Методы изучения подчинённых.

Наблюдение за поведением подчинённых, анализ его действий – один из основных методов изучения личности. Позволяет выявить такие черты характера, как дисциплинированность, аккуратность, настойчивость, добросовестность, выдержка и т.д.

Можно преднамеренно давать подчинённому поручения, чтобы выявить у него организаторские способности.

Исследование социально-психологического климата и межличностных отношений в коллективе.

Методы комплектования малых неформальных групп и выявления неформальных лидеров.

Интервью, беседы и др.

Работа с документацией.

Руководителю на протяжении всех лет своей работы приходится писать различного рода деловые записки, отчёты, заметки, разрабатывать документы. Такого рода работа является одним из основных видов деятельности любого руководителя и одной из основных форм обмена информацией (коммуникацией) в организации.

Подготовка письменного сообщения, независимо от его объёма и сложности, включает ряд последовательных действий (этапов):

1. Определение проблемы или области, которая будет освещена в документе. Это один из самых важных этапов. Выявление проблемы требует тщательного продумывания, зрелого представления и критической оценки. Часто руководитель, поверхностно ознакомившись с ситуацией, выявляет не её сущность, а принимает за проблему какой-либо случайный фактор.

2. Уяснение и формулировка цели создания документа. Правильно определённое направление деятельности до её начала помогает экономить время, средства.

3. Определение получателя документа. При подготовке документа необходимо сфокусировать особое внимание на его потенциальном получателе (пользователе) и определить стиль изложения, глубину, простоту или сложность используемых словарей, визуальных средств и т.д.

4. Конкретизация темы сообщения и составление плана документа. Необходимо тщательное обсуждение темы документа, что позволит ограничить её, сделать более узкой и составить план дальнейших действий. Каждый пункт плана должен быть изложен абсолютно ясно и чётко.

5. Определение объёма и степени «глубины» документа включает широту и объём охвата материала, достаточного и необходимого для получателя.

6. Сбор необходимой информации, доступной для включения в документ, отделение её от ненужной.

7. Подготовка проекта, а затем и окончательного варианта документа. Окончательный документ может очень сильно отличаться от первоначального. Автор должен уметь вносить изменения, новые элементы, отбрасывать несущественное.

8. Окончательная доработка и оформление документа. Текст должен быть хорошо изложен, содержать подзаголовки, абзацы, легко читаться. Любые лишние слова или фразы должны быть удалены из текста.

Текст должен быть исправлен от ошибок, поэтому, прежде чем поставить свою подпись под документом, его надо внимательно перечитать. Ошибки в тексте создают плохое мнение не только о подписавшем документ лице, но и наносят ущерб престижу организации.

Первое правило для любого письменного документа – простота. Необходимо использовать простые слова, объединённые в короткие предложения, так как лучше всего воспринимаются предложения из 5-17 слов. Предложения, содержащие более 17 слов, с первого раза воспринимаются трудно и поэтому их следует избегать.

Только после окончательного оформления и подписания документ может быть отправлен его получателю.

С каждым документом руководитель должен ознакомиться, оценить возникшую си­туацию, принять решение и оформить его в виде указания- резолюции. С пом ощью резолюции он оказывает влияние на весь ход управленческого процесса. Это административное воздействие, организующее деятельность исполнителей.

Резолюции, как правило, устанавливают приоритеты в работах, особенно в текущей оперативной деятельности. Важно, чтобы они вписывались в дей­ствующую систему управления и не вносили в неё беспорядок. Какой должна быть резолюция?

Обязательные требования:

- адресность резолюции: определяя адрес указания, следует соблю­дать правила централизации ответственности, т.е. целесообразно ус­танавливать ответственного за решение,. Если задача сложна и её решение требует участия нескольких исполнителей, подчиненных, в резолюции появляется несколько адресов;

- четкое определение содержания управленческих действий, которые должны быть выполнены по рассматриваемому документу, а также показать свое отношение к ситуации и возможные пути решения во­просов;

- она должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнитель­ные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями;

- она не должна вступать в противоречие с другими резолюциями, т.е. решение необходимо взаимоувязывать.

Проведение совещаний

Деловые совещания – одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчинённых к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим в организации.

Совещания классифицируются по ряду основных признаков:

по целям проведения:

- учебные (конференция, семинар);

- информационные;

- разъяснительные;

- проблемные;

по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие этапы реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги или дающие оценку результатам;

- оперативные;

по периодичности:

- разовые;

- регулярные;

- периодические;

по принадлежности:

- общественные;

- административные;

научные и научно-технические;

объединённые;

по степени стабильности состава участников совещения:

- с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по списку, составляемому для каждого совещания;

- комбинированные.

Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов:

Этап 1. Подготовка совещания, которая включает:

· Формулирование целей и задач совещания (решение о целесообразности и необходимости, главная тема совещания, условия, которым должен отвечать конечный результат)

· Определение ответственных за подготовительную работу (например, создание рабочей группы по подготовке повестки дня, назначение ответственного за ведение протокола, сбор участников и т.п.);

· Составление повестки дня, которая должна включать место проведения, дату, время начала, регламент и длительность совещания, перечень вопросов по предыдущим совещаниям и новые пункты для обсуждения, проект плана действий по всем пунктам, состав участников, применение аудиовизуальных и других технических средств и др.;

Этап 2. Проведение совещания, при этом необходимо соблюдать следующее:

· продолжительность совещания.

Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжи­тельности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его уча­стников (рис. 2.9).

В идеале продолжительность совещания не должна превышать 30-40 минут. После этого срока все параметры эффективности резко убывают. На 40-60 ми­нут уже наблюдается ослабление внимания, на 60-70 минут люди меняют позу, начинают разговаривать, падение интереса к обсуждаемым проблемам; на 70-80 у некоторых наблюдаются признаки депрес­сии, на 90-100 – симптомы «отрицательной активности» (изменение мнения о проблеме, конфликты, шум т.п.), на 100-120 – до 90 % участников готовы принять любое предложенное решение, лишь бы совещание скорее закончилось, наступает утомление в связи с ухудшившимися санитарно-гигиеническими условиями.

В связи с этим существует т.н. «принцип 120-й минуты»:

Если вы хотите «протащить» свой важный для вас вопрос, или, наобо­рот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пят­ницу, растяните более чем на 2 часа, и дело будет в «шляпе».

Рис. 8.

Рисунок 7.1. Эффективность проведения совещания

· регламент: оптимальный регламент – 1 час работы; если требуется больше времени, то через 40-45 минут работы требуется 10-15 минут перерыва. Регламент должны соблюдать все участники, независимо от ранга;

· ведение протокола совещания, документа, на основании которого руководитель вправе требовать от участников выполнения порученных им заданий.

Этап 3. Принятие решения и подведение итогов совещания. Решение может приниматься:

- при малом числе участников (до 20) – простым голосованием большинства голосов;

- за основу берётся подготовленный специальной рабочей группой проект и при внесении изменений и дополнений принимается окончательный вариант;

- председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

При подведении итогов совещания необходимо проверить точность протокола, сделать обзор результатов совещания с обязательным освещением следующих вопросов:

· достигнуты ли цели совещания?

· эффективно ли использованы возможности?

· рационально ли было организовано совещание, не было допущено пустых трат времени?

Элементами хорошо организованного совещания являются:

1. Чётко поставленные цели проведения совещания, ясные для всех участников;

2. Хорошо подготовленные материалы;

3. Повестка дня (а при необходимости – и проект решения) получена всеми участниками и всеми понята;

4. Руководитель и участники выдерживают регламент;

5. Созданы благоприятные условия, атмосфера непринужденности и деловитости, способствующие коллективной работе и выработке коллективного решения;

6. В работе участвуют все присутствующие, всем им предоставлена возможность высказать своё мнение, в том числе особое;

7. Руководитель совещания гибко реагирует на ситуацию;

8. Совещание вовремя началось и вовремя закончилось.

Деловые переговоры.

Переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Их назначение – с помощью взаимного обмена мнениями получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь устраивающих всех его участников результатов. Переговоры – это менеджмент в действии.

Этапы проведения деловых переговоров:

1 – подготовка переговоров (цель переговоров; предмет; партнёры; ситуация и условия; присутствующие; составление программы, организация переговоров);

2 – проведение переговоров (методы вариационный, интеграции, уравновешивания, компромиссный). Неотъемлемой частью переговоров являются протокольные мероприятия (организация встреч, вхождение в контакт, обслуживание, начало переговоров через привлечение внимания участников, передача информации, детальное обоснование предложений, ведение записи бесед, культурная программа и др.).;

3 – решение проблемы (завершение переговоров):

при позитивном завершении необходимо кратко резюмировать, повторить основные положения, затрагивавшиеся в процессе переговоров, и что особенно важно, характеристика достигнутых положительных моментов, обсуждение перспективы новых встреч;

при негативном исходе необходимо сохранить субъективный контакт с партнёром по переговорам, внимание акцентируется не на предмете переговоров, а на личностных моментах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем, надо отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов, желательно найти общую для сторон тему, которая разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринуждённой атмосферы прощания.

4 – анализ итогов деловых переговоров:

сравнение целей с их результатами;

определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

деловые, личные, организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Эффективность переговоров достигается:

ü Основное правило – все стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров;

ü Самое главное в переговорах – партнёр, его нужно убедить в принятии предложения, на него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

ü Переговоры – это сотрудничество;

ü Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссам;

ü Любые переговоры должны быть диалогом, важно уметь задать правильно вопрос и выслушать партнёра;

ü Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как их естественное завершение;

ü Обязательный тщательный анализ завершившихся переговоров.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: