованных ГТД, в таможенном органе создается специальный архив. При невозможности его создания таможенная документация может передаваться в архив таможенного органа, созданный в составе отдела документационного обеспечения и специальной информации (ОДО), при условии выделения отделу дополнительной штатной численности (в зависимости от объема поступающей таможенной документации).

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации (создаются в процессе деятельности а потом передаются в архивный фонд)

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логических связанных между собой (впоследствии они передаются в архивный фонд РФ)

Архивный фонд РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историки-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Основными функциями ЭК таможенного управления являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных доку- ментов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номен- клатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК тамо- жен;

-организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК тамо- жен.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности. Принцип историзма предполагает рассмотрение, оценку документа с точки зрения исторических событий, отраженных в нем. Для каждого ис- торического периода характерны особенные комплексы источников, со- держание, форма и методы создания документов. Историзм в оценке до- кументов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе фонда, взаимосвязи и взаимозави- симости с материалами других, связанных с ним фондов.

С принципом историзма неразрывно связан принцип социально-политической нейтральности, который предполагает отказ от классовых и идеологиче- ских подходов к отбору документов.

Принцип всесторонности заключается в изучении и объективной оценке документов путем всестороннего их рассмотрения. При этом учитываются закономерности образования различных видов документов, их происхождение, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. При проведении экспертизы ценности важную роль играет принцип комплексности, который предполагает оценку документов в комплексе с другими документами структуры.

При экспертизе целесообразно одно- временно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвя- занных между собой учреждений в процессе документирования управлен- ческих решений.

С учетом данных принципов разработана система критериев ценно- сти документов. Критерии – это признаки, с помощью которых определя- ется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

В состав группы критериев происхождения входят следующие ос- новные критерии:

1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. Чем существеннее роль учреждения в системе государственного управле- ния, народном хозяйстве, культуре, науке и других отраслях жизни обще- ства, тем ценнее его документы.

2. Время и место образования документов. Важными являются до- кументы, созданные одновременно с событием или вскоре после него, и там, где происходило событие. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорга- низации, выполнения особых заданий. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

3. Интенсивность документирования. Чем меньше создано докумен- тов, тем ценнее они. Эти критерии предусматривают первоочередной при- ем документов наиболее важных учреждений и их структурных подразде- лений, концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания включает следующие основные кри- терии:

1. Значение информации. Большую оценку получают документы, содержащие уникальную и типичную информацию о событиях.

2. Виды и разновидности документов. Предпочтение отдается доку- ментам, которые предназначены для документирования наиболее суще- ственных сторон деятельности учреждений и жизни общества.

3. Повторение информации в других документах.

К группе критериев внешних особенностей документов относят:

1. Подлинность документов. Большую ценность имеют подлинные экземпляры документов. Однако ряд категорий документов, представля- ющих ценность, имеется в организациях только в копиях. Поэтому важно, чтобы они были правильно оформлены и заверены.

2. Юридическая сила документа. Очень важно в процессе делопро- изводства правильно оформлять документы, особенно постоянного срока хранения, так как это дает возможность качественно определить ценность документов.

3. Степень сохранности документов. Чем меньше сохранилось доку- ментов, тем ценнее каждый из них.

4. Художественные особенности документов. Данные критерии условны, так как одни из них в зависимости от ис- торических условий теряют свое значение, а на смену им приходят другие, в зависимости от уровня развития общества, его требований и ценностей.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: