В ИНСТРУКЦИИ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1.В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности Главы города Нижний Тагил (далее - Глава города), Администрации города;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный органом Администрации города, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города, органах Администрации города с указанием сроков их хранения;

оператор технической поддержки системы электронного документооборота - организация, орган Администрации города, осуществляющие техническую поддержку системы электронного документооборота;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение органа Администрации города, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах Администрации города;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2.2. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.3. Состав управленческих документов в Администрации города:

2.3.1. Постановления (постановление Главы города Нижний Тагил, постановление Администрации города Нижний Тагил) - правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных Администрации города федеральными законами и законами Свердловской области.

2.3.2. Распоряжения (распоряжение Главы города Нижний Тагил, распоряжение Администрации города Нижний Тагил) - правовые акты по вопросам текущей деятельности Администрации города, реализации оперативно-организационных (распорядительных) мероприятий.

2.3.3. Приказы первого заместителя Главы Администрации города Нижний Тагил, заместителей Главы Администрации города Нижний Тагил (далее - первый заместитель, заместители Главы Администрации города), руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил (далее - руководитель аппарата Администрации города) - решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Администрации города, касающиеся, как правило, нескольких органов Администрации города, муниципальных предприятий, учреждений, курируемых лицом, издающим приказ.

2.3.4. Приказы руководителей органов Администрации города - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа Администрации города, распространяющихся на работников этого подразделения и подведомственные ему муниципальные предприятия и учреждения.

2.3.5. Регламент - свод правил, регламентирующих внутреннюю организацию и порядок работы органа местного самоуправления.

2.3.6. Положения - документы, в которых устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Главы города, Администрации города и органов Администрации города.

2.3.7. Правила - документы, в которых устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности;

2.3.8. Инструкции - документы, в которых излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

2.3.9. Взаимные обязательства Администрации города с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов.Договор - соглашение Администрации города с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (далее - Договор).

Договор с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем заключается Администрацией города в лице Главы города либо уполномоченного им должностного лица Администрации города.

2.3.10. Протоколы - документы, в которых фиксируются ход собрания (заседания, совещания) и решения, принятые на собрании (заседании, совещании).

1) ответы о выполнении поручений Главы города, первого заместителя и заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города;

2) сопроводительные письма, письменные заключения (экспертизы) к проектам постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города, проектам решений Нижнетагильской городской Думы;

3) инициативные письма или ответы на письма, поступившие в адрес Главы города, Администрации города.

2.3.12. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Администрации города создаются другие виды документов:планы, прогнозы, программы, графики, отчеты, отзывы, обращения, заявления, послания, справки, заключения.

2.3.13. Управленческие документы: инструкции, положения, правила, регламенты, в Администрации города, как правило, утверждаются постановлениями или распоряжениями Главы города, Администрации города.

2.3.14. В установленных законодательством случаях и в соответствии с компетенцией органы Администрации города могут создавать приказы совместно с другими органами Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ.

При подготовке и оформлении документов в Администрации города и ее подразделениях необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1) документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями, установленными к настоящей Инструкции (Приложение № 4);

2) документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги;

3) бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и А6 (105х148 мм):

формат А4 используется для изготовления бланков распорядительных документов, служебных писем, протоколов, договоров, актов;

формат А5 используется для изготовления телеграмм, справок;

формат A6 (105x148 мм) используется для изготовления бланка поручений руководителя.

3.2. В Администрации города применяются следующие бланки документов:

бланк письма Главы города Нижний Тагил (Приложение № 1);

бланк письма Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 2);

бланк письма органа Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 3);

бланк постановления Главы города Нижний Тагил (Приложение № 41);

бланк распоряжения Главы города Нижний Тагил (Приложение № 42);

бланк постановления Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 43);

бланк распоряжения Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 44);

бланк приказа первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города (Приложение № 45);

бланк приказа органа Администрации города (Приложение № 46);

бланк поручения руководителя органа Администрации города (Приложение № 47).

В зависимости от размещения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: угловой и продольный. Угловым бланком оформляются бланки писем Главы города, Администрации города и органов Администрации города. Продольным бланком оформляются распорядительные документы, протокол, бланк поручения руководителя.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов (Приложение № 4) размещаются центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.3. Бланки распорядительных документов, писем Главы города, Администрации города, органов Администрации города, актов и протоколов должны иметь поля не менее:

3.4. Бланки писем Главы города и Администрации города подлежат учету в журнале учета в соответствии с пунктом 3.10 настоящей главы.

Бланки писем Главы города и Администрации города изготовляются типографским способом. На бланках писем Главы города и Администрации города типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков.

3.5. Другие виды бланков могут изготовляться с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Реквизиты на бланке печатаются черной краской.

При подготовке документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков документов.

3.6. На бланках писем Главы города, Администрации города и органов Администрации города, на бланках распорядительных документов Главы города и Администрации города воспроизводится герб города Нижний Тагил (далее - герб города).

Изображение герба города с короной и без короны является равнозначным.

Герб города в многоцветном варианте используется только на бланке письма Главы города.

3.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется в соответствии с правовыми актами Главы города, Администрации города.

3.8. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка).

Обращения граждан и организаций могут быть написаны от руки.

3.9. Отдел по организационно-протокольной работе управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел по организационно-протокольной работе):

получает заявки на изготовление бланков документов, а также их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел документационного обеспечения) изготовленных бланков документов.

3.10. Отдел документационного обеспечения осуществляет выдачу гербовых бланков писем Главы города, Администрации города и учет выданных бланков в специальном журнале (Приложение № 5).

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: